Így zajlott a Business Central bevezetés az egyedi gépgyártással foglalkozó Konkoly Electronál

COSMO CONSULT: Mit kell tudnunk a Konkoly Electro Kft-ről?

Ondi Tamás, ügyvezető igazgató, Konkoly Electro Kft.: A Konkoly Electro Kft. egy családi vállalkozás. Több mint 70 fővel dolgozunk már, és éves árbevételünk 2023-ban elérte a 6 Millió eurót. Voltak kiugró éveink, pl. 2021-ben majdnem 10 milliós EUR árbevételt értünk el, ami annak köszönhető, hogy akkor integrátorként nagy COVID védekezést támogató projektekben vehettünk részt, de ettől függetlenül a trend egyértelműen az, hogy a cégünk folyamatosan növekszik.

A cég életéből kiemelnék néhány fontosabb mérföldkövet: a cég elődjét 1996-ban egyéni vállalkozóként alapította Konkoly Szabolcs, majd 2002-ben jött létre az a cégforma, ami ma is működik. A cég több mint tíz évig kereste az útját, míg 2015 környékén főként az ipari automatizálás területén kezdett el sikereket elérni, és ez lett a fő tevékenységünk, és innentől kezdve indult meg egy folyamatos fejlődés.

A növekedéssel párhuzamosan a digitalizáció egy nagyon fontos elemmé vált a cég életében. A mi partnereink és vevőink megkövetelik, hogy tudjuk tartani a versenyt, és a versenytársaink is folyamatosan fejlődnek ebben az iparágban. A régi Váltó utcai üzemünkből az új gyártócsarnokunkba 2019-ben költöztünk át, és 2023-ban készült el az új csarnokrész a mellettünk található forgácsoló üzemmel együtt.

Az üzletágak, amiket kiszolgálunk jellemzően az autóipar: több mint 70%-a vevőinknek ebből az iparágból kerül ki, de dolgozunk a vasút ipar, elektronikai ipar, fogyasztási cikkek gyártóinak és orvos technológiai eszközök gyártóinak is. De vannak ügyfeleink a a védelmi iparból és az élelmiszergyártás irányába is megindultunk.

Legnagyobb projektünk 5 millió EUR értékű volt. Ezt konzorcium keretében két másik partnerrel együtt valósítottuk meg. Ezt 2019-ben kezdtük el és 2020-ban adtuk át, ami egy éves tervezési és kivitelezési folyamat végeredménye volt. Azóta önállóan is képesek vagyunk ekkora projekteket végrehajtani.

Saját részre gyártott alkatrészeinek több mint 70-80%-át magunknak gyártjuk a forgácsoló üzemben. Gyakorlatilag a tervezéstől a kivitelezésig végezzük ezeket a projekteket. Kis szériában vevői megrendelésre is gyártunk alkatrészeket.

Szintén egy mérföldkő volt, hogy 2023-ban megkeresett minket a Budapesti Értéktőzsde, hogy részt vegyünk a BÉT50 kiadványban. Ezt örömmel elfogadtuk és beléptünk a BÉT Mentor programba is, ez a tőzsdéhez vezető út első lépcsője, de a tőzsdére lépésről még nem döntöttünk.

2024 januárjában megvásároltuk az EU-Roller termékcsaládot, ami egy teljesen új üzletágként működik nálunk, egy új telephellyel, gyártástechnolóiával, dolgozói létszámmal és szabadalmakkal együtt. Ez már egy sorozatgyártás, ami ráadásul egy konfigurálható termékről szól. Alapvetően nehézipari, bányaipari görgőkről beszélünk, szállítószalagoknak a támasztását végzik és a világ összes országában, ahol bánya előfordult tudjuk ezt szállítani. Ausztrália, Dél-Amerika, Finnország, Ukrajna a szállítási célpontok.

CC: Hogyan jutottatok el oda, hogy vállalatirányítási rendszerre van szükségetek?

