Vad kännetecknar den bästa leverantören av ett affärssystem?

Funderar du på att uppgradera till ett modernt affärssystem? Då funderar du säkert även på frågor som vilken lösning du ska välja och om du ska lägga till ett kompletterande system eller byta ut hela ERP-systemet? Det finns många affärssystem och leverantörer där ute som alla låter som den enda rätta enligt sin marknadsföring, men vad är viktigt att tänka på vid val av affärssystem?

Gartner förutspår att många fler system kommer behöva sammanföras vilket innebär att runt 50% av IT-kostnaderna år 2020 kommer läggas på integrering av olika system. Att istället byta ut befintliga lösningar, som sällan täcker alla behov, till en modern helhetslösning blir en nödvändig förutsättning för att lyckas med din digitala transformation. När det sedan kommer till val av leverantör är det viktigt att du hittar en insiktsfull samarbetspartner som förstår dina behov och levererar en lösning som är flexibel och som kan anpassas efter just dina behov. Både nu och i framtiden.

Ett system som inte matchar dina krav kan orsaka mycket frustration och begränsningar, medan en träffsäker lösning lyfter alla delar av din verksamhet och tar den till nya höjder. Vill du få ut det mesta ur ditt affärssystem finns det några egenskaper som kännetecknar en trygg och professionell leverantör.

Att samla och digitalisera alla era processer och er data under ett tak i ett gemensamt ERP-system ger stora vinster i effektivisering och produktivitet, hjälper till att bygga bättre relationer med kunderna och medarbetarna, samt samordnar relevant data så att ni kan ta klokare beslut. ERP är ett smart verktyg för smarta affärer och inget företag som vill ligga i framkant bör vara utan det.

Även företag inom samma bransch kan stå inför olika utmaningar. Det krävs därför ett företag som inte bara har expertis inom ERP, utan även förstår behoven som finns hos just ditt företag. Erfarenhet inom digitalisering och effektiviseringsmöjligheter är en viktig faktor som ska tas hänsyn till vid val av leverantör. Minst lika viktigt är det även att samarbetspartnern har insikter och förståelse för hur din verksamhet fungerar och vad den behöver för att vara framgångsrik. Det handlar alltså om att ha erfarenhet och insikt i hur olika företag och branscher fungerar.

Är ditt företag ett tjänsteföretag som jobbar med konsulttjänster och projekt så ska leverantören förstå utmaningarna med att synka ihop tidrapporter, projektresurser, underlag m.m. så att ni kan jobba mer effektivt och med mer kundnytta.

Jobbar ni som återförsäljare kanske det är lagerhantering, prisuppgifter och transporter som behöver smarta verktyg för att kunna kopplas ihop och effektiviseras. Den bästa leverantören plockar inte rutinmässigt fram någon ”one solution fits all” eller skräddarsyr en lösning utan sätter sig in i era specifika utmaningar, möjligheter, processer och föreslår de komponenter som just ni behöver  

En bra leverantör utgår och förstår dina förutsättningar.

Att välja affärssystem är inte som att köpa en ny skärm eller skrivare och därför behöver du anlita någon som gör mer än att bara sälja teknologi. För de bästa leverantörerna är inte systemet det viktigaste. Det viktigaste är människorna och systemet är verktyget som löser deras behov så att de kan jobba smartare och åstadkomma mer. Den bästa systemleverantören är en samarbetspartner som blir en viktig och långsiktig del av ert förändringsarbete. Någon som är med från första början för att lyssna, kommunicera, fråga, förstå och hjälpa er att få alla bitar på plats så att er investering ger bästa möjliga värde under lång tid framöver.

Helhetsleverantör kan låta lite som ett floskelbegrepp som många slänger sig med men det finns några faktorer som konkret visar att det här är någon som verkligen bryr sig om er i det långa loppet.

• Är en långsiktig partner. I lyckade projekt är någon ansvarig med hela vägen tills målet är nått. Det kan vara säljaren som stannar även efter att affären är klar och tar ansvar för att implementering och leverans utförs korrekt och smidigt.

• Jobbar proaktivt. En helhetsleverantör fungerar även som en coach som guidar ditt team och din ledningsgrupp och hittar infallsvinklar, lösningar och utvecklingsmöjligheter som ni kanske inte ens har funderat på. Det är någon som har erfarenhet av era behov, som ställer rätt frågor för att förstå era utmaningar, som ligger steget före och förutser och förebygger problem samt ger goda råd som hjälper er att jobba mer effektivt och framgångsrikt.

• Tar ansvar. En seriös helhetsleverantör tänker långsiktigt och lägger större vikt på att ni får kvalitet i leveransen och blir nöjda än att snabbt avsluta affären. En seriös helhetsleverantör utbildar kunden i att själv kunna sitta i förarsätet och använda systemet optimalt.

• Bryr sig främst om människorna. En helhetsleverantör må vara expert på digitala lösningar men vet att allt i grund och botten handlar allt om människor. Det är människor som arbetar, tar beslut, skapar innovationer, driver lönsamhet m.m. Och det är människor som behöver vara nöjda med systemet som för att kunna lyckas med sitt jobb.

Det krävs mycket kompetens för att implementera en lyckad lösning. Det är i regel flera konsulter som har fokus på olika områden som jobbar med att leverera affärssystemet. Ju bättre synkade de är och ju bättre kommunikation de har sinsemellan, desto högre kvalitet blir det på lösningen. Det här kännetecknar ett erfaret och välslipat team.

• Strömlinjeformad process. En seriös leverantör har en väl inarbetad process där övergångarna mellan sälj, implementering, driftsättning och utbildning överlappar under lång tid och ansvaret flyttas över successivt så att allting flyter på och alla är insatta.

• Mallar och rutiner. Det pågår mycket under ett projekt och ju bättre rustad leverantören är för de aktiviteterna, desto smidigare går leveransen. Inarbetade rutiner för rapportering, avstämningar, beslut m.m. gör att alla vet vad som pågår och eventuella avvikelser och problem går att identifiera och åtgärda så tidigt som möjligt. En seriös leverantör har också färdiga mallar för aktiviteter som testplaner och lösningsbeskrivningar som underlättar både implementeringen och kundens projektarbete.

• Kommunikation. Implementeringsprojekt kan pågå under lång tid (6–18 månader är inte ovanligt) och många personer är inblandade. En erfaren och seriös leverantör är bra på att skapa transparenta samarbeten med en öppen dialog och kontinuerlig feedback som gör att alla parter kommer närmare varandra och får en tydlig överblick över allt som pågår i projektet. Det här förebygger missförstånd och konflikter, underlättar för alla parter och ger en smidigare leverans av hög kvalitet.

Den bästa leverantören är den som ser alla sina kunder och projekt som viktigast. Som inte ger sig förrän alla är nöjda med lösningen. För de vet att ingenting är bättre för långsiktig framgång än ett bra resultat.

Letar du efter en partner som kan erbjuda affärslösningar för din verksamhet? COSMO CONSULT värdesätter ett nära samarbete med våra kunder och bidrar med ett helhetsperspektiv för att hjälpa er verksamhet med digitaliseringsresan. Kontakta oss om du vill veta mer. Vi ser emot att höra ifrån dig!