¿Aprovechas todo el potencial de las soluciones de Business Intelligence?

Ningún Director Técnico compraría a propósito software para no usarlo. Y aun así, según recientes informes, el coste del software sin utilizar en un país como UK es de 190 € por usuario. De hecho, el problema es tan notorio que en los países anglosajones ya tienen un nombre para él: Shelfware, o software en la estantería

En muchos casos, el motivo del desuso es que en algún momento se instalaron las aplicaciones, no cubrieron las expectativas y fueron reemplazadas por otras, sin que nadie se ocupara de eliminarlas de los activos de software.

Pero hay otros casos, muy frecuentes, en los que es consecuencia de acuerdos de licencias, o de la compra o suscripción de ‘paquetes’ de los que solo se ha utilizado una parte. Un ejemplo clarísimo es la plataforma Microsoft 365. En muchas empresas medianas o grandes, la opción estándar de 365 (el antiguo Office) es el paquete Enterprise. Algunas apps del pack las usa toda la empresa, mientras que otras simplemente se olvidan. Los paquetes de licenciamiento suelen llevar aplicaciones secundarias que acaban no usándose, bien por falta de encaje, o por desconocimiento.

Las aplicaciones de Business Intelligence por ejemplo, son un caso paradigmático de apps en desuso. A pesar de su valor, un 96% de CIOs admiten que tienen licencias de BI sin usar*, y un 39% reconocen que no saben sacar partido a las herramientas de Inteligencia de Negocio a su alcance. Lo que suele suceder con, por ejemplo, Power BI, es que muchos clientes adquieren un paquete que la incluye, buscando otras ventajas del bundle como la Seguridad Avanzada, la gestión documental u otras.

Y lo cierto es que es una pena. Las herramientas analíticas hacen la toma de decisiones hasta cinco veces más rápida. La capacidad para reducir el tiempo de recursos para la preparación de informes, el ahorro de tiempo y reducción de errores tienen un ROI del 188%. Power BI permite crear fácilmente gráficos y visualizaciones a partir de datos de toda la empresa. Puede ser usado por empleados no técnicos, capacitándolos para obtener puntos de vista novedosos. Para seguimiento de KPIs in situ, reporting automatizado, análisis “Y si…” y pronósticos, su valor es enorme.

No es extraño que un 64% de empresas consideren el BI con autoservicio como una ventaja competitiva. No usar estas Apps implica un alto coste de oportunidad, y es una auténtica barbaridad disponer de ellas y no usarlas.

Con frecuencia, después de comprar software de BI vemos una renuencia a implementar el software, ya que no hay una visión clara de lo que se quiere lograr o simplemente no se sabe por dónde empezar. Lo cierto es que la instalación de la tecnología es solo el primer paso; la clave es conectarla con las personas y los procesos para fomentar una cultura de BI a nivel de empresa. Para dar información a la dirección, los empleados tienen tendencia a apoyarse en los métodos manuales tradicionales de recogida de datos, validación y reporting. Esto hunde la productividad y fomenta los errores, lo que se traduce en graves ineficiencias.

El problema es que con el trabajo del día a día y poco tiempo que perder, la gente no tiene como prioridad aprender a usar otra aplicación. Esta resistencia al cambio es aún mayor al no visualizar todo el valor de la Inteligencia de Negocio, además de barreras inter-departamentales como pueden ser sistemas heterogéneos, comunicación insuficiente o falta de apoyo por parte de la dirección.

En vez de dejar a Power BI criando polvo en la estantería, los directivos deben pensar en qué beneficios puede aportar. Tomemos Microsoft 365 como ejemplo; muchas empresas optan por paquetes que incluyen derechos de uso de las Power Apps, pero hay muchas apps que ni se tocan. Con la integración de Excel y las capacidades de IA, su análisis empresarial puede proporcionar gran cantidad de visualizaciones y análisis de datos que se pueden utilizar para tomar decisiones. Sin embargo, al dar el salto el software de estantería al uso diario, la adopción de BI debería ser una evolución en lugar de una revolución, lo que significa encontrar formas de fomentar un cambio de cultura para una implementación exitosa.

Para lograrlo una buena idea es empezar con proyectos que funcionen en seguida para mostrar las ventajas del software. Es recomendable alinear la cultura de la empresa con la visión de BI, con un enfoque basado en datos para recopilar información sobre productos y clientes, así como para informar decisiones estratégicas. Esto es mejor hacerlo poco a poco, dando tiempo a los usuarios para que aprendan y adopten el software. Para que la transformación cultural se logre por completo, la dirección debe establecer expectativas y predicar con el ejemplo, incorporando el BI y los análisis en los procesos de toma de decisiones y estableciendo objetivos e indicadores. También se pueden nombrar usuarios clave de BI para apoyar la transición de abajo hacia arriba y de arriba abajo, asegurando que se integre en toda la organización.

Para los usuarios de Microsoft Dynamics 365, Power BI dispara las capacidades de Inteligencia de Negocio de una empresa de forma casi inmediata. Aunque Dynamics 365 cuenta con capacidades nativas de BI por sí misma, esta capa adicional de reporting acelera el ritmo de las operaciones, reduce la probabilidad de errores repetidos y, por tanto, impulsa automáticamente a la empresa.

Lo cierto es que sería aconsejable verificar de qué software se dispone realmente y, en especial, si descubre que tiene Power BI incluido en algún plan de Office / Microsoft 365, no dude en sacarle partido. Muchas empresas apenas han rascado la superficie de sus soluciones de Inteligencia de Negocio, cuando sacarles partido mejoraría la eficiencia de los procesos y podría aportar puntos de vista nuevos para dar valor al negocio.

No se puede ignorar por más tiempo la Inteligencia de Negocio, hay que impulsar un cambio en la cultura y desterrar procesos obsoletos. Desde una perspectiva de costes, por ejemplo, se ha demostrado que el análisis de datos hace que la toma de decisiones sea cinco veces más rápida, mientras que la capacidad de eliminar la producción manual de informes, ahorrar tiempo y reducir errores produce un ROI promedio del 188%. Los datos son abrumadores, y son en sí mismos el camino.