Vertragsmanagement für alle Lebenslagen

Mit unserer Lösung für das digitale Vertragsmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint, haben Sie die Verträge in Ihrem Unternehmen, über deren gesamten Lebenszyklus, im Griff.

Auf Basis intuitiver Eingabemasken werden alle relevanten Vertragsinformationen in einer Akte erfasst und die Vertragsdokumente, sowie weitere dazugehörige Dokumente angefügt. Alternativ können mit hinterlegten Vorlagen und den erfassten Informationen, die Verträge direkt generiert werden. Neben mitgelieferten Vertragstypen, wie z. B. Dienstleistungsvertrag oder Mietvertrag, ist das Anlegen unternehmensspezifischer Vertragstypen mit entsprechenden Metadaten möglich.

Mit der strukturierten Aktenansicht wechseln die Nutzer flexibel und schnell zwischen den Verträgen, um beispielsweise Vertragskonditionen zu vergleichen. Integrierte Such- und Filtermechanismen unterstützen das Auffinden relevanter Informationen.

Essenziell für das Vertragsmanagement sind Workflows für die Vertragsfreigabe- und Genehmigungsprozesse. Eine Workflow-Engine ist in der Lösung bereits integriert. Basierend auf einem dedizierten Berechtigungs- und Rollenkonzept können unternehmensindividuelle Prozesse der Vertragserstellung und -verwaltung abgebildet werden. Die Bearbeiter der einzelnen Prozessschritte bekommen eine entsprechende Aufgabe, inklusive einer E-Mail-Benachrichtigung zugeordnet und können alle relevanten Informationen, der Vertragsakte für die Genehmigungen oder Freigaben, direkt in der Aufgabe einsehen.

Haben Sie die Laufzeiten und Fristen Ihrer Verträge im Blick? Mit zunehmender Anzahl an Verträgen fällt es immer schwerer den Überblick zu behalten. Mit konfigurierbaren Listen, Gruppierungen und Ansichten haben Sie diesen. Unsere Vertragsmanagementlösung berechnet Stichtage und Fristen automatisch. Darüber hinaus können Benachrichtigungen und Wiedervorlagen konfiguriert werden, um rechtzeitig die notwendigen Aktionen vor dem Ablauf von Fristen einzuleiten.

In der Regel werden Geschäftspartnerstammdaten in ERP- oder CRM-Systemen gehalten. Über Schnittstellen kann hier der Abgleich mit den Stammdaten des Vertragsmanagements erfolgen, um redundante Datenhaltung zu vermeiden. Über Add-Ons erfolgt u. a. die Integration mit Microsoft Outlook. Vertragsakten können direkt in Outlook integriert und E-Mails, sowie Dokumente direkt abgelegt werden. Eine weitere Ergänzung ist die revisionssichere Archivierung. Damit ist eine rechtskonforme Ablage und Aufbewahrung der Vertragsdokumente, inklusive der mitgeltenden Unterlagen, möglich.

Die Vorteile des Vertragsmanagements auf einen Blick:

• komfortable Erfassung von Verträgen mit Stammdaten
• Erfassung von Fristen mit automatischer Stichtagsberechnung und Wiedervorlagen
• Automatische Vertragserstellung aus Metadaten und Vorlagen
• Individuelle Genehmigungs- und Freigabeprozesse
• Transparente, vollständige Vertragsakten für den Gesamtüberblick
• Überblick und Status zu allen Verträgen und Stichtagen
• Revisionssichere Archivierung der Vertragsdokumente und Anlagen

Bei einer Vielzahl von Verträgen ist es nicht auszuschließen, dass man den einen oder anderen vielleicht aus dem Kopf verliert, Fristen und Deadlines nicht auswendig kennt oder auf Genehmigungen wartet. Zum Glück gibt es im digitalen Zeitalter Tools, welche uns dabei unterstützen effektiver zu arbeiten. Dazu zählt auch das digitale Vertragsmanagement, das Ihnen dabei hilft Ihre Workflows zu optimieren.