Enterprise Content Management – Der Weg zum papierlosen Büro

Unternehmen, die sich mit der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse befassen, kommen um Gedanken des papierlosen Büros nicht vorbei. Das Thema Enterprise Content Management (ECM) brennt ihnen spätestens dann unter den Nägeln, wenn sie einen Blick auf die Papierablagen und dicken Aktenordner werfen. Es ist kein Geheimnis: Die Digitalisierung dieser Dokumente funktioniert in der heutigen Zeit schon sehr elegant.

Kaum jemand stellt sich jedoch die wichtige Frage: Sind eigentlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ECM und auf die damit einhergehende Digitalisierung vorbereitet? Einige Arbeitskolleginnen und -kollegen halten analoge Dokumente für veraltet und arbeiten gerne so digital wie möglich, andere wiederum halten gern an Papier fest. Deshalb stellt sich die Frage:

Für eine klärende Antwort müssen wir gleich eine noch wichtigere Frage vorwegstellen: Wie bringe ich mein Personal dazu, so effizient wie möglich zu arbeiten?
Die Antwort liegt auf der Hand: Wir müssen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abholen und den für uns passenden Digitalisierungsgrad finden!

Einige Dokumente sind immer noch auf Papier vorhanden, ein reibungsloser Übergang zu digitalen Daten kann jedoch ohne Komplikationen erzielt werden. Es hängt vom Dokumententyp ab, ob ein Dokument am besten digital oder analog bearbeitet werden sollte. Häufig bestimmt die Prozesskette, inwieweit eine digitale oder teilweise digitale Bearbeitung sinnvoll ist.

Denken Sie beispielsweise an Eingangsrechnungen, die bereits heute überwiegend in digitale Arbeitsprozesse integriert sind. PDF-Dateien als E-Mail-Anhang sind keine Seltenheit mehr. Sollten Rechnungen noch per Post eingehen, kommen häufig Scanner mit OCR-Software zum Einsatz. Optical Character Recognition ist eine optische Zeichenerkennung, die unterschiedliche Dokumente wie beispielsweise gescannte Papierdokumente in zu bearbeitende Dateien mit Suchfunktion umwandelt.

Zudem bestehen im Hinblick auf den Digitalisierungsgrad erhebliche Unterschiede zwischen den Branchen. Vor allem wissensbasierte Unternehmen sind bereits umfangreich mit digitalen Anwendungen ausgestattet. Medienbrüche können schon frühzeitig auf ein Minimum reduziert werden.

Digitalisierung muss einen Mehrwert liefern. Allein nach dem Motto „weil wir es müssen“ zu handeln, ist zum Scheitern verurteilt. Denn die Akzeptanz der Nutzer ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der neuen Arbeitsweise keinen Vorteil sehen, dann bleiben sie skeptisch und verweigern sich dem Wandel. Damit die digitale Transformation so reibungslos wie nur möglich ablaufen kann, müssen Unternehmen in Change-Prozesse investieren – und die Frage klären: „Wie werden Personen, Verhaltensweisen und Prozesse in die neuen Anwendungen eingebunden?“

Unternehmen müssen daher ein klares Geschäftsmodell entwickeln, um fundierte Entscheidungen für eine digitale Umgebung zu treffen. Glücklicherweise sorgen IT-Entwicklungen wie Cloud-Services für attraktive und bezahlbare Lösungen, die Unternehmen den Einstieg in die Digitalisierung bei relativ niedrigem Risiko gestatten. Derartige Lösungen und ein guter Support seitens der Lieferanten ermöglichen Organisationen einen reibungslosen Übergang zu einem Büro mit optimaler digitaler Ausstattung.