Så får du värdefulla insikter om din verksamhet

Du har säkert hört talas om Business Intelligence, eller BI som det också kallas. Det finns ganska många uppfattningar om vad det är och vad det kan göra för en verksamhet. Hur ser det ut hos er? Vad tycker du att BI egentligen är? Ni kanske till och med redan har BI i er organisation, vad använder ni den till i så fall? Är det en produkt eller vad är det för något hos er?

Här ska vi reda ut vad Business Intelligence egentligen är och hur du kan använda den för att få värdefulla insikter om din verksamhet, insikter som kan hjälpa dig att utvecklas.

Enligt Gartner Group så definieras BI, eller A&BI som de kallar det (Analytics and Business Intelligence), så här:

"Analytics and Business Intelligence is an umbrella term that includes the applications, infrastructure and tools, and best practices that enable access to and analysis of information to improve and optimize decisions and performance - Gartner"

Det är med andra ord inte bara en produkt som gör snygga visualiseringar och magiskt får verksamheten att gå bättre; det handlar heller inte om att bara rapportera ett resultat. Vad BI egentligen handlar om är att kunna förklara resultatet genom att omvandla data till insikter. Det ger i sin tur beslutsunderlag till förändringsinitiativ som driver företaget mot sina uppsatta mål, eller längre.

För att kunna lyckas med den här datainsamlingen och analysen, och få ut så bra insikter som möjligt, krävs det ett gediget förarbete. Innan arbetet med processerna påbörjas är det givetvis viktigt att förankra eventuella visioner och mer kortsiktiga mål i gruppen så att KPI:er och andra mätvärden arbetar åt rätt håll.

Vi brukar dela in det här arbetet i sex steg som itereras om och om igen i korta cykler.

1. Definiera och digitalisera processerna. Dokumentera och gå igenom prioriterade processer samt utse ägare om det saknas. Sätt upp viktiga KPI:er. Digitalisera där det är möjligt.
2. Ta fram mätvärden. Implementera mätvärden i processerna som visar var vi är på väg
3. Mät, visualisera och publicera. Visa avvikelser och samla in data för framtida analyser. Avvikelserna hanteras löpande.
4. Analysera och reflektera. Medarbetarna i processen analyserar resultatet och tar reda på varför det blev som det blev. Extra information kan läggas till i efterhand.
5. Ta fram åtgärder baserat på analyserna. Medarbetarna i processen tar fram förslag på åtgärder.
6. Genomför åtgärder. Medarbetarna i processen genomför de framtagna åtgärderna.

När det här arbetssättet är etablerat så är vi redo för nästa fas: att implementera datamodeller och analysverktyg. Här ska också tilläggas, att det inte sällan är så att ett företag börjar med att köpa en ”färdig” BI lösning för att komma igång fortare med själva rapporteringen och visualiseringen. Att köpa en lösning som är förberedd att samla in information från just dina system är ofta att föredra då den överlägset största investeringen ofta handlar om att extrahera och lagra data till något som faktiskt avspeglar verkligheten. Att köpa en färdig lösning är givetvis inte fel sätt att göra det på, men om det ursprungliga syftet var att komma igång med förändring och förbättringsarbete så gäller det att inte släppa det, efter det att BI- produkterna är installerade. Rätt installerade lösningar gör det sedan möjligt att effektivisera och automatisera datainsamlingen som sedan påskyndar analysen, visualiseringen och publiceringen av insikterna till de berörda medarbetarna. Vi vill att det båda ska synas och kännas att det finns ett stort behov av åtgärder. Det leder förhoppningsvis till att företaget fokuserar på utveckling och förbättring istället för att bara rapportera hur det gick i snygga rapporter.

Låter det här intressant och du vill veta mer? Kontakta oss redan idag så berättar vi hur vi kan hjälpa dig! 

Författare:
Mikael Öhlund
Advisory Consultant
 +46 | 90 17 65 90
kontakta(at)cosmoconsult.com
COSMO CONSULT Sweden