Wie man komplexe IT-Strukturen in die Cloud migriert

flaconi arbeitete über viele Jahre mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Die Unternehmenssoftware gab den teils speziellen Retail-Prozessen ein Zuhause und verarbeitete zuverlässig die stetig steigende Datenlast. „Es war nicht nur die schiere Datenmenge. Mit dem Wachstum stiegen auch die Anforderungen. Wir haben Dynamics NAV daher immer wieder angepasst – und uns so immer weiter vom Standard entfernt. “, blickt Sven Rosemann, CTO von flaconi, zurück. Vor allem die Peak-Saison in der Vorweihnachtszeit bereitete den IT-Spezialisten zunehmend Kopfschmerzen. „Wir waren uns einfach nicht mehr sicher, wie viel Black Friday, Cyberweek und Weihnachten das System noch wegstecken würde. Das E-Commerce-Geschäft ist in dieser Hinsicht gnadenlos. Für lange Lieferzeiten oder schlechten Service haben Kund:innen kein Verständnis “, unterstreicht Simon Berreth, Team Lead Product ERP & Finance bei flaconi. Daher war klar, dass gehandelt werden musste.

Weil Dynamics NAV beliebt war und die IT im Laufe der Jahre viel Know-how in puncto Microsoft-Technologien aufbauen konnte, ging es nicht um ein völlig neues ERP-System. flaconi favorisierte stattdessen den Wechsel auf den moderneren Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Business Central. Anders als bislang entschied man sich indes, die Unternehmenssoftware in einer Private Cloud zu betreiben. „Die Struktur der Cloud ist für unser Geschäft mit den saisonalen Peaks ideal. Wir können ohne große Vorbereitung skalieren und müssen keine Kapazitäten bevorraten. Hinzu kommen Faktoren wie Ausfallsicherheit oder die flexible Integration anderer Systeme“, erklärt Rosemann. Der Wechsel auf Dynamics 365 Business Central bot auch die Chance, in vielen Bereichen wieder näher an den Standard zu rücken. Schließlich ist das moderne ERP-System im Detail deutlich besser ausgestattet und umfasst einige Funktionen, die es in der alten Software seinerzeit nicht gab. Bei der Partnersuche stieß man schnell auf COSMO CONSULT. „Klassische Entscheidungsfaktoren wie Kompetenz, Anzahl der Experten oder Projektkosten waren zwar wichtig, aber nicht alles entscheidend. Wir haben ebenso darauf geachtet, dass unser Projektpartner auch menschlich zu uns passt“, betont Sven Rosemann. Wichtige Aspekte waren etwa eine offene Kommunikation, agile Vorgehensweisen im Projekt und die Bereitschaft, bei Entwicklungsprozessen neue Wege zu gehen. „COSMO CONSULT brachte nicht nur die notwendige Kompetenz mit, beide Unternehmen besitzen auch eine ähnliche Firmenkultur. Deshalb wähnten wir unser Projekt von Anfang an in guten Händen“, ergänzt Simon Berreth.

Andernfalls wäre ein derart ambitionierter Projektplan auch kaum realisierbar gewesen. Der Startschuss fiel ausgerechnet auf den Beginn des zweiten Corona-Lockdowns und auch das Projektende war im Spätherbst kurz vor dem Peak der Saison sportlich terminiert – da durfte nichts schiefgehen. Entwickelt wurde komplett aus dem Homeoffice heraus in einem internationalen Team. Ein zentrales Ziel: die operativen Prozesse in Dynamics 365 Business Central aufbauen und dabei die individuellen Anteile auf den Standard zurückführen. Zudem nutzte man die Chance für eine Prozessoptimierung. Die meiste Arbeit hatte das Projektteam jedoch damit, Dynamics 365 Business Central in das vorhandene Systemumfeld zu integrierten. Hierzu gehörten etwa diverse Webshops, die Logistiksoftware des Zentrallagers in Halle oder die vielen Zahlungsanbieter. „Wir haben viele verschiedene Schnittstellen, die für unterschiedliche Zwecke genutzt werden und daher jeweils in mehreren Varianten laufen“, erklärt Simon Berreth. Ebenso galt es, bereits vorhandene Zusatzmodule wie OPplus für das Finanzmanagement auf den aktuellen Stand zu bringen.

Mit einer innovativen Lösung setzte das Projektteam die Anforderungen des Controllings um, das mit seinen leistungsintensiven Reports und Key Performance Indicator (KPI)-Abfragen die Performance des Systems belastet. Um derartige Beeinträchtigungen zu vermeiden, baute man parallel eine zweite Datenbank auf. Die darin enthaltenen Informationen werden mit dem operativen System ständig gespiegelt und weisen dadurch lediglich einen minimalen Zeitverzug von nur fünf Minuten auf. Da alle Berichtsanfragen nun in der „Read Replica“-Datenbank auflaufen, ist sichergestellt, dass speziell in der Hochsaison die Performance nicht beeinträchtigt wird.

Insgesamt betrug der Umfang der zu migrierenden Daten mehrere Terrabyte (TB). Eine echte Hausnummer, wenn man bedenkt, dass es einige Wochen dauern kann, ein solches Volumen zu verarbeiten. Doch diese Zeit hatte man nicht, denn mehr als ein verlängertes Wochenende war für den Go-live-Termin nicht geplant. Um das Problem zu lösen, entwickelte das Projektteam das Konzept der Delta-Datenmigration. Dabei wurden die Daten bereits vor dem Stichtag nach Dynamics 365 Business Central migriert. Da man parallel hierzu in Dynamics NAV weiterarbeitete, entstand ein Delta – also, eine Veränderung der Daten, die zwar im alten, nicht aber im neuen System enthalten war. Dieses Delta migrierte das Projektteam dann kontinuierlich in kurzen Abständen, sodass am Stichtag nur noch ein überschaubares Datenvolumen zu migrieren war. Voraussetzung hierfür war ein ausgefeiltes Mapping, das die Veränderungen zuverlässig erkennt und per Synchronisation abgleicht.

Der Go-live war nicht nur aus technischer Sicht ein Ereignis. Zum ersten Mal lernte sich das Projektteam auch persönlich kennen. „Darauf hatten wir uns wirklich gefreut. Mit der Übernahme der Altdaten waren wir in weniger als zwei Stunden fertig. Die Delta-Datenmigration hat uns also viel Zeit verschafft. Das war ein wichtiger Meilenstein, um den Wechsel an einem Wochenende zu bewältigen“, unterstreicht Simon Berreth. So konnte man bereits am Samstag damit beginnen, mehrere zehntausend aufgelaufene Aufträge aus den Webshops in Dynamics 365 Business Central zu übernehmen. Damit war sichergestellt, dass die Logistik in Halle am Montagmorgen pünktlich mit der Kommissionierung startet. Der Systemwechsel verlief so leicht und mühelos, dass es auf die IT-Experten fast schon surreal wirkte. Es war ruhig. Zu ruhig. „Wir fragten uns schon, ob überhaupt jemand im System arbeitet. Bis zum Abend gab es nur sieben Fehlertickets, keines davon war schwerwiegend. Da wurde uns klar, dass wir Qualität abgeliefert hatten“, freut sich Sven Rosemann. Die Basis des Erfolgs war vor allem die penible Vorbereitung. Der Go-live-Termin war mit „Astronauten-Checklisten“ und einer umfangreichen Teststrategie minutiös vorbereitet. Das Projektteam entwickelte sogar einen Algorithmus, um mit simulierten Webshop-Aufträgen die Performance des ERP-Systems zu prüfen. Was sollte da schon schief gehen?

Nach rund 450 Tagen war der Wechsel von Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central und vom eigenen Server in die Cloud vollbracht. Das gesamte Projekt blieb nicht nur im Zeitrahmen, sondern auch innerhalb des vorgesehenen Budgets. Der größte Nutzwert ist für flaconi die gewonnene Sicherheit. „Auch nach dem Go-live gab es keinen einzigen Vorfall, der uns auch nur annähernd in Bedrängnis gebracht hätte. Wir arbeiten jetzt mit einem sehr viel stabileren, performanten System. “, freut sich Rosemann. Vorausblickend spielt für ihn vor allem die Skalierbarkeit in der Cloud eine wichtige Rolle: „Das System ist in der Lage, das Dreifache des aktuellen Auftragsvolumens zu verarbeiten. Damit sind wir für das weitere Wachstum sehr solide aufgestellt.“

Auch im Betriebsalltag hat sich für die IT einiges geändert: Mit Dynamics 365 Business Central sei man nun in der Lage, neue Ideen und Anforderungen schneller umzusetzen, betont Simon Berreth: „Die moderne Plattformtechnologie spielt dabei eine wichtige Rolle. Neue Shops oder Zahlungsdienstleister können wir jetzt viel einfacher anbinden. Da gleichzeitig der Supportaufwand gesunken ist, sind wir zudem in der Lage, sehr schnell zu reagieren.“ Ein weiterer zentraler Punkt ist aus seiner Sicht die Usability des neuen ERP-Systems: „Wir haben keine Clients und müssen uns nicht mehr um Betriebssysteme kümmern. Weil ein einfacher Webbrowser genügt, entscheiden unsere Mitarbeiter:innen selbst, mit welcher Hardware sie arbeiten. Das ist zeitgemäß, macht Spaß und steigert unsere Attraktivität als Arbeitgeber.“

Den zusätzlichen Spielraum nutzt flaconi für effiziente Systemerweiterungen. Ein gutes Beispiel ist der Payment-Prozess, den man für alle Zahlungsverfahren einheitlich gestalten konnte. Mit Document Capture, einem weiteren Zusatzmodul, digitalisiert der E-Commerce-Spezialist inzwischen auch alle eingehenden Belege und den zuvor papierbasierten Schriftverkehr. „Wir schauen uns zuerst jene Schnittstellen und Prozesse an, die sich gut optimieren oder skalieren lassen“, sagt Simon Berreth. Im Mittelpunkt steht dabei stets der Nutzen für die flaconi-Kund:innen, erklärt Sven Rosemann: „Ein gutes ERP-System ist unsichtbar im Hintergrund und sorgt dafür, dass die Kund:innen schnell und zuverlässig beliefert werden. Das gilt jetzt und für die Zukunft.“