Modernes Arbeiten dank Synergien

Es konnten aufgrund der Zusammenlegung der verschiedenen Unternehmen und der unterschiedlichen Systeme keine Synergien in der Gruppe genutzt werden. Mit Kolleginnen und Kollegen der anderen Standorte zusammenzuarbeiten war nicht einfach, da es verschiedene E-Mail-, Kalender- und Zusammenarbeitssysteme gab, die nicht kompatibel waren.

Die Lösung, die die GALA GROUP benötigte, war daher klar im Mordern Workplace Bereich zu sehen. Eine sinnvolle und effiziente Zusammenarbeit mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gala Group soll so gewährleistet werden.

Durch die Office 365 Softwareimplementierung soll eine Effizienzsteigerung und Zeitersparnis möglich sein. Die Zusammenarbeit wird nicht nur erleichtert, sondern vor allem einheitlich.

Die bereitgestellte Workplace Lösung beinhaltet Office 365, hierbei vor allem das E-Mail und Calendaring-System Outlook sowie die Zusammenarbeits- und Videokonferenzlösung Microsoft Teams mit OneDrive.

Das umgesetzte Projekt umfasst die Implementierung der Lösung und die Change-Management Begleitung. COSMO CONSULT als End-2-End Anbieter konnte nicht nur alles aus einer Hand im MS Bereich liefern, sondern auch das gesamte Projekt begleiten und für einen zielführenden Change-Prozess sorgen.

Es wurden quartalsweise Ziele und Aktivitäten vereinbart, die Information der User in den unterschiedlichen Kulturkreisen stand ebenfalls im Fokus. Gestartet wurde mit der Microsoft Exchange Migration, danach wurde Teams implementiert, daraufhin erfolgte die Installation von Microsoft mit OneDrive, Sharepoint etc.

Eine gemeinsame Modern Workplace Lösung bringt die einzelnen Standorte näher zusammen, auch wenn diese tausende Kilometer voneinander entfernt sind. Der Zugriff auf die Kalender aller Mitarbeiter erleichtert Terminfindungen, ähnlich ist dies auch mit einem gemeinsamen Adressbuch.

Erfolge haben sich bereits in den ersten Wochen und Monaten abgezeichnet. Die Zusammenarbeit hat sich erheblich erleichtert. Zeitersparnisse und dadurch auch Kostenersparnisse können schon jetzt realisiert werden, da sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun mehr auf ihre eigenen Projekte konzentrieren können. Meetings können viel schneller von statten gehen, da die Terminfindung erleichtert wurde und auch die Meeting-Lösung bei jedem User installiert wurde.

Erreichte Ziele:

• Erleichterung der Arbeit miteinander
• Effizienzsteigerung
• Produktivitätssteigerung

Die GALA GROUP besteht aus ehemals getrennten Unternehmen. Auf Grund dieser Geschichte, die das Unternehmen hat, gab es eine heterogene Systemlandschaft, also viele verschiedene E-Mail- und Zusammenarbeitssysteme.

Anforderungen aufgrund des Wachstums

Die GALA GROUP musste gemeinsam mit COSMO CONSULT ein Verständnis dafür aufbauen, wie unterschiedlich Unternehmen in Europa, Indien und Amerika heute arbeiten und wie die verschiedenen Ausgangssituationen sind. Es gab zuvor keine langjährige Zusammenarbeit im Team, sondern nur an den einzelnen Standorten. Um eine Gruppendynamik herzustellen, entschied sich die GALA GROUP für Office 365 Lösungen, die von COSMO CONSULT implementiert wurden. Unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Situationen an verschiedenen Standorten mussten verschiedenste Systeme migriert werden und das Miteinander gestärkt werden.

Wichtig war es anfangs zu verstehen, wie die Unternehmen in Europa, Indien oder Amerika heute arbeiten. Es gab in dem Unternehmen keine langjährig erprobte Methode für die Zusammenarbeit in Gruppen. Die Gruppen mussten erst gebildet werden und dies sollte mit einer Modern Workplace Lösung erfolgen. Verschiedenste Systeme mussten migriert werden, um das Miteinander zu ermöglichen. Weitere gemeinsame Projekte sind geplant, denn die weitere Roadmap sieht vor, wie weitere Funktionalitäten gezielt genutzt und produktiver gearbeitet werden kann.

Neben der Implementierung wurden Workshops für die Verwendung der Tools für die User angeboten. Parallel dazu wurde mit der IT die technische Einführung vorgenommen. Es wurden Key-User definiert, die die Umsetzung bei den weiteren Usern forciert haben. Die Eingewöhnungsphase wurde so möglichst kurzgehalten.

Die unternehmensinterne Zusammenarbeit wurde und wird auch weiterhin auf ein neues Level gehoben. Dies gewährleisten die Modern Workplace Produkte, die implementiert wurden. Das gemeinsame Adressbuch sowie der Zugang zu allen Kalenderdaten bringt eine enorme Zeitersparnis und Effizienzsteigerung. Termine können schneller fixiert werden und auch Teams bietet die Möglichkeit, schnell und vor allem auch spontan Videokonferenzen zu führen.

Das agile Abarbeiten der Tasks und das Abholen der User erleichterte den Change-Prozess enorm.

Über die Dauer des Projekts konnten die GALA GROUP und COSMO CONSULT einander kennenlernen und eine äußerst produktive Arbeitsweise entwickeln. Feedbackschleifen sorgten für eine Optimierung der laufenden Prozesse und eine qualitative Herangehensweise an diverse Themen.

Schon im Laufe der Zusammenarbeit konnten Zeiteinsparungen bei internen Prozessen verzeichnet werden, die durch die neu erworbenen Tools begünstigt wurden. Gleichzeitig hat man die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Geschwindigkeitszunahme in der Kommunikation nicht überfordert.

Die gemeinsam erreichten Erfolge und gewonnenen Synergien bilden einen guten Grundstein für weitere Projekte.