Agile Organisationsformen - Fünf Tipps für die digitale und agile Teamsteuerung

Hand aufs Herz, wie digital und agil arbeiten Sie im Team? Vielleicht gehören Sie ja zu den 50 Prozent der Führungskräfte, die davon überzeugt sind, dass ihr Team bereits agil unterwegs ist. Nach einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum agieren jedoch gerade mal 10 Prozent der deutschen Betriebe tatsächlich organisationsweit agil. Eine ernüchternde Erkenntnis, wenn man bedenkt, dass agile Organisationsformen laut der Beratungsgesellschaft McKinsey deutlich profitabler und krisensicherer sind als nicht-agile Betriebe. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen fünf Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihr Team digital und agil aufzustellen und dies auch im Betriebsalltag nachhaltig zu leben.

Digital-gestützte Kollaboration ist nicht mehr wegzudenken. Sie ersetzt mehr und mehr persönliche Absprachen oder E-Mails. Um Teamziele und Aufgaben transparent und effektiv zu managen, eignen sich digitale Apps wie Jira, Monday, Asana, Microsoft Planner oder Azure DevOps. Dabei ist es sinnvoll, Apps aus einer Plattform zu wählen, weil diese in bereits bestehende Strukturen eingebunden sind. Dies ist etwa bei Microsoft Planner und Azure DevOps der Fall.

Wenn ein digitales Aufgaben-Management-Tool wie Microsoft Planner installiert ist und die wichtigsten Funktionen bekannt sind, können Sie mit der Aufgabenplanung starten. Doch langsam, Ihre Mitarbeiter wollen schließlich wissen, welcher Sinn hinter den einzelnen Aufgaben steckt. Dabei genügt es bei weitem nicht Key Performance Indicators (KPIs) vorzugeben, diese es dann zu erfüllen gilt. Viel effektiver ist es, eine Strategie zu entwickeln, mit der man bestmöglich die wichtigen KPIs gemeinsam im Team erreicht, um sie dann in taktische Teilziele herunterzubrechen. Ein agiles Framework, das sich hierfür empfiehlt, sind die Objectives und Key Results (OKRs). Bei der Formulierung der Ziele bezieht man die Mitarbeiter mit ein, sichert sich so ihr Engagement und sorgt gleichzeitig für Transparenz auf dem Weg zu den KPIs. Es lohnt sich also, sich mit OKRs zu beschäftigen!

Um agil zu bleiben, sollten die Ziele maximal für ein Quartal im Voraus definiert werden. Anschließend lassen sich daraus Aufgaben für die Woche ableiten. In der agilen Welt spricht man dabei von sogenannten „Sprints“. Ein Wochensprint enthält eine bestimmte Anzahl verschiedener Aufgaben, die auf die jeweiligen OKRs einzahlen. Auch hier empfiehlt es sich, die Mitarbeiter einzubeziehen, um die betreffenden Aufgaben festzulegen. Zu guter Letzt sollte das digitale Aufgabenboard so aufgebaut sein, dass der Status jeder Aufgabe transparent dargestellt wird. Man muss also erkennen können, wer an den Aufgaben arbeitet und wo die dazugehörigen Dokumente zu finden sind. Gerade hier sorgt ein digitales Board für den notwendigen Überblick, um Teams agil zu steuern!

Besonders bei Veränderungen im Team – etwa durch die Einführung eines neuen digitalen Teammanagement-Boards – sollte man regelmäßig über die Zusammenarbeit sprechen. Die Retrospektive ist das passende Format, um das vergangene Quartal zu beleuchten und Best Practices sowie Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Wenn Sie Retros kollaborativ und motivierend durchführen, halten Sie eines der wirkungsvollsten Tools in der Hand, mit dem sich Produktivität und Zufriedenheit steigern lassen. Doch, auch hier gilt: Steigen Sie von Anfang an tiefer in das Thema Retrospektiven ein!

Nicht jede Führungskraft oder jedes Team-Mitglied muss ausgebildeter SCRUM- oder OKR-Master, Agile Coach oder Change-Manager sein, um agile Organisationsformen einzuführen. Die neuen Tools und Routinen sind leicht zu erlernen und lassen sich auch on-the-job umsetzen. Allerdings sollte der erste Versuch nach Möglichkeit sitzen, damit Veränderungen im Unternehmen auch weiterhin positiv aufgenommen werden. Daher unser Rat: Lassen Sie sich anfangs von einem Experten begleiten und unterstützen. Die besten Berater erkennen Sie daran, dass diese versuchen, sich schnell überflüssig zu machen, indem sie Ihr Team befähigen.

Mit den Fünf Tipps rund um agile Organisationsformen sind Sie bestens auf den Start in das virtuelle Teammanagement vorbereitet. Fangen Sie am besten klein und pragmatisch an – Hauptsache Sie starten und investieren in eine moderne, produktive Zusammenarbeit.