Einblick in das neue Modul "Project Service Automation" von Microsoft Dynamics 365

In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen das Modul Project Service Automation von Microsoft Dynamics 365 vorstellen. Mit Project Service Automation hat Microsoft, neben Project Online und Planner, eine weitere Projektmanagement Lösung vorgestellt.

Einer der großen Vorteile von Project Service Automation, gegenüber Project Online, ist die Abbildung des Vertriebsprozesses zu den Projekten. Hierzu wird auf der Projekt Detailseite ein Prozess mit mehreren Phasen angezeigt, welcher je nach Anforderungen einfacher oder komplexer gestaltet werden kann. Durch diesen Prozess ist schnell nachvollziehbar, in welcher Phase sich das Projekt momentan befindet und welche die nächsten Schritte sind.

Im Laufe des Projektes bietet die Detailansicht zu Projekten außerdem nützliche Informationen, wie die bisher geleisteten Stunden, wieviel vom Projektbudget bereits verbraucht wurde und einen Überblick über alle Rechnungen, die zum Projekt gestellt wurden.

Ausgehend von der Projektdetailseite, kann der Projektmanager dann in die Online-Projektplanung (Arbeitsstruktur) einsteigen. In dieser Ansicht können, mit einem gewohnten Gantt-Chart, alle Projektaufgaben angelegt und zeitlich geordnet werden. Für jede Aufgabe können zuständige Mitarbeiter hinterlegt werden. Dabei kalkuliert das System automatisch, ob die gebuchte Menge an Stunden mit dem Bedarf für die zugeordneten Aufgaben übereinstimmt.

Alle Nutzer, die an Microsoft Project gewöhnt sind, können die gewohnte Anwendung auch weiterhin nutzen. Denn Project Service Automation bietet ein Plugin zur Integration in Microsoft Project. So kann der Projektzeitplan in der gewohnten Umgebung erstellt werden.

Wenn Mitarbeiter gleichzeitig in mehreren Projekten arbeiten sollen, dann ist eine gute Ressourcenplanung erfolgskritisch. In Project Service Automation werden für jedes Projekt Ressourcenanforderungen erstellt, auf Basis welcher dann Ressourcen für das Projekt gebucht werden. Die Ressourcenanforderungen können dabei auf bestimmte Personen oder auf Rollen gesetzt werden. Das ermöglicht eine einfachere Planung, wenn keine bestimmte Person erforderlich ist, sondern zum Beispiel „nur“ ein Software Entwickler.

In der Ansicht der Ressourcenplanung werden dann alle Buchungen geprüft und freigegeben. Die Ressourcenplanung bietet dabei einen guten Überblick, welche Mitarbeiter wann und wie ausgelastet sind.

Für jede Ressource kann ein Kalender mit Verfügbarkeiten hinterlegt werden, um so auch unterschiedliche Arbeitszeiten und Rahmenbedingungen (z. B. Teilzeitarbeit oder unterschiedliche Normalarbeitszeiten in unterschiedlichen Ländern) zu berücksichtigen.

Für die Projektmitarbeiter bringt Project Service Automation eine eigene Anwendung mit, das Project Ressource Hub.

Das Project Ressource Hub ist speziell auf die Bedürfnisse der Projektmitarbeiter zugeschnitten und bietet nur die Funktionen für die Zeiterfassung und die Erfassung von weiteren Projektausgaben (wie Spesen). Dadurch werden die Benutzer nicht mit einem großen, überladenen Menü konfrontiert.

Project Service Automation bietet im Vergleich zu Project Online und Planner deutlich mehr Funktionen. Es können damit nicht nur Arbeitszeiten und Ausgaben für Projekte durch die Mitarbeiter erfasst werden, sondern auch der gesamte Sales-Prozess eines Projektes, von der Akquise bis zur Abrechnung, abgebildet werden.