Wie man ein Intranet nicht implementiert, sondern lebt

Die ÖBV erkannte bereits frühzeitig, dass stetiges Wachstum und die Erschließung neuer Kundensegmente ein Intranet-System für die Koordination der internen Zusammenarbeit erforderte. Die ursprüngliche Inhouse-Lösung kam allerdings schnell an ihre Grenzen: Sie war wartungsaufwändig, wenig flexibel und funktional eingeschränkt. Weil im Altsystem darüber hinaus die Administration nur schwer auf mehrere Verantwortliche verteilt werden konnte, und somit nur eine Abteilung für Veröffentlichungen zuständig war, entschied sich die ÖBV für die Implementierung einer modernen Cloud-basierten Intranet-Lösung.

„Dass nur eine Instanz alle Intranet-Prozesse managen und freigeben konnte, ist nicht mehr zeitgemäß und erwies sich bald als Flaschenhals“, erläutert Mag. (FH) Angelika Gasser, Leiterin Marketing und Unternehmenskommunikation. „Das war nicht nur unwirtschaftlich, sondern auch weit weg von jeder Benutzerfreundlichkeit.“ In Zukunft sollte ein standortübergreifendes Redaktionsteam Artikel und Beiträge selbstständig veröffentlichen, ohne dabei auf Freigaben warten zu müssen oder Service-Ressourcen anderer Abteilungen zu blockieren.

Die Wahl fiel mit Microsoft 365 auf eine Lösung, bei der das Cloud-basierte Intranet-System SharePoint zusammen mit den bewährten Microsoft Office-Komponenten eine integrierte Plattform bildet. Das System wurde gemeinsam mit dem internationalen Microsoft-Partner COSMO CONSULT implementiert, der mit seiner ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie nicht nur die technische Umsetzung übernahm, sondern auch dabei half, die neuen Arbeitsprozesse im Unternehmen zu verankern. Inklusive Change-Management und allen notwendigen Schulungen war das gesamte Projekt innerhalb von nur fünf Monaten erfolgreich abgeschlossen.

Das neue Intranet-System der ÖBV ist nun genau so, wie es sich die Verantwortlichen gewünscht haben: Attraktiv, freundlich und dynamisch. Alle Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort, und durch das übersichtliche Ablagesystem und die automatische Versionierung findet man problemlos alle Inhalte, die man sucht. Auch die gemeinsame, standortübergreifende Arbeit an Dokumenten ist heute selbstverständlich. Das System fördert den Informationsaustausch, alle Beteiligten sind auf dem neuesten Stand und jeder kann seine Ideen einbringen und mit den anderen teilen.

Der neue SharePoint bietet außerdem die Möglichkeit, unternehmensweite Prozesse im Intranet abzubilden.

Ein Schlüssel für den Erfolg des Projekts war die persönliche Einbeziehung der Beteiligten. Dabei gingen die Verantwortlichen Schritt für Schritt vor: Das Projekt startete mit einer Projektgruppe und regelmäßigen Feedbackschleifen, um sich mit dem System und den neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen. „Innerhalb der Projektgruppe haben wir IT und Marketing intensiv vernetzt“, so Angelika Gasser. Bevor das Intranet für alle online ging, wurde eine Testgruppe exklusiv dazu eingeladen, alles zu testen und Feedback zu geben. Vieles konnte durch diese multiperspektivische Betrachtung vor dem Online-Gang noch optimiert werden. Das interne Expert*innenteam übernahm dann seinerseits das Coaching des Redaktionsteams, das sich aus rund 25 Personen aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zusammensetzt. Die einzelnen Trainings-Inhalte wurden dabei selbst im neuen System dokumentiert, so dass sie zum Nachschlagen oder für die Schulung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt werden können.

Generell stehen neben Information und Wissensvermittlung die aktive Kommunikation und Interaktion im Zentrum des neuen ÖBV-Intranets. Das fängt beim Redaktionsteam an, das sich in regelmäßigen Meetings austauscht und bei speziellen Fragen auch den Projektpartner COSMO CONSULT ins Boot holt. Die Entscheidungen darüber, welche Geschichten platziert werden, liegen bei den Redakteurinnen und Redakteuren. Anregungen und Feedback aus dem Unternehmen werden gerne angenommen und umgesetzt.

Für die ÖBV-Projektverantwortliche Angelika Gasser ist der Erfolg des neuen Intranets auch ein Erfolg der zwischen COSMO CONSULT und ÖBV etablierten Feedback-Kultur. „Das Projekt hat uns nicht nur auf der technischen, sondern auch auf der menschlichen Ebene weitergebracht. Die offene Gesprächsatmosphäre, der Fokus auf die Problemlösung und das konsequente Einholen von Rückmeldungen aller Beteiligten – das hat uns inspiriert und war für uns auch ein Vorbild für unsere eigene interne Kommunikationskultur.“