5 Sichten auf ein Dokumentenmanagement

Auf die Frage „Was ist Ihnen konkret bei der Umsetzung von digitalen Dokumentenprozessen wichtig?“ bekommen Sie wahrscheinlich je nach befragter Person unterschiedliche Antworten. Fragen sie Herrn Dr. Weitblicker, den Geschäftsführer eines erfolgreichen, produzierenden Mittelstandsbetriebs, bekommen Sie wahrscheinlich folgende Antwort:

„Mir ist es wichtig, dass wir unsere Attraktivität als Arbeitgeber klar in den Fokus rücken! Die Nutzung moderner Technologien und innovativer Tools zeigt Modernität und steigert unsere Effizienz. Wir brauchen einen zentralen und schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen.“

Wenn Sie Herrn Solarek, IT-Leiter des Betriebs fragen, bekommen Sie auf dieselbe Frage vielleicht eine ganz andere Antwort:
„Die sichere Nutzung von Daten und Dokumenten hat für mich höchste Priorität! Zudem ist es wichtig, dass der sichere Umgang mit neuen Technologien bei allen Mitarbeiter*innen gewissenhaft geschult wird.“

Kollege Breit, Mitarbeiter einer Fachabteilung, sind bei der Umsetzung von digitalen Dokumentenprozessen wieder andere Dinge wichtig:
„Am wichtigsten ist für mich die einfache und intuitive Nutzung bei einem System, das Dokumente verwaltet. Auch möchte ich gern Dokumente mit Kolleg*innen in meinem Team oder Projekt teilen. In Zeiten von Modern Work es für mich wichtig, auch im Homeoffice, einen direkten Zugriff auf meine aktuellen Dokumente zu haben.“

Aber egal, wen Sie noch fragen, am Ende haben Alle eine eigene Vorstellung von digitaler Arbeit mit Dokumenten. Jeder will eine Lösung, die es ermöglicht gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, sie mit anderen zu teilen und revisionssicher aufzubewahren. Und zwar unabhängig davon, ob man im Büro, im Homeoffice oder unterwegs ist.

Man stellt fest, dass Handlungsbedarf besteht, da die aktuellen Systeme nicht mehr zeitgemäß sind. Gemeinsam mit dem Top Management und den verantwortlichen Fachbereichsleiter*innen wird ein Vorprojekt zur Digitalisierung definiert und Budget dafür freigegeben.

Hinterfragen Sie Ihre Prozesse und auch Ihre Geschäftsmodelle. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem die Mitarbeiter*innen offen und kreativ sein können. Stellen Sie sich immer die Frage wie Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt stellen können.

Wichtig ist die enge Einbindung Ihrer Mitarbeiter*innen und der künftigen User. Wählen Sie die richtigen Key-User aus. Sie müssen von Beginn an eingebunden sein und sich mit dem Projekt identifizieren. Sie müssen Botschafter für das Projekt sein und die Wichtigkeit und Bedeutung in die Abteilungen tragen. Am Ende des Tages ist der Projekterfolg abhängig davon, dass jede Abteilung das Gefühl hat, gehört und berücksichtigt worden zu sein bzw. versteht, warum die Modernisierung der Systeme notwendig ist und welche Mehrwerte sie bringt. Idealerweise holen Sie sich bereits in dieser Vorphase eines Projekts professionelle Hilfe zum Thema Business Design bzw. Change Management. Jeder hier investierte Euro spart Ihnen später das zwei- bis fünf-fache. Kein Projekt ist teurer als ein, aufgrund von zu undurchdachter Planung, gescheitertes Projekt.

Die Prozesse zur Zusammenarbeit im Unternehmen werden immer agiler und hybrider.
Laut einer Studie von Workplace Intelligence möchte die Mehrheit der Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten zwischen dem Büro und ihrem Homeoffice aufteilen. In einer Befragung von Accenture gaben sogar 83 Prozent an, dass sie mittlerweile ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen.

Die meisten Mitarbeiter*innen sind zufriedener und engagierter, wenn sie gemeinsam mit anderen Kolleg*innen an Projekten, Aufgaben und Dokumenten arbeiten können, ohne dafür am selben Ort sein zu müssen.

Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Microsoft Teams hat viele begeistert. Und so teilt Herr Dr. Weitblicker, aus der Geschäftsführung, gerne ganz unkompliziert per Chatnachricht das neueste Arbeitsdokument mit seiner Kollegin. Auch Herr Solarek hat mittlerweile die Prozesse seiner IT-Mannschaft innerhalb Microsoft Teams strukturiert und teilt dort wichtige Dokumente und Aufgabenlisten mit anderen Mitarbeiter*innen.

Wenn die Rede von der Arbeit mit Dokumenten in Microsoft Teams ist, ist eigentlich Microsoft SharePoint gemeint. Wussten Sie, dass die Ablage von Dateien in Microsoft Teams im Hintergrund völlig automatisch in SharePoint Online stattfindet? Ja, genauso ist es.

SharePoint Online bringt wesentliche Vorteile als Dokumentenmanagementsystem mit:

• Einfaches Suchen und Finden der richtigen Datei oder Vorlage

• Nahtlose Arbeitsabläufe – ganz ohne Medienbrüchen

• Keine unbefugten Dateizugriffe mehr

• Einfache Regelung von Berechtigungen über Sicherheitsgruppen (Rollenspezifische Rechtevergabe) im Azure AD

• Übersichtlicher Versionsverlauf – kein Arbeiten mehr in falschen Versionen, mit SharePoint können Dokumentenversionen eingesehen und gespeichert werden

• Einfache Verwaltung von Zugriffen externer Benutzer*innen auf Dokumente oder Informationen

Mit all diesen Funktionen ist es möglich ein zentrales Dokumentenmanagementsystem mit Microsoft 365 zu schaffen. Dadurch wird die Arbeit an Dokumenten in SharePoint mit Microsoft Teams verknüpft und so eine zentrale Zusammenarbeitsplattform geschaffen, die es Nutzer*innen ermöglicht alle Prozesse mit Dokumenten in einer Anwendung auszuführen.

Quelle:
The Hybrid Workplace Study – Workplace Intelligence