Self Service BI: das Ende der Wartezeit

Informationen sind das Öl unserer Zeit. Gerade für Unternehmen sind Informationen heute das wichtigste Element, um im Wettbewerb den sprichwörtlichen Schritt vor der Konkurrenz zu sein. Doch: Noch vor nicht allzu langer Zeit war die Informationsgewinnung für Fachanwender, gelinde gesagt, aufwendig. Reports und Analysen mussten bei der IT-Abteilung in Auftrag gegeben werden, bis zum Endergebnis dauerte es mitunter mehrere Tage. Diese Zeiten sind aber, Dank Self Service Business Intelligence, mittlerweile Vergangenheit.

Mit Self Service BI (SSBI) wird ein Ansatz zur Datenanalyse bezeichnet, bei dem Anwender, aus den Fachabteilungen, eigenständig und weitgehend unabhängig von der IT-Abteilung, auf wichtige Unternehmensinformationen zugreifen und diese analysieren können. Diese Herangehensweise spart vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Entscheidungen viel Zeit. Wichtig ist dabei, dass bereits im Vorfeld mit dem Bereitstellen des Data Warehouse, des Business-Intelligence-Systems, der Reporting-Tools, sowie beispielhafter Self-Service-Abfragen, eine entsprechende Basis geschaffen wurde, damit Anwender aus den Fachabteilungen die benötigten Auswertungen „kreieren“ können.

Diese Fachanwender – etwa aus Finanzabteilungen, Vertrieb oder Marketing – müssen heute zunehmend mehr Informationen in immer kürzerer Zeit verarbeiten und analysieren. In der Vergangenheit war es so, dass die Daten-Analysten mit ihren Anforderungen an die IT-Abteilung herangetreten sind. Die IT-Kollegen haben dann den Fachabteilungen das benötigte Datenmaterial bereitgestellt. Mit dem Self Service BI-Ansatz hat sich dies deutlich verändert.

Seitens der Unternehmen besteht heute jedenfalls ein großer Bedarf nach Self Service BI. Zudem steht außer Frage, dass die IT- und Controlling-Abteilungen der Unternehmen nicht alle Berichtsthemen abbilden können. Allerdings hat der SSBI-Gedanke in vielen Firmen dazu geführt, dass eine Vielzahl an Bypass-Architekturen entstanden sind, im Rahmen derer Informationen, die eigentlich zentral beispielsweise über ein Data Warehouse verfügbar wären, über andere Wege von „anderswo“ besorgt wurden. Dadurch kommt es im Regelfall zu Problemen durch deutlich abweichende Ergebnisse.

Ein typischer Ansatz der letzten Jahre war es, Informationen aus einzelnen Systemen in Microsofts Excel, mittels „Copy and Paste“, zusammenzufassen. Dadurch ergab sich zwar ein Vorteil in Sachen „Bewegungsfreiheit“, denn Daten lassen sich auf diesem Weg ganz nach Bedarf zusammenfassen, allerdings – und das ist der große Nachteil – entstand eine Vielzahl an Inseldaten, da ein jeweils abgeschnittener Snapshot mit wenig Nachvollziehbarkeit erstellt wurde, der sich, zumeist nicht selbstständig, aktualisiert.

Ein anderer Ansatz vieler Unternehmen war, in den vergangenen Jahren, der Erwerb von Stand-Alone Software-Lösungen, die sich, gegenüber den klassischen Excel-Ansätzen, über eine gute Datenintegration auszeichnen. Derartige Systeme verfügen üblicherweise über eine Kombination aus Datenintegration und Datenvisualisierung, wodurch Daten quasi „live“ geliefert werden. Das Problem des Abschneidens der Quelldaten von den Auswertungen wurde damit beseitigt. Zudem sind derartige Lösungen zumeist sowohl fachanwendertauglich, als auch userfreundlich. Ein großer Nachteil derartiger Lösungen sind allerdings die Lizenzkosten. Darüber hinaus stehen Unternehmen beim Ausrollen, in Richtung einer Enterprise-Applikation, erneut vor demselben, potenziellen Stolperstein und müssen denselben Lösungsalgorithmus ein weiteres Mal anwenden. Also

1. ein DWH einrichten und
2. die jeweilige Lösung als Frontend einrichten.

Genau hier setzen die neuen Technologien rund um Microsoft Power BI an und bieten Nutzern ein userfreundliches Self-Service Reporting. Dieser Ansatz ist dabei dem von Stand-Alone-Lösungen sehr ähnlich, allerdings gestaltet sich das Ausrollen als Enterprise Lösung deutlich einfacher. Dabei ist ein wichtiger Vorteil, dass manche Versionen von Power BI (beispielsweise Power BI Desktop) keine Lizenzkosten verursachen. Darüber hinaus verfügen manche Bereiche (etwa Visualisierungen) über einen „Open Source“-Charakter. Dies bedeutet, dass für die Visualisierungen die Quellcodes offen liegen und Anwender diese verändern, verbessern und neue zur Verfügung stellen können. Zudem können die Quellcodes auch anderen Nutzern, über die Power BI-Community-Seiten, zur Verfügung gestellt werden.

Im Enterprise Bereich gibt es eine kostenpflichtige Cloud Architektur, aber, aufgrund der Skalierungsmöglichkeiten, mit sehr überschaubaren Preisen.

In den letzten Jahren hat sich zudem der Begriff des „Managed SSBI“ herausgebildet. Im Rahmen dessen, stellt die IT des Unternehmens, in Abstimmung mit den jeweiligen Fachabteilungen, analytisch aufbereitete Daten (entweder in Form einer DSA – Data Staging Area – oder eines relationalen DWH) in möglichst breiter und tiefer Form zur Verfügung. Diese Daten werden regelmäßig gegen die Quelldaten abgestimmt und gelten als Single Point of Truth für die Unternehmensauswertungen.

Die Fachabteilungen können dann die bereitgestellten Daten in beliebiger Form auswerten und miteinander kombinieren. Anwenderseitig können die zertifizierten Informationen um, nicht im DSA/DWA-Bereich enthaltene Infos, erweitert werden – also beispielsweise um externe Marktdaten. Die gewonnenen Informationen finden (bei klassischem Self Service BI) im Regelfall dann, innerhalb des Fachbereichs, Anwendung. Mittels Managed SSBI ist es auch möglich, dass Fachbereiche beliebte eigene Tools (wie etwa Qlik, Tableau oder andere), oder auch Spezialtools (wie beispielsweise Statistikapplikationen) verwenden, aber dabei trotzdem zertifizierte Daten verwenden.

Fachabteilungen können die Modellierungsprozesse ihrer Infos aus dem DSA/DWH unternehmensweit publizieren und damit anderen Usern verfügbar machen. Für die IT Abteilung bedeutet eine Managed Self Service Business Intelligence-Struktur, dass keine bis kaum mehr Anfragen, für Ad hoc-Reporting bzw. Ad hoc-Analysen, die Aufmerksamkeit der IT benötigen. Stattdessen können derartige Anforderungen aus den Fachabteilungen direkt mit den bereitgestellten, zertifizierten Daten im System gelöst werden.