Bringen Sie Farbe in den Geschäftsalltag: CRM-Implementierung bei Synthesa

Mit dem CRM-Projekt verfolgte Synthesa das primäre Ziel, ein CRM-System für den Außendienst einzuführen, das den Angebots- und Reklamationsprozess abbildet. Dabei waren die Integration von Artikelstämmen, Offline-Szenarien und vor allem die Performance sowie Usability des Systems als zentrale Ziele hervorzuheben.

Synthesa hatte schon vor der COSMO CONSULT Microsoft Dynamics CRM im Einsatz. Das System wurde jedoch vom Außendienst nicht genutzt, da die Handhabung des Angebotsprozesses nicht praktikabel war. Synthesa fühlte sich vom vorherigen Partner nicht ausreichend beraten und wollte aufgrund der Unzufriedenheit mit der Lösung einen Neuanfang starten. Man machte sich auf die Suche nach einem neuen CRM-Partner. COSMO CONSULT konnte durch Kompetenz, qualitative Lösungsansätze und Hemdsärmeligkeit punkten.

"Mit COSMO CONSULT haben wir einen Partner gefunden, der uns dabei hilft, Prozesse partnerschaftlich und unbürokratisch anzupacken. Das Beispiel des  Angebotsprozesses für den Außendienst zeigt, dass mit unserer Entscheidung goldrichtig lagen."

Alfred Palkoska, Prokurist/IT-Leiter, Firmengruppe Synthesa

Durch die Unzufriedenheit mit der bestehenden Lösung musste erst wieder Akzeptanz für das CRM-System geschaffen werden. Im zweiten Anlauf wurde die Praxisnähe groß geschrieben und so die Vorbehalte gegenüber der Lösung abgebaut. Auch die Anbindung zum hauseigenen ERP-System musste klar definiert werden. Artikel- und Kundenstämme sowie Preisinformationen müssen im CRM zur Verfügung stehen und ggf. manipuliert werden können (zB bei Rabatten). Darüber hinaus musste festgelegt werden, welche Datensätze aus ERP bzw. aus CRM jeweils führend sind.

Das Vorgehen von COSMO CONSULT, von Beginn an mit dem Vertrieb und der Projektleitung an einem Prototypen zu arbeiten, von dem aus man sich Stück für Stück dem Zielsystem näherte, erwies sich als äußerst hilfreich im Projekt. So wurden die Anforderungen der User berücksichtigt und von Beginn an Akzeptanz für das CRM-System geschaffen.

Folgende Punkte wurde mit Microsoft Dynamics CRM erfolgreich realisiert:

• Hohe User-Akzeptanz im Außendienst
• Einheitliche Angebotsdokumente (Inhalt und Design)
• Außendienstprozess und Angebotsverwaltung deutlich performanter als vorher
• Immense Zeiteinsparungen: Angebotsabsprachen werden per Knopf ins ERP gespielt und dort direkt ohne große zeitliche Lücken weiter verarbeitet
• Der semimanuelle Angebotsprozess von Absprache über Verarbeitung bis zur Auftragsanlage ist deutlich effizienter geworden
• Angebote können kopiert und angepasst werden
• Der bereits vorher funktionierende Reklamationsprozess ist nahtlos in die neue Lösung integriert worden
• Die Angebots- und Reklamationsprozesse sind offline-fähig