Bättre projektledning med Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central är ett heltäckande, molnbaserat affärssystem som används av många företag över hela världen. Ett område där verktyget verkligen glänser är inom projektledning. Om ert företag arbetar mycket med konsulter, eller om det bara i allmänhet är projektbaserat, finns det mycket som kan förbättras genom att integrera en smart affärslösning som Business Central. I det här inlägget kommer vi ta upp vanliga problem inom projektledning och hur ett smart affärssystem kan hjälpa till att lösa dessa problem.

Att se till så att alla arbetar åt samma håll är viktigt när man arbetar projektstyrt. I projekt fördelas ofta arbete mellan ett par olika personer i olika roller, och senare sammanflätas det arbete som de har gjort. Om det först efter en vecka visar sig att projektbeskrivningen inte varit tillräckligt specifik, eller om det visar sig att någon har missförstått vissa detaljer, kan det leda till att stora delar av det arbete som gjorts måste göras om, vilket kan bli väldigt kostsamt.

Att arbeta på distans har blivit allt vanligare, framförallt i projektbaserade yrken. Det finns många fördelar med ett sådant arbetssätt men en risk kan vara att kommunikationen blir långsammare och eventuellt mindre lättillgänglig om alla inte befinner sig på samma plats.

För att sammanfatta problemet ovan kan man säga att det helt enkelt handlar om kommunikation. Hur kommunicerar vi effektivt när vi arbetar projektstyrt och hur ser vi till så att alla arbetar åt samma håll? Många företag saknar verktyg för effektiv projektledning, vilket resulterar i de problem som vi har beskrivit ovan.

En lösning på problemet är att börja använda de kommunikationsverktyg som ingår i Microsoft Dynamics 365 Business Central. Microsoft Teams är enkelt att integrera i Dynamics 365 och hjälper er verksamhet att leda mer effektiva projekt på följande sätt:

1. Förbättrad produktivitet. Genom att få tillgång till chatt, videosamtal och fildelning i ett och samma verktyg ökar ni er produktivitet samtidigt som ni ser till att ni kan ha spontana möten.
2. Enklare samarbeten. En viktig funktion i Teams är att ni kan sortera era samarbeten i olika kanaler. På så sätt bjuder ni in de som är inblandade i ett projekt till en specifik kanal och kan därmed samla allt som har med projektet att göra på ett och samma ställe. I arbetstytan kan ni även prata med varandra och loggarna sparas naturligtvis. På så sätt undviker ni missförstånd och minskar risken för missade deadlines.
3. Framtidssäkra er arbetsplats. Vi vet aldrig hur framtiden ser ut men det är en bra idé att vara så väl förberedd som möjligt. Om ni plötsligt måste arbeta med varandra på distans är det viktigt att ni har en lösning som är redo att användas och som låter er samarbeta så effektivt som möjligt, även om ni inte befinner er på samma plats.

I projekt är det ofta många personer inblandade och ofta har olika personer i projektet inte direkt kontakt med varandra. Det kan leda till att vissa delar av projektet blir isolerade från andra delar, vilket kan innebära att det blir svårt att se de direkta resultaten av de arbetsuppgifter som olika personer gör. Det är viktigt att alla inblandande tar ansvar för projektet som helhet men det kan som sagt vara svårt när man bara ser en liten del av det som ska göras.

I Microsoft Dynamics 365 Business Central får ni många verktyg som hjälper er i er projektledning. I jobbvyn får ni full kontroll över era projekt och kan fördela resurser, integrera dem i tidrapporter och registrera inköp för specifika jobb. I Business Central kan ni använda följande för att få bättre projektöversikt:

• Tidrapporter. I Dynamics 365s projektledningsverktyg skapar ni enkelt tidrapporter. Dessa är inte bara användbara när löner ska betalas, de är även användbara för att följa hur projektet fortlöper.
• Budget. I projektverktyget kan ni givetvis även skapa budgeten för projektet och se till att den följs genom att jämföra era uppskattningar mot faktiska kostnader.
• Resursanvändning. Resurser tilldelas enkelt och är lätta att följa. Du kan även justera priser i efterhand, vilket gör att det både är flexibelt och effektivt att använda verktyget.
• Projektprogression. I projektledningsverktyget får du all den information som du behöver om era aktiva projekt. Ni kan även se tidigare projekt och skapa rapporter och analyser.

Med Business Central kan era projektledare se till att alla projekt bedrivs på ett så effektivt och optimalt sätt som möjligt, och med tillhörande verktyg kan detta kommuniceras med samtliga involverade parter på ett effektivt sätt.

Ett vanligt problem inom projektledning är att projektet aldrig verkar vilja ta slut. Ibland beror det på missförstånd och slutar med att kunden inte får det den var ute efter, vilket i sin tur leder till att kunden ber om revision på revision av arbetet. Detta som ibland kallas ”scope creep”, är alla projektledares mardröm och leder ofta både till missnöjda kunder och till kostnader som skenar.

Att en faktura skickas är ofta ett tecken på ett avslutat projekt. För att fakturan ska accepteras måste den givetvis stämma överens med de krav och de förväntningar kunden har haft på projektet. Det som är bra med faktureringsfunktionen i Business Central är att det är enkelt att registrera kostnader för resurser, material och inköp som har haft med projektet att göra. Det blir därför enklare för projektledare att peka mot faktiska siffror istället för att försöka motivera kostnader på andra sätt.

En annan viktig aspekt är att ni via Microsofts stödsystem kan registrera all kommunikation digitalt, vilket gör det lättare för er att undvika missförstånd. Just missförstånd är en av de främsta orsakerna till att ett projekt fortsätter utan ett tydligt mål, det vill säga att projektet inte har ramats in ordentligt och att det inte har kommunicerats tillräckligt väl. På så sätt får ni de verktyg ni behöver för att undvika ”scope creep” innan det har börjat bli ett problem.

Att använda ett effektivt stödsystem för era projekt är det första steget mot mer lyckade projekt. Kommunikation, översikt och fakturering är det som vi har tagit upp i det här inlägget, och vår förhoppning är att ni har fått mer insyn i hur ni kan få hjälp av Business Central. Hör gärna av er till oss ifall ni vill prata mer om hur ni kan bli bättre på projektledning!