Standard fürs perfekte Zusammenspiel

Als ERP-System war Microsoft Dynamics NAV 2009 im Einsatz. Die Software war inzwischen so stark individualisiert, dass man kaum noch von einem Standard sprechen konnte. „Das wichtigste, das bei uns ganz oben auf der Agenda stand, war: Zurück zum Standard“, erinnert sich Thomas Düringer, IT Manager. „Die Firma ist jetzt rund 70 Jahre alt und es gibt bei uns Prozesse, die sind fast so alt“, ist er sich bewusst. „Bei Microsoft wird man sich etwas bei den Standards gedacht haben und hat die Erfahrungen vieler Unternehmen einfließen lassen. Daher musste für uns ein großer Teil der Standardisierung in der Anpassung interner Prozesse bestehen“, gibt sich der IT-Leiter überzeugt.

Als Partner für dieses Projekt entschied man sich für die COSMO CONSULT-Gruppe, Europas führenden Microsoft Dynamics Partner und weltweiten Anbieter von IT-Lösungen und Dienstleistungen für die Digitalisierung von Unternehmen. Das Ziel bestand in der Standardisierung, Automatisierung und Effizienzsteigerung aller Abläufe und man begann mit einem Reengineering und Update auf eine aktuelle Microsoft Dynamics NAV-Version. Auf die Implementierung der Branchenlösung Diskrete Fertigung folgte die Optimierung des ERP-Standards unter anderem durch eine Integration spezieller COSMO CONSULT-Produkte wie der taktorientierten Planung, dem Produktdatenmanagement und einem Webshop auf Basis E-commerce, in den man den Konfigurator aus der Auftragsfertigung integrierte. In der Konstruktion wurden als Pilotprojekt das Produktdatenmanagement, hier im Speziellen das integrierte Änderungsmanagement und der CAD-Konnektor eingeführt. 

Der Webshop vom COSMO CONSULT-Partner Sana Commerce ist Bestandteil von E-commerce und wurde ohne Schnittstelle in das ERP-System integriert. Er soll mithilfe des Konfigurators dafür sorgen, dass der Außendienst ein technisch und kaufmännisch einwandfreies Produkt ohne Umweg über das Stammhaus vor Ort konfigurieren und anbieten kann. Durch die hinterlegten Logiken, wirft der Konfigurator nur produzierbare Möglichgkeiten aus. Der Mitarbeiter wählt mit Hilfe einer Checkliste die gewünschten Optionen aus und erhält am Ende ein geprüftes, fertiges Produkt, bei dem sich auch der Verkaufstext sowie der Verkaufspreis automatisch generieren. „Damit haben wir unser Ziel erreicht, dass die Niederlassungen und der Direktvertrieb weltweit autonom arbeiten können. Das funktioniert hervorragend“, so Düringer. 

Zudem dient der Webshop gleichzeitig als ERP-System im Internet. Über ihn kann man Belege erstellen oder einsehen, Zeichnungen, Rechnungen und Lieferscheine anzeigen. Demnächst ist auch eine Sendungsverfolgung mit Track-and-Trace möglich. Das entlastet den Innendienst. Der Direktvertrieb wird gefördert und die variantenlastigen Produkte können einfach vom Vertreter bestellt werden, ohne dass man einen Techniker im Hintergrund braucht. „Mit Amazon verglichen ist das vielleicht nicht spektakulär, aber in unserer konservativen Metallbranche doch ein gewaltiger Schritt und für uns eine neue Welt“, stellt Düringer fest und konstatiert: „Vor allem die interne Effizienz konnten wir so von Beginn an deutlich steigern.“ Auch die Lieferzeiten lassen sich im Zusammenspiel von Standard und Add-ons verkürzen, Preise lassen sich schneller kalkulieren, Liefertermine schneller nennen – und alles ohne Beteiligung der Zentrale. 

Das Änderungsmanagement wickelte man früher in Papierform ab. Alte und neue Zeichnungen druckte man aus und schickte sie durch die verschiedenen Abteilungen. Jede Abteilung konnte ihre Arbeit also erst dann beginnen, wenn die vorige ihre Aufgaben erledigt hatte. Mit dem neuen Änderungsmanagement, als Bestandteil des Produktdatenmanagements, wird nun alles digital im ERP-System abgebildet. Hat ein Mitarbeiter aus der Fertigung einen Änderungsvorschlag, so erstellt er eine Änderungsmitteilung direkt im ERP, die anschließend ein Techniker überprüft, bearbeitet und dann entweder annimmt oder ablehnt. Bei Annahme wird direkt im ERP ein Änderungsauftrag erstellt und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Darin erscheinen alle für die Änderung essenziellen Informationen. Ein großer Vorteil dieses digitalen Prozesses besteht darin, dass jede Abteilung zeitgleich mit der Abarbeitung beginnen kann. 