O.T.: 2023-ban vezettük be a Microsoft Dynamics 365 Business Central vállalatirányítási rendszert. Ez váltotta le a korábbi ERP rendszerünket, ami nem felelt meg az elvárásainknak, és olyan rendszert kerestünk, ami a projekt alapú működést és egyben a gyártást is tudja támogatni. Ez igazán nagy kihívás volt.

CC: A Konkoly Electronál 2021 kiugróan jó év volt. Mennyire játszott szerepet ez a jól sikerült év abban, hogy új vállalatirányítási rendszer keresésébe és bevezetésébe fogjatok?

O.T.: Így van, a 2021-es évünk valóban nagyon jól sikerült, amikor rengeteg projektet kellett párhuzamosan menedzselni, tehát egy időben több mint 50 projekt futott. Ezeknek a készlet nyilvántartása, az alapanyagok felhasználása, a kapacitások számítása, menedzselése nagyon nagy kihívás volt, főleg úgy, hogy ezt a korábbi rendszer nem tudta kezelni. Ezért meghoztuk azt a stratégiai döntést, hogy váltanunk kell. El kell indulnunk egy új irányba, és elkezdtem keresni új vállalatirányítási rendszert.

A korábbi ERP rendszerünket 2019-ben vezettük be, tehát viszonylag gyorsan eljutottunk arra a pontra, hogy nem lesz megfelelő nekünk. De ettől függetlenül rengeteg energiát tettünk abba bele, hogy megpróbáljuk azt a rendszert testre szabni úgy, ahogy az nekünk megfelelne, de sajnos nem sikerült.

CC: Hogyan és milyen szempontok alapján kezdtetek el új vállalatirányítási rendszert keresni?

O.T.: A kollégáknak voltak már korábbi tapasztalatai nagy ERP rendszerekkel. Tehát ismertük, hogy hova lehet eljutni az ERP-k világában, de mégis olyan rendszert kerestünk, ami erre az egyedi gyártásra igazán megfelelő lenne. Ezért a nagy német riválissal szemben végül is a COSMO CONSULT-nál lyukadtunk ki, mert ti tudtátok azt a rugalmasságot ígérni, amire nekünk szükségünk volt.

Legelőször 2021 nyarán beszéltünk, akkor egy webinár formájában találtunk rátok, és 2022 tavaszán állt össze a kép, hogy akkor mit is kell elindítanunk, és szeptember közepe körül szerződtünk a COSMO-val.

CC: Melyek voltak az új ERP rendszerrel kapcsolatos célkitűzések?

O.T.: Az eredeti célkitűzés az volt, hogy a rendszer képes legyen a projekt tevékenységet és a gyártási tevékenységet integrálni, tehát a kettő együtt tudjon működni. Megjelenjenek a projektjeinkben gyártott alkatrészek, a félkész termékek, a késztermékek és ezt tudjuk egyben értékelni. Menedzsment riportokat tudjunk közvetlen adatbázis hozzáféréssel Power BI felületeinken keresztül létrehozni, és ez dinamikusan tudjon működni.

CC: Az idő előrehaladtával hogyan változtak az eredeti célkitűzések?

 O.T.: Alapvetően a projekt során az eredeti elképzeléseink nem változtak, hanem kiegészültek olyan funkciókkal, amik az elején még nem láttunk. Ilyen volt például a CRM, illetve a gyártás, amit sokkal mélyebben néztük át, mint ahogy eredetileg terveztük.

CC: Mik voltak a kihívások, amelyek a bevezetés során felmerültek és hogyan tudtátok ezeket kezelni a napi munka mellett?

O.T.: Nagyon feszes ütemtervet határoztunk meg, tehát amikor szeptemberben aláírtuk a szerződést, akkor év végére kitűztük azt a célt, hogy a könyvelés és részben a logisztikát el tudjuk indítani. A következő év júliusi indulást tűztük ki célul, tehát gyakorlatilag egy háromnegyed év volt az egész bevezetésre.

Ez volt az egyik legnagyobb kihívás, úgyhogy mellette tényleg egy nagy évet futottunk, és azokat a kulcsfelhasználókat, akiket kijelöltünk mind egyébként a normál tevékenységünk folyamán is a kulcs tevékenységeket végeznek, és az ő idejüknek a beosztása volt az egyik nagyon nagy feladat.

Emellett természetesen szakmai oldalról egy hihetetlenül nagy tudást kellett rövid idő alatt felépíteni. Új koncepciókat kellett megtanulnunk és hozzá adaptálódni. De mi folyamatos prototípusgyártással foglalkozunk, ezért gyorsan tudunk alkalmazkodni.

CC: A Covid időszakban áttértünk a TEAMS-en történő kommunikációra, ezért a bevezetés nagy része nálatok is online zajlott. Ez hogyan érintette a projektet?

O.T.: Igen, végig tudtuk vinni úgy az Business Central bevezetést, hogy személyes jelenlét nélkül, csak Microsoft TEAMS-en keresztül zajlott a kommunikáció. Ez számunka nem okozott semmilyen fennakadást.

Folyamatosan és szorosan nyomon követtük a projektet, és ez segítette azt, hogy minden kulcsfelhasználó pontosan tudta, hogy hol tart, mikorra meddig kell eljutnia, és sikerült a végén úgy összehozni, hogy az eredetileg tervezett bevezetési dátum nem változott.

És azt is fontosnak tartom megemlíteni, hogy a COSMO CONSULT szakemberei hihetetlenül felkészültek voltak. Minden kérdésünkre volt válasz, amire nem volt válasz azonnal, arra volt másnap. Tehát megvolt az a szakmai gárda mögötte, akik nemcsak a szoftvert ismerik, hanem a gyártócégek igényeit is.

CC: Milyen területeket fed le most a Business Central? Hova jutottatok el?

O.T.: Gyakorlatilag, amit terveztünk, tehát a teljes gyártási folyamatunk le van fedve: a projektektől indítva, sőt már a CRM modulban az ügyfelek létrehozásával elindul a folyamat. Itt ugye fontos az, hogy a beérkező rengeteg megkeresésből lássuk, hogy azok milyen eredménnyel zárulnak pl. lesz-e belőle projekt vagy visszautasítás. Ha elfogadásra kerül, akkor projektként, új vevőként létre jön az ügyfél, a projekteket felvesszük és elindítjuk.

Sablonokat lehet létrehozni a projektekre, amiket mi előzőleg már rögzítettünk. Már a bevezetés folyamán kitaláltuk, hogy fogjuk működtetni és implementálni az üzleti folyamatainkat, és utána amikor ez elkészül, akkor a tervezési folyamat végeztével itt folyamatosan rögzítjük a ráfordított időt a projektekre mérnöki oldalról is, és amikor a mérnökök befejezik a tervezést, onnantól kezdve elindul a gyártás.

Tehát az alapanyagok beszerzése a BOM-ok felépítése után és a gyártási rendelések elindítása után elindul a beszerzés. Amikor az alapanyagok rendelkezésre állása már megfelelő szintet ér el, akkor pedig el tud indulni a tényleges gyártás, és a visszajelentések lekövetése is megvalósult. Amikor elkészülnek a termékek, akkor megtörténik a számlázás.

A mi tevékenységünknek az egyik egyedisége, hogy nem egy folyamatos termelésről beszélünk, hanem egy-egy projekt akár egy évet is el tud húzódni. Ennek megfelelően számázási mérföldkövek vannak meghatározva. Az egyik egyedi fejlesztés célja volt, hogy le tudja kezelni a rendszer a számlázási szerződési pontokat, és ezeket le tudjuk követni cash flow szinten. Ezek a mérföldkövek a teljesítési igazolások kiadása után megvalósulnak. A vevői rendeléseken felvett szerződéses mérföldkőpontokat tudjuk rögzíteni és ki tudjuk számlázni. Akár előlegként le tudjuk kezelni és ez a cash flow-ban egy gombnyomásra végig tud futni. Egy nagyon nagy előnye a rendszernek, hogy nem csak a rendelési tétel jelenik meg, hanem szerződéses felbontásban láthatom az összes igény.

CC: A szerviz területen is használjátok a Business Centralt. Sőt, azt gondoljuk, hogy Magyarországon kifejezetten egyedülálló módon használjátok a Microsoft Hololens megoldását. Mik a tapasztalatok?

O.T.: Igen, szerviz területen is használjuk a rendszert, amit kiegészítettünk egy Hololens „szemüveggel” (vezeték nélküli önálló holografikus eszköz), ami egy nagyon kevesek által alkalmazott technológia. Nekünk a tevékenységből adódóan a telepített gépeink után, a beüzemelést követően egy garanciális időszak kezdődik meg, ami alatt szerviz támogatást kell nyújtanunk.

Jellemzően a garanciális időszak végével szerződést is kötünk a további karbantartási feladatokra. Ezért számtalan partnerünkkel van karbantartási szerződés, és ezeknek a tevékenységnek a lekövetése is egy prioritás volt a rendszer bevezetésénél. Itt elválik a projektmenedzsmenttől a szervizkezelés és ez egy teljesen más modulban történik. Itt szerviz szerződéseket, illetve szerviz rendeléseket lehet rögzíteni és ezeknek a paramétereit lehet beállítani.

Fontos, hogy a szervizeknél nekünk rögzítenünk kell egy munkalapot is, amit támogat a rendszer, és az volt az egyik igényünk, hogy a Hololenst össze tudjuk kötni a szervíz modullal. Amikor kimegy a technikus kolléga a helyszínre, aki adott esetben még nem látta a gépet, amit meg kell javítani, akkor a jászberényi gyáregységünkben dolgozó mérnöktől kér segítséget. Felveszi a Hololens szemüveget és a mérnök be tudja jelölni neki azokat a pontokat a gépen, amit meg kell vizsgálnia. El tudja neki mondani, hogy melyik alkatrész hol található, mit vizsgáljon meg, hogy szerelje szét, és ezt a szemüvegen keresztül meg is tudja neki jeleníteni 3D-s modellként, vagy bármilyen más képet, ami szükséges ahhoz, hogy ezt végre tudja hajtani.

A szemüvegen keresztül a kinti kolléga közvetlenül tud csatlakozni Business Centralhoz és videókat vagy képeket tud betölteni a szerviz munkalaphoz. A szervíz munkalapot ki lehet nyomtatni, el lehet küldeni a megrendelőnek a teljesítés igazolást, ami a számlának az alapja lehet.

CC: Az egyedi gépgyártás területén nagyon nagy a verseny Magyarországon. A Konkoly Electro által használt digitalizációs eszközök, az elindított digitális átalakulási folyamatok jelentenek versenyelőnyt számotokra?

O.T.: Abszolút! Amikor elindultunk 2019-ben a korábbi vállalatirányítási rendszerünkkel, akkor még nem gondolkodtunk ilyen nagyban. Azután stratégiát és koncepciót váltottunk, és úgy döntöttünk, hogy letesszük a garast a Microsoft mellett, és felhasználjuk minden elemét ennek az ökoszisztémának, amit kínálni tud.

Elkezdtük az O365-nek és a hozzá tartozó SharePoint-nak a bevezetését, majd ezt követte a vállalatirányítási rendszerünk, a Business Central. Számunkra nem volt feltétel, hogy Microsoft alapú vállalatirányítási rendszert vezessünk be, de nagyon jól jött ki, mert itt alapból benne voltak azok az integrált Excel importfelületek, amiket nagyon jól lehet alkalmazni.

Használjuk a Microsoft Hololenst is, amivel ez az egész rendszer így nagyon flottul, jól tud együttműködni.

CC: Azon kívül, hogy a Business Central alapfunkcióit széles körben használjátok, van néhány terület, ahol egyedi COSMO megoldásokkal egészítettétek ki a vállalatirányítási rendszerteket. Hogy dőlt el nálatok, hogy nem fejlesztést vesztek igénybe, hanem ezeket a plusz modulokat, funkciókat veszitek használatba?  

O.T.: Igen, a projekteknél, a dokumentummenedzsmentnél és a workflow területén kiegészítettük a Business Centralt egyedi COSMO termékekkel és megoldásokkal. Korlátos a fejlesztési kapacitásunk, és kvázi dobozos rendszerben gondolkoztunk az elejétől fogva, és olyan megoldásokat kerestünk, amelyek már készen vannak. A COSMO megoldásait azonnal tudtuk alkalmazni a fenti területeken, és ezzel a lehető leggyorsabban tudtuk ezeket elkezdeni használni.

Korábban volt külső DMS rendszerünk egy másik gyártótól, és az is felmerült, hogy esetleg azt integráljuk bele a Business Centralba, de ezek mind olyan plusz idők lettek volna, amik nem érték volna meg a fáradságot.

CC: Van egy fontos terület egy ERP rendszer bevezetésnél, ami túlmutat az alkalmazható funkcionalitáson. Ez nem más, mint a céges kultúrára való hatása egy új rendszernek. Mennyire volt hatással ez a bevezetés a működésetekre, a cég kultúrájára, illetve hogyan fogadták a kollégák, hogy 2019 után nem sokkal egy újabb rendszerbe kell energiát fektetni?

O.T.: Már az első rendszer is feladta a leckét a kollégáknak, ezért másodjára egy sokkal határozottabb elképzeléssel álltunk neki a bevezetésnek, azzal a céllal, hogy hosszú távon tudják a kollégák használni a Business Centralt.

Azt tudtuk, hogy most már a gyártásban is szeretnénk használni a rendszert, ami korábban nem így volt, és ez az üzemben dolgozó kollégáknak új lesz. Más lett az egész rendszer működése, hiszen itt már teljes BOM struktúrával kell dolgozni, és félkész és késztermék szinteket kell kezelni.

Ugyanakkor a logisztika számára nagyon nagy segítség volt az új rendszer. Viszont a gyártásban meg kellett küzdeni minden egyes centiméterért, amit visszajelentések jelentenek. Ez szerintem az egyik legnagyobb kihívás minden cég életében. Ezért van a nagyvállalatoknál mesh rendszer, ahol a gépek, gyártóeszközök be vannak kötve a vállalatirányítási rendszerbe egy köztes interfészen keresztül, hogy kiszűrjék a dolgozói hibákat. Az adminisztrációt illetően még nekünk is lehet fejlődni, hiszen egy vállalatirányítási rendszer bevezetése az mindig plusz adminisztrációt jelent.

Viszont így egy tisztított adatból egy megbízható előrejelzést fogunk látni. Nagyon nagy előnye, hogy én a cash flowt és a kapacitásainkat előre 6 hónapra meg tudjam tervezni, az anyag megrendeléseket ki tudjam adni, előrejelzéseket tudjak készíteni a beszállítóimnak. Adott esetben azt is meg tudom nekik mondani, hogy mikor fogok nekik fizetni, és ez fog majd igazából egy olyan előrelépést adni, amiből jó menedzsment döntéseket, stratégiai döntéseket lehet hozni a vállalatra vonatkozóan. Ha ilyen nincs, akkor megy az érzésből való irányítás, ami elmegy egy darabig, de aztán ez lesz a korlát.

CC: Nagyobb vevők auditjainál előnyt jelent, ha van egy zárt rendszeretek? Mennyire gyakran merül fel ez a kérés?

O.T.: A mi tevékenységünkben adódóan ritkábban auditálnak minket, mint mondjuk egy szériagyártót, de ugyanakkor mindenképpen jó pont, amennyiben ezt kérik.

CC: Kellett-e változtatnotok a folyamatokon időközben, amikor láttátok, hogy a rendszer esetleg jobb megoldásokat tud kínálni, mint amit eddig használtatok?

O.T.: Igen. Az adagszámozás egy nagyon kritikus pont az egész projektben, ez volt a megoldása a projektek nyomon követésének. Korábban mi minden anyagot projekthez rendeltünk és projekt szinten követtünk nyomon olyan szinten, hogy a polcokon külön felirat volt, hogy melyik projekthez tartozik és milyen anyag van rajta, és ezt a rendszert kellett teljes mértékben át alakítanunk úgy, hogy az új megközelítésben minden anyag szabadon felhasználható. Éppen az a projekt fogja elvinni, amelyik előbb kezdődik.

Ha akarunk, akkor tudunk foglalást tenni egy konkrét anyagra, hogy ezt semmiképpen se vigye el egy másik projekt, vagy ha esetleg mégis, hamarabb kezdődne, de alapvetően szabad rablás van.

Ebben az anyagok összevonása azt eredményezi, hogy a megrendeléseket sokkal jobban össze tudjuk vonni, mert nincsenek az anyagok szeparálva a projektekre, hanem azt tudjuk mondani, hogy nekem erre az időszakra kell 500 darab ehhez a négy projekthez. Így nem kell annyi dokumentumot gyártani. Az erre való átállás kifejezetten nehezen ment.

CC: Milyen tapasztalatokat szereztetek a bevezetés során? Mi az amit javasolnátok egy ERP bevezetés vagy váltás előtt álló cégnek?

O.T.: Én azt tudnám mondani, hogy mindenképpen minimum egy évet tervezzen a bevezetésre. Ez az idő kell ahhoz, hogy lehessen tesztelni, minden dokumentumot előkészítsünk, amire szükség van, minden olyan formátumban legyen, ahogyan azt majd a felhasználók, a vevők és a partnerek szeretnék.

Mi nagyon rövid időt hagytunk az átállásra, és ott már az adatmigrációval kellett leginkább foglalkoznunk.

Nagyon fontos, hogy felkészült kulcsfelhasználók legyenek a projektben, akiknek van ERP tapasztalatuk, és van ismeretük az adatbázis elméletekről. Legalább egy olyan ember kell, aki magas szinten ért a vállalatirányítási rendszerekhez, adatbázisokhoz, hogy azt az oldalt is lássa, hogy technikailag, hogy működik egy ilyen rendszer.

A döntések meghozatalában nagyon sokat segít az, ha valaki előre látja azt, hogy milyen kihívásokat jelent egy feladat megoldása, úgyhogy ezek a legfontosabb tanácsok.

CC: Milyen jövőbeni terveitek vannak akár a digitalizációról legyen szó vagy bármilyen más üzleti területről?

O.T.: Az új üzletágunkat fizikailag szeretnénk a másik telephelyünkről átköltöztetni az új csarnokunkba, illetve egy újabb csarnok építése is tervben van.

Ezen túlmenően a digitalizációban az a fontos számunkra, hogy a Power BI riportjainkat magas szinten tudjuk fejleszteni, tehát minden osztályvezető és minden olyan döntéshozó, aki magas szinten kell, hogy lásson adatokat az akár a telefonján keresztül, akár tableten vagy laptopon keresztül online hozzáférjen ezekhez az adatokhoz, fel tudjon készülni belőlük.

A másik pedig, hogy olyan Power Apps alkalmazásokkal olyan tevékenység listákat hozunk létre a Business Centralon belül, amivel a mindennapi felhasználók feladatait tudjuk úgy összegyűjteni és irányítani, hogy a munkatársaink azonnal lássák a prioritásokat, a feladataikat vagy a határidőket.

*************************************

Ezúton is köszönjük Ondi Tamásnak az interjút!

A COSMO CONSULT-nál folyamatosan törekszünk arra, hogy ügyfeleink bemutathassák az általunk bevezetett rendszerek előnyeit. Nézze meg aktuális eseményeinket vagy ha bármilyen kérdése van, keressen minket! Segítünk!