Standard eller inte standard, det är frågan...

”Vi skall ha ett standardsystem! Vår verksamhet är inte unik, utan liknar alla andra!”
”Vår verksamhet är unik, och det finns INGET standardsystem som stödjer vår verksamhet.”

Ovan är två ganska vanliga kommentarer vi får vid en upphandling av ett nytt affärssystem. Vad är då standard och vad krävs av ett affärssystem idag för at stödja ert företags verksamhet?

I en mindre verksamhet kan man använda ett standardsystem med redovisning, Order-Lager-Fakturering-Inköp och hantera unika behov manuellt eller via sidosystem.

Vill man digitalisera sin verksamhet, behövs möjligheten att anpassa funktioner för sin verksamhet, och kanske också integrera informationen till andra system.

Affärssystemet skall ju stödja verksamhetens processer utifrån ett ekonomiskt, logistiskt och informativt perspektiv.

Vad är då Standard? Jo, en dokumenterad kunskap och en gemensam lösning för hur man skapar enhetliga och transparanta rutiner.

Microsoft Dynamics 365 Business Central stödjer en rad standards:

• Sarbanes-Oxley Act (SOX), en amerikansk lag antogs 2002 för att skydda investerare genom att förbättra noggrannheten och tillförlitligheten av företagsinformation.
• Den internationella finansiella rapporteringsstandarden i Europeiska unionens internationella Redovisningsstandarder (IAS / IFRS) som trädde i kraft 2005 och fastställer internationella redovisningsstandarder för redovisning, mätning, konsolidering och rapportering.
• Det nya Baselavtalet (Basel II), som antogs 2006 för att ta itu med frågor om finansinstitutsrisk och för att främja större stabilitet i det övergripande finansiella systemet. * Senast standarden som stödjs är nya personuppgiftslagen GDPR som kom 2018.

Här finns mera information om de olika standards som stödjs:

• Dynamics 365 Compliance list
• Dynamics365 Business Central Compliance overview
• IAS Compliance and Microsoft Dynamics NAV
• Compliance Pocket Guide
• Sarbanes-Oxley White Paper
• Basel II White Paper
• GDPR

COSMO CONSULTs branschlösningar är certifierade för Microsoft Dynamics (Cfmd), samt validerade av oberoende AMR Research för att uppfylla olika standards.

Detta säkerställer att man uppfyller de krav som ställs på branschlösning.

Stödjer då affärssystemet er verksamhet direkt? Bara att installera och köra?

Nja, under mina drygt 20 år som affärssystemskonsult har jag aldrig träffat på två kunder som har samma behov och gör på exakt på samma sätt. 

Man kan dela in processer och funktioner hos ett företag i tre olika delar:
1.    Standardfunktionalitet.
2.    Branschspecifika funktioner.
3.    Kundunika processer.

Standardfunktioner är grundläggande funktioner som alla företag använder. Den italienska munken Luca Pacioli lade grunden för dagens redovisning redan på 1400-talet. 

I dagens digitaliserade värld måste ett affärssystem stödja elektronisk in- och utbetalning som i sin tur stödjer bankers olika format. Kunna skicka och ta emot elektronisk fakturering enl. EU standard PEPPOL. 

Alla affärssystem stödjer grundläggande redovisning, utöver det finns det stöd för olika funktioner för era behov Här finns en översikt av Dynamics 365 Business Central grundfunktionalitet.

Branschfunktioner är funktioner som är unika för en viss bransch. Fashionindustrin jobbar till exempel med säsonger, införsäljningsperioder, tillverkning utomlands och långa ledtider. Man behöver också kunna hantera storlekar och färger. 

Retail-bolag har behov av kassor, kundklubbar och flöden för hantering av centrallager och butiker.

Tillverkande bolag fungerar på olika sätt, en del tillverkar kundunikt, andra serietillverkar, och vissa tillverkar produkter som blandas via recept. Vissa driver projektbaserad produktion.

Kundunika processer har oftast uppkommit utifrån historiska system, eller medarbetares kreativitet att lösa ett behov. Det behöver inte följa någon gängse standard, utan har blivit ett internt arbetssätt som stödjer visa processer i företaget. Dessa kan vara en del av företagets kultur och unikhet och särskiljer det från sina konkurrenter.

Man kan också ha ett flertal andra systemlösningar för att stödja processer i verksamheten, och dessa behöver oftast på ett eller annat sätt fungera tillsammans med affärssystemet.

Så vid ett byte av affärssystem måste vi förstå ert totala behov, och analysera hur affärssystemet skall stödja er verksamhet. Dessutom har ni valet att ändra processer utifrån affärssystemet, eller anpassa affärssystemet utifrån era processer.

Med ett dynamiskt och anpassningsbart affärssystem kan vi stödja er bransch och kundunika behov. Standard säkerställer att man har enhetliga och transparanta rutiner.

Vi på COSMO CONSULT är experter på att hjälpa er med att införa Microsoft Dynamics 365 Business Central affärssystem i er verksamhet. Vårt fokusområde ligger inom handelsbolag, Fashion, Retail och tillverkande företag.  Kontakta oss för mer information hur vi kan hjälpa er.
 

Per Bay har arbetat med Microsoft Dynamics NAV i drygt 20 år och var med och startade den svenska verksamheten av COSMO CONSULT 2007. Ett gediget teknikintresse och erfarenhet från ett 100-tal kundprojekt gör att han har en djup förståelse för människor, processer och system. Han är idag produktansvarig och lösningsarkitekt för Microsoft Dynamics NAV hos COSMO CONSULT.