Dadurch verkürzt sich die Durchlaufzeit, der Änderungsstatus ist transparent für alle Beteiligten sichtbar und die gesamten Prozessschritte sind im System nachvollziehbar dokumentiert. „Bei uns gibt es kein Schatten-System mit Excel-Tabellen mehr, sondern es steht alles für alle eindeutig im System“, erklärt Blum und fährt fort: „Dieses Änderungsmanagement ist ein wichtiger Baustein unseres digitalen Wandels, den wir gerade durchführen. Weg von der manuellen Steuerung des Unternehmens hin zur Digitalen.“ So lassen sich Änderungen schnellstmöglich durchs Unternehmen schleusen. „Und wir können unseren Kunden erheblich schneller Produktverbesserungen liefern“, weiß Düringer. 

Ebenfalls im Produktdatenmanagement integriert ist ein von COSMO CONSULT neu entwickeltes Bindeglied vom CAD-System zu Dynamics 365 BC. Der Techniker kann nun im CAD-System seine vollständig konstruierte Pumpe per Knopfdruck ins ERP-System übertragen, das automatisch die entsprechende Stückliste für dieses Produkt generiert. In diesem Pilotprojekt trugen die Mitarbeiter von KRAL mit Anregungen und Änderungswünschen viel zum Entwicklungserfolg bei: „Wir konnten so die Geschwindigkeit erhöhen und die Fehlerquote minimieren. Das ist Effizienz auf die Spitze getrieben“, so Blum. Und der IT-Leiter ist sicher: „Hier hilft COSMO CONSULT, uns über Effizienz, Zeit und Qualität positiv vom Wettbewerb zu unterscheiden.“ 

Ein weiteres Highlight ist die Produktionsplanung mit Taktorientierte Planung. Bisher versuchte man, Aufträge über eine Plantafel oder andere klassische Systeme zu planen. „Das neue Tool zur Kapazitätsplanung hilft uns dabei, sowohl die zerspanende Fertigung als auch die Endmontage zu planen und zu steuern“, erläutert Blum. Das Modul zeigt die Performance der einzelnen Anlagen und die Auslastung der Endmontage ebenso wie die Möglichkeiten, Aufträge einzuplanen, die Wettbewerber wegen zu langer Lieferzeiten nicht bedienen können. „Wir sehen genau: Wie sind Fertigung und Montage ausgelastet? Wo müssen wir andere Schichtmodelle einführen? Wir haben eine optimale Transparenz durch das Unternehmen, man kann genau sehen, wo es Potenziale gibt“, beschreibt Düringer die Vorteile.

Ein Problem bestand darin, die Durchlaufzeiten im Materialfluss zu optimieren. Das erreicht ein fahrerloses Transportsystem, das seine Trigger vom ERP-System erhält, das die Kommissionierungen automatisch nach Fälligkeit auslöst, sodass die Mitarbeiter stets die Teile an ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung haben, die sie kommissionieren müssen. Dazu wird die Kommissionierung nachts automatisch angesteuert und die notwendigen Komponenten aus dem automatischen Kleinteilelager werden an die Kommissionierzellen geliefert, dem System zurückgemeldet, verbucht und der Lagerbestand aktualisiert. „Dieses smarte Konzept haben wir gemeinsam mit COSMO erstellt“, erklärt Blum und fährt fort: „Wir haben eine Kommissionierung für die Fertigung, eine für die Montage, eine für Ersatzteile und eine für Blaulichtaufträge, also Expressaufträge, die Vorrang haben. Das sind vier unterschiedliche Varianten, die unter einen Hut zu bringen waren. Beratung, Konzept und Programmierung waren auch hier große Leistungen unseres IT-Partners.“ 

Die raschen Erfolge führt man bei KRAL nicht zuletzt auf die gute Zusammenarbeit mit dem IT-Partner zurück. „Wir reduzieren COSMO CONSULT nicht auf den Stellenwert eines banalen Dienstleisters oder ERP-Lieferanten. Wir sehen die Consultants auch als Sparringspartner für unsere eigenen Prozesse. Wir bekommen den Input, setzen ihn um und holen uns wieder Feedback: Nutzen wir auch wirklich alle Potenziale unseres ERP-Standards bei bestimmten Modulen. Die Consultants sind für uns keine Kümmerer, sondern wertvolle Unterstützer“, betont Düringer. Und auch Blum lobt die Zusammenarbeit: „Es gab natürlich Diskussionen über unterschiedliche Wege, das gehört aber unbedingt dazu. Die kritische Beratung aber – etwa: macht lieber viele kleinere Schritte als wenige große – das hat uns im Projekt sehr unterstützt.“ Noch ist das Digitalisierungs-Projekt nicht zu Ende. Das automatische Buchen von Eingangsrechnungen oder Lieferscheinen beim Scannen sowie weitere Module werden noch eingeführt. Auch die Vorbereitungen für den nächsten Releasewechsel beginnen bald. Natürlich mit demselben Partner, denn: „Nicht die Lieferung von Software, vor allem auch die kompetente Beratung bestimmt unsere Zukunft mit COSMO CONSULT“, fasst IT-Leiter Düringer zusammen.