Echeverría Izquierdo, hacia la transformación digital gracias a Microsoft Dynamics y COSMO CONSULT

“Elegimos migrar a Dynamics AX tras evaluar distintas soluciