5 Ventajas al Usar Software de Gestión de Proyectos

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es utilizado para la planificación, programación, asignación de recursos y gestión de cambios durante la vida de un proyecto, entre otras actividades. Permite a los administradores de proyecto (PM), las partes interesadas y los usuarios controlar las variables principales, entre las que están los costos / presupuesto, los alcances, el tiempo, la gestión de la calidad y la documentación. El software de gestión de proyectos resulta también una herramienta clave para la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas del proyecto.

Muchas empresas tienen la mayoría de su negocio centrada en proyectos, como las de arquitectura, ingeniería y construcción, fabricación basada en proyectos, o ETO (Ingeniería bajo pedido), servicios profesionales y otras.

Pero también existe la necesidad de gestionar proyectos en cualquier otro tipo de empresas como las de retail, farma, distribución, fabricación, etc. No solo eso, sino que esos proyectos deben estar integrados con el resto del negocio, incluyendo control de costos y valor entregado. Muchas de estas empresas tienen divisiones centradas en proyectos y grandes inversiones en proyectos que requieren de una gestión de proyectos como tal.

COSMO CONSULT, por ejemplo, distribuye e implementa diferentes tipos de software empresarial según el sector de actividad. Por una parte, tiene su solución ERP Advanced Manufacturing Pack, basada en el ERP en la nube Dynamics 365 Business Central, con funcionalidad para empresas de proyectos complejos.

Pero también ofrece una excelente solución para empresas de servicios orientadas a proyectos, Dynamics 365 Project Services, que abarca toda la problemática, desde el marketing y captación de clientes al proceso comercial, ejecución de proyectos y servicios postventa asociados.

Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation permite a las organizaciones basadas en proyectos gestionar de manera eficiente las operaciones de su negocio. Desde la gestión de la oportunidad, crear la oferta y planificar el trabajo a proporcionar recursos para los proyectos, administrar el trabajo de acuerdo con el plan, facturarlo y completar el proyecto y dar servicio post-venta.

Las soluciones de gestión de proyectos ofrecen una amplia serie de ventajas tales como:

Mejora de la satisfacción del cliente

Los proyectos se hacen más predecibles y controlables, lo que permite cumplir los plazos de entrega, los presupuestos y el alcance, los tres vectores clave del éxito de un proyecto. Con los paneles de control configurables y KPIs en tiempo real, se pueden activar alertas para tomar acciones oportunas.

Mayor agilidad en el acceso a los datos

Las soluciones avanzadas de gestión de proyectos ofrecen potentes paneles de control configurables y analítica en tiempo real, lo que permite a los equipos entender las necesidades con antelación. Power BI, por ejemplo, elimina las barreras de acceso a los datos y ofrece información a todos los implicados en un proyecto, lo que otorga una gran visibilidad y transparencia.

Con Power BI totalmente integrado, se pueden crear potentes paneles visuales y dinámicos Así se pueden visualizar indicadores clave (KPIs) sobre costos, plazos y otra información crítica para equipos y clientes. El espacio de trabajo del proyecto ayuda a su gestión y a la colaboración de los equipos en documentos críticos.

Mayor control de la rentabilidad

Los administradores de proyecto pueden optimizar la rentabilidad de los proyectos con funciones configurables de control de costos. Disponer de funciones como la multidivisa, el reconocimiento de ingresos y egreso, permiten a las empresas apoyar a los equipos globales, y cumplir las mejores prácticas de funcionalidad contable.

Productividad y Colaboración

Otra ventaja de Dynamics 365 Project Operations es que los miembros de los diferentes equipos pueden colaborar durante toda su duración. La integración con Microsoft Teams ofrece una gran visibilidad y comunicación, y facilita tareas enojosas como la entrada de gastos y su aprobación o la gestión y control de versiones de documentos. La colaboración y comunicación se puede ampliar a clientes en un espacio de proyecto compartido. Teams mejora mucho el flujo de información, fundamental para el éxito de los proyectos.

Gestión de oportunidades avanzadas

Dynamics Project Operations va más allá de las habituales soluciones de gestión de proyectos, en los que interviene, tanto en la fase de traspaso desde marketing como en la cualificación por ventas como oportunidad. La solución ayuda a crear las ofertas basándose en los costos de los recursos y tarifas. La gestión del embudo de ventas y los paneles de ventas en la herramienta combinan datos de clientes de múltiples vistas en una visión unificada. Permite también ofertar los proyectos por precio fifo o tiempo y materiales, con estructuras preconfiguradas para organizaciones enfocadas a proyectos.

Dynamics 365 Project Operations se puede extender con la solución CRM Dynamics 365 Sales, si se venden productos o servicios por proyectos, facilitando la gestión de ofertas complejas y ofreciendo una visión analítica detallada.