Wie Sie Projekte professionell strukturieren

Komplexität und Dynamik vieler Projekte sind in der Vergangenheit kontinuierlich gewachsen. Gleichzeitig nimmt auch die Zahl der Projektbeteiligten zu. Diese veränderten Rahmenbedingungen erfordern eine von Anfang an gut strukturierte Projektplanung, die ohne den Einsatz professioneller Softwareanwendungen kaum zu steuern ist.  

In diesem Blogbeitrag stellen wir die einzelnen Bestandteile der integrierten ERP-Projektplanung genauer vor: 

• der Projektstrukturplan
• die Ergebnisplanung
• die Ablauf- und Terminplanung
• die Ressourcen- und Kapazitätsplanung
• das Projektcontrolling

Der Projektstrukturplan

Ein Projekt zeichnet sich laut Definition durch seine einzigartigen Merkmale aus. Dennoch ist es nicht notwendig, den Projektstrukturplan ständig neu zu erfinden. Zumindest auf die grobe Struktur kann immer wieder zurückgegriffen werden, indem Sie mit Projektvorlagen arbeiten. Sie gewährleisten, dass die Analyse und Auswertung des Projektportfolios – zum Beispiel mit einem Business-Intelligence-Tool – problemlos durchführbar ist.  

Das, was ein Projekt einzigartig macht, beginnt bereits mit der Ausarbeitung der Projektstückliste für die Fertigung sowie der einzelnen Baugruppen im Projektstrukturplan. Der Artikelstamm enthält Stammstücklisten und einzelne Artikel, die im Idealfall die Voraussetzungen für die Ergebnisplanung erfüllen: Einkaufskonditionen und Einstandspreise.

Wohl überlegt sollte die Entscheidung sein, welcher Aufbau des Projektstrukturplans besser geeignet ist: der auf Projektphasen bezogene Strukturplan oder der an Bauteilen orientierte Strukturplan. Der Projektstrukturplan bildet die Grundlage und den roten Faden für alle weiteren Planungsschritte. Mit diesem systematischen Überblick legen Sie bereits zu Beginn fest, wie später das Projektcontrolling aufgebaut sein wird und welche Projekterlöse sich für bestimmte Positionen zuordnen lassen.

Die Ergebnisplanung 

Durch den Einsatz von Unternehmensressourcen wie Artikel oder Dienstleistungen ergibt sich die Ergebnisplanung fast automatisch aus dem Projektstrukturplan. Die zu erwartenden Erlöse und Deckungsbeiträge werden über die klassische Zuschlagskalkulation mit oder ohne Kalkulationsschema und Aufschläge für die verschiedenen Kalkulationsgruppen berechnet. Auf Basis dieser Budgetplanung können Sie 

• Projektangebote kalkulieren 

• das Projektcontrolling aufsetzen und 

• Projekte abrechnen. 

Projektplaner und Projektcontroller müssen sich keine Gedanken mehr über Stundensätze oder Einkaufspreise machen. Eine Ausnahme sind indes spezielle Kauf- oder Fremdfertigungsteile, für die projektindividuelle Preise anzufragen sind. Dank unserer integrierten Lösung können Ihre Mitarbeiter ohne den sonst üblichen Abstimmungsaufwand direkt aus dem Projekt heraus Anfragen an die Einkaufsabteilung richten. 

Die Ablauf- und Terminplanung 

Neben der Planung von Kosten und Erlösen leistet die Ablauf- und Terminplanung einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg, indem die einzelnen Planungsprozesse aus der Projektstruktur abgeleitet werden. Sie sind die Basis, um anschließend die einzelnen Prozessschritte und deren zeitliche Dauer zu definieren. Diese Teilprozesse lassen sich über Vorgängerbeziehungen miteinander verknüpfen und können auf diese Weise über Einschränkungen gesteuert und neu terminiert werden. Zugleich wird festgelegt, ob zum frühesten – beginnend vom Startdatum vorwärts – oder spätesten Zeitpunkt – beginnend mit einem Enddatum rückwärts – geplant wird. Mit vorher definierten Meilensteinen lässt sich das Terminmanagement weiter verbessern. Die ermittelten Daten bilden abschließend die Grundlage für die Projektabrechnung. 

Die Ressourcen- und Kapazitätsplanung 

Jede Ressource besitzt eine bestimmte Kapazität, die vom jeweiligen Arbeitszeitmodell abhängig ist. Die vorhandene Kapazität ist die Basis der Ressourcenplanung. Die entscheidende Frage lautet: Welche Ressource ist für welches Projekt in welchem Umfang und für welchen Zeitraum bereits verplant? Diese Frage lässt sich nur dann zutreffend beantworten, wenn die Ressourcen durchgängig geplant werden. Während der Planung ist jedoch zu berücksichtigen, dass neben der Projektarbeit das Tagesgeschäft weiterläuft und die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wegen Urlaub oder Weiterbildung zu berücksichtigen ist. Die für die Projektarbeit tatsächlich verfügbare Kapazität könnte also durchaus geringer ausfallen.  

Unsere Branchenlösung für die Projektfertigung zeigt Ihnen auf einen Blick, ob eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter überlastet ist oder noch über freie Kapazitäten verfügt. 

Das Projektcontrolling 

Sie möchten wissen, wie viel Kosten bereits auf ihrem Projekt aufgelaufen sind und was vom Budget noch übrig ist?  
Und das am besten je Baugruppe oder Projektphase?  
Kein Problem.  

Bei der integrierten Projektplanung werden sämtliche Kosten direkt auf das Projekt gebucht: sei es die Stundenerfassung der Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, Einkaufs- oder Reisekostenabrechnungen. Die Informationen stehen unmittelbar nach der Buchung für weiterführende Analysen zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter können jederzeit auf sämtlichen Projektebenen detailliert auf die aktuellen Daten zugreifen. Sie erkennen frühzeitig, wie hoch die bisher angefallenen Kosten sind und ob das Kostenbudget ausreicht – in Bezug auf das gesamte Projekt, auf eine Anlage, eine Baugruppe und sogar für einzelne Arbeitspakete oder Kaufteile. Die Projektleiter sind damit in der Lage, frühzeitig Abweichungen zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und auf Unstimmigkeiten im Projektstatusbericht hinzuweisen. 

Wie planen Sie Ihre Projekte? Sind Sie in allen Phasen gut aufgestellt oder sehen Sie noch Optimierungsbedarf?
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