Wie funktioniert eine integrierte Kalkulation?

Die integrierte Kalkulation über alle Abteilungen hinweg ist ein Dauerbrenner im Maschinen- und Anlagenbau. Im Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau sind Arbeitskreise, in denen sich Unternehmen über die Kalkulation austauschen, inzwischen zu einem festen Bestandteil geworden. Woran liegt es, dass dieses Thema schon so lange und immer wieder neu auf der Tagesordnung steht?

Der Maschinen- und Anlagenbau hat es in sich, denn in dieser Branche sind Produktvarianten ein hohes typisches Merkmal. Eine genaue Kalkulation der Kosten, die den tatsächlichen Verbrauch erfasst, ist unter diesen Voraussetzungen natürlich mit einem hohen Aufwand verbunden. Es gibt keine festen Produktstrukturen, die es ermöglichen, auf Basis vorab definierter Stücklisten und Arbeitspläne einen Auftrag oder ein Projekt zu kalkulieren.  

Außerdem unterscheidet sich der Aufbau der Vertriebskalkulation oft vom späteren Stücklistenaufbau. In vielen Fällen arbeitet der Vertrieb mit Schätzungen. Und als wäre das nicht schon genug, ändern sich permanent die Produkteigenschaften mit der Abfolge von Angebot, Auftrag, Konstruktion und Produktion. Auch diese Unwägbarkeiten müssen sich in der Kalkulation widerspiegeln, um eine verlässliche Kostenkontrolle zu gewährleisten.

Viele ERP-Systeme können eine solche Vorkalkulation nur unzureichend abbilden. Als letztes Hilfsmittel bleibt dann nur noch der Klassiker Microsoft Excel. Das Problem ist jedoch, dass das ERP-System lediglich den Auftragswert anzeigt. Es gibt jedenfalls keine Antworten auf wichtige Fragen:

• Hat der Vertrieb für die Kalkulation alle Parameter richtig erfasst?
• War die Auftragsbearbeitung zu aufwendig?
• Wie hoch ist der aktuelle Deckungsbeitrag?

Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau stellen sehr komplexe Anforderungen an die Kalkulation. Das Stichwort lautet: Flexibilität. Notwendig ist eine abteilungsübergreifende Kalkulation, die während der gesamten Projektlaufzeit aktuelle Daten über den Projektumfang liefert, egal wo diese Daten erhoben oder geändert wurden. Auf diese Weise können Veränderungen und monitäre Abweichungen, die sich in der Summe auf die Kostenstruktur auswirken, im Projektstatus jederzeit eingesehen werden.

Mit Auslieferung und Installation des Produkts beim Kunden müssen alle relevanten Kalkulationsdaten an die Kostenrechnung übergeben worden sein. Der Aufwand für Service- und Garantieleistungen ist ebenfalls Teil der Kalkulation, denn nur so haben Sie den gesamten Produktlebenszyklus im Blick.

Die passende Branchenlösung für den Maschinen- und Anlagenbau erkennen Sie ganz leicht: an ihrer mitlaufenden Kalkulation! Sie muss flexible Kalkulationsschemata bieten, die sich ebenso mit flexiblen Vertriebs-, Auftrags- und Konstruktionsstücklisten, der Produktion und der Kostenrechnung kombinieren lassen. Nur so ist eine exakte Vorkalkulation mit der Software möglich. Sie erhalten zeitnah verlässliche Aussagen über Budgetabweichungen. Die Projektleitung kann rechtzeitig gegensteuern, um alle Aufträge mit einem einen Überblick über die entstandenen Kosten abzuschließen.