¿Por qué cambiar de aplicación 566 veces al día está afectando tu productividad?

Según un informe de RescueTime basado en datos de 50.000 usuarios que utilizan su software de gestión del tiempo, los trabajadores de la información cambian de aplicación o sitio web en promedio 566 veces al día. Este cambio constante puede fragmentar el tiempo y reducir significativamente la productividad.

El dato, que a simple vista podría parecer una simple anotación estadística, tiene sin embargo implicaciones mucho más profundas. Gloria Mark, profesora de la Universidad de California, ha investigado cómo las interrupciones y los cambios de tareas afectan la productividad. Según sus hallazgos, después de una interrupción, puede costar hasta 23 minutos retomar la concentración en la tarea original. Según sus estudios, los trabajadores cambian de tarea o aplicación aproximadamente cada 10,5 minutos. Estos datos se ven reforzados por nuevos estudios como uno reciente de la Universidad de Illinois que apunta a que el cambio de contexto puede reducir significativamente la eficiencia, haciendo que los trabajadores tarden entre un 20% y un 40% más de tiempo en completar tareas debido a los efectos acumulativos de los cambios de contexto

En muchas organizaciones, especialmente en las más grandes, el número de aplicaciones utilizadas diariamente por los empleados puede ser abrumadora. Este fenómeno de cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones y ventanas no solo es un desgaste mental, sino también un gran desperdicio de tiempo y esfuerzo. La situación, que se ha normalizado como "la forma en que trabajamos ahora", es un reto que las empresas deben reconsiderar seriamente. Continuar con esta tendencia podría acarrear costes ocultos más altos de lo estimado, y reconocer esto puede ser el primer paso hacia la búsqueda de métodos de trabajo más eficientes y menos agotadores.

Cuando un usuario cambia de una aplicación a otra, no se trata solo del acto físico de presionar teclas para realizar el cambio. Se necesita tiempo para reajustarse a la nueva aplicación, su contexto semántico y su propósito después de un cambio; los usuarios necesitan ubicarse nuevamente, incluso si acaban de verla. Por ejemplo, al cambiar de un correo electrónico a una hoja de cálculo, las interfaces, los diseños y los propósitos de ambas son muy diferentes. Antes de que estés listo para continuar con la tarea a la que cambiaste, lleva un momento ajustarse rápidamente a la hoja de cálculo.

Este reajuste tiene un coste. La psicología y la neurociencia han demostrado que saltar entre tareas —también llamado "cambio de contexto"— es cognitivamente agotador. Hemos descubierto que incluso cambiar o alternar entre dos aplicaciones equivale a un cambio de contexto. El cambio excesivo aumenta la producción de cortisol en el cerebro (la principal hormona del estrés), nos ralentiza y dificulta la concentración.

Para la mayoría de los empleados, no hay una forma obvia de evitar el ir y venir constante entre documentos, sitios web y aplicaciones: es simplemente la forma en que se debe realizar el trabajo. La mayoría de las aplicaciones empresariales no están diseñadas para conectarse entre sí, lo que significa que las personas operan en roles de "silla giratoria", extrayendo y transformando datos de múltiples aplicaciones y luego ingresando esos datos en otros sistemas. Una parte considerable de sus trabajos consiste en actuar como el pegamento entre aplicaciones dispares. Este es un patrón común de trabajo en casi todas las organizaciones del mundo, independientemente del sector o el tamaño. Los procesos y tareas que las personas ejecutan están diseñados para abarcar múltiples aplicaciones, y, por lo tanto, la propia naturaleza del trabajo actual requiere ese cambio constante.

Cambiar entre diferentes tipos de aplicaciones no solo fragmenta el tiempo, sino que también cambia el tipo de habilidades cognitivas que se utilizan. Por ejemplo, pasar de una hoja de cálculo, que requiere pensamiento analítico y matemático, a un procesador de texto, que puede requerir habilidades de escritura y comunicación, impone una carga cognitiva adicional. Este cambio constante entre diferentes modos de trabajo puede llevar al agotamiento mental y a una mayor probabilidad de errores.

En una era de alta rotación, es vital que los líderes prioricen la mejora de la experiencia de los empleados tanto como se preocupan por el crecimiento, la experiencia del cliente y los beneficios. El "coste del cambio de aplicaciones" es un ejemplo de la necesidad de tener empatía por cómo las personas experimentan el trabajo. Tal empatía, respaldada por datos del gráfico de trabajo, probablemente escale y sea la mejor apuesta para asegurar que los activos más importantes regresen a la mañana siguiente.

Microsoft no es ajena al problema. Como fabricante de soluciones empresariales, siempre ha tratado de diferenciarse primando un uso intuitivo, amigable y con facilidad de aprendizaje, en contraposición a otras soluciones ‘top’ pero monolíticas y generalmente ‘odiadas’ por los usuarios. Este enfoque se ve plasmado en soluciones como los ERP y CRM Dynamics 365, y otras soluciones de colaboración, inteligencia de negocio y productividad que a continuación comentamos.

Microsoft Dynamics 365 es una solución empresarial integral que ayuda a las empresas a gestionar sus operaciones de manera más eficiente. Una de las grandes ventajas de esta plataforma es que reduce significativamente la necesidad de cambiar entre múltiples aplicaciones. Esto se logra mediante la integración nativa y fluida con varias aplicaciones empresariales, lo que permite a los usuarios trabajar de manera más productiva y concentrada. De esta forma, se beneficia de otras aplicaciones empresariales de Microsoft que contribuyen a esta reducción de cambios entre aplicaciones, como:

Microsoft Teams: Teams está profundamente integrado con Dynamics 365, lo que permite a los empleados colaborar sin salir del entorno de trabajo principal. Puedes acceder a datos, realizar reuniones, y compartir información directamente desde Dynamics 365, eliminando la necesidad de cambiar constantemente entre diferentes plataformas de comunicación.

Microsoft Power BI: Power BI se integra con Dynamics 365 para ofrecer análisis y visualización de datos en tiempo real. Los usuarios pueden acceder a informes y paneles interactivos sin tener que salir de Dynamics 365, lo que reduce el tiempo invertido en cambiar entre la aplicación de análisis y la de gestión de datos.

Microsoft Outlook: La integración de Dynamics 365 con Outlook permite a los usuarios gestionar correos electrónicos, calendarios y tareas dentro de un único entorno. Esta integración facilita la sincronización de actividades y la gestión de relaciones con los clientes (CRM), reduciendo la necesidad de cambiar entre la gestión del correo electrónico y el sistema CRM.

Microsoft Power Automate: Power Automate permite la automatización de procesos entre Dynamics 365 y otras aplicaciones empresariales. Esto significa que muchas tareas rutinarias pueden ser automatizadas, lo que minimiza la necesidad de interactuar con varias aplicaciones para completar un proceso.

SharePoint y OneDrive: Estas herramientas de gestión de documentos están integradas con Dynamics 365, permitiendo a los usuarios acceder y gestionar documentos directamente desde el entorno de Dynamics 365. Esto elimina la necesidad de cambiar entre la aplicación de gestión de documentos y la plataforma principal.

La integración nativa y profunda entre Dynamics 365 y estas aplicaciones empresariales permite a los usuarios realizar múltiples tareas desde una sola interfaz. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para cambiar entre diferentes aplicaciones a lo largo del día, permitiendo una mayor concentración en el trabajo y una menor interrupción del flujo de trabajo. En lugar de perder tiempo alternando entre ventanas, los usuarios pueden acceder a todas las herramientas necesarias directamente dentro de Dynamics 365, lo que mejora la productividad y la eficiencia en el trabajo diario.

COSMO CONSULT, por ejemplo, cuenta con un Departamento de “Modern Work”, un término utilizado para describir un enfoque contemporáneo del trabajo, centrado en mejorar la productividad, la colaboración y la seguridad en el entorno laboral moderno, en el que el trabajo remoto, el trabajo híbrido y la flexibilidad son cada vez más comunes.