Wie man Baustellen sukzessive digitalisiert

„Unsere Challenge ist die Kombination aus traditionellem Handwerk und innovativen Ideen. Die Digitalisierung sehen wir daher vor allem als Chance für neue Geschäftsmodelle und um unsere Teams mit guten Lösungen zu unterstützen“, sagt Michael Hochhold. Die Kollegen arbeiten verstärkt mobil und die Administration erfolgt über viele geteilte Dokumente. Doch lange Zeit fehlte auf den Baustellen und in der Verwaltung hierfür die optimale Infrastruktur. Ein Grund war, dass Leyrer + Graf in Sachen Software auf eine Multi-Vendor-Strategie setzte, was die Kommunikation und tägliche Arbeit erschwerte, erinnert sich Hochhold: „Unsere Mitarbeiter hatten unterschiedliche Zugänge und Passwörter, die sie zudem jedes halbe Jahr ändern mussten. Wir haben daher entschieden, zu konsolidieren und stärker auf das Portfolio von Microsoft zu setzen.“ Die neue Lösung sollte Office-Produkte, Shared Services, Dateiablage und Kommunikation vereinen.

Die Ausschreibung ging an verschiedene Microsoft-Partner und umfasste Bereiche wie Architekturberatung, Change-Management, Projektbegleitung, Umsetzung und Support für Microsoft 365. Leyrer + Graf entschied sich letztlich für COSMO CONSULT. Ausschlaggebend waren dabei vor allem die Beratungskompetenz und das Gefühl, gut zusammen zu passen. Wichtig war auch die lokale Präsenz in Österreich – genauso jedoch das Back-up aus Deutschland, über das man stets auf Experten zugreifen kann.

Die Microsoft-Lösung umfasst viele Produkte und das ist mit Blick auf die Lizenzierung eine Herausforderung, erklärt Hochhold: „Lizenzen kosten Geld und das erzeugt Druck. Hauptaufgabe in der Begleitung von COSMO CONSULT war daher die Umsetzung einer Roadmap, die priorisiert, welche Produkte wir sofort nutzen sollen und welche später. Denn bei einer Massenumstellung ist das eine Challenge im Change-Prozess, wenn im Endausbau rund 1.200 Personen damit arbeiten.“

Im ersten Schritt stattete das Projektteam die gesamte Belegschaft mit klassischen Office-Produkten wie Microsoft Teams, Microsoft OneDrive oder Microsoft SharePoint aus. Bei der Umstellung war besonders die externe Sicht von COSMO CONSULT gefragt, sagt Hochhold: „Man sollte die Chance nutzen und den Beratungsvorsprung der Consultants auch abrufen. Zuerst sind wir wieder in die Falle getappt und meinten ‚Bei uns ist alles anders. Standards funktionieren nicht‘. Doch COSMO CONSULT ist drangeblieben und überzeugte uns anhand von Erfahrungswerten davon, dass es mit Standards eben doch funktioniert.“ Im Gegensatz zu ERP oder DMS-Lösungen ist zum Beispiel Microsoft Exchange hochgradig standardisiert. „Diese Standards zu verstehen und für Leyrer + Graf umzusetzen, war schon eine Herausforderung. Schließlich gibt es in unserer mittleren Unternehmensgröße nur wenige Baufirmen. COSMO CONSULT hat uns kompetent unterstützt und so ist aus unserer „normalen“ Projektarbeit ein partnerschaftliches Miteinander geworden“, ergänzt Hochhold.

Der Nutzen der neuen Technologien war mitunter schnell sichtbar. Für jedes Dokument gibt es nur noch eine gültige Version: Die Zeiten, wo niemand genau wusste, welche Version gerade die aktuelle ist, sind vorbei. Intern sei es wichtig gewesen, Anwendungsfälle klar herauszuarbeiten, betont Hochhold: „Wir zeigen etwa anhand eines Excel-Dokuments, wieviel effizienter es ist, Dateien auf Microsoft OneDrive abzulegen und gemeinsam zu bearbeiten, anstatt sie per E-Mail an Kollegen zu schicken.“ Die Option, in Microsoft Teams mit Microsoft Excel zu interagieren, erscheint von außen betrachtet zwar keine allzu große Sache zu sein, erleichtert jedoch die tägliche Arbeit vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Gleichzeitig arbeitete das Projektteam auch ungeeignete Anwendungsfälle heraus, so etwa im Bereich CAD: Hier macht es keinen Sinn, hunderte Megabyte große Dateien auf Microsoft SharePoint abzulegen, wenn das gesamte Planungsteam im gleichen Büro sitzt. Für Hochhold ist zudem die integrierte Suche ein großer Vorteil: „Oft weiß ich nicht mehr, ob ich eine Excel-Arbeitstabelle in einem Chat gesehen oder als Attachment beziehungsweise Link erhalten habe. Durch die Eingabe des Namens finde die aktuelle Version und sehe, dass ein Kollege gerade daran arbeitet und rufe ihn gleich an.“

Jetzt, wo mit Microsoft 365 eine moderne technische Basis besteht, sollen gezielt weitere Applikationen aus dem Microsoft-Portfolio ergänzt werden. Erste Ideen gibt es hierzu bereits: So hat etwa das Rechnungswesen Interesse an der Microsoft Power Plattform angemeldet, auf deren Basis man mittels Apps, automatisierten Workflows und visualisierten Daten eigene Anwendungen erstellen kann.

Michael Hochhold sieht noch viel Potenzial für die Digitalisierung in der Baubranche. Bei Leyrer + Graf ist man wieder einen großen und erfolgreichen Schritt weiter, erklärt er: „Wenn man mit den Kollegen spricht, dann merkt man, dass sie mit den neuen Tools viel Freude beim Arbeiten haben.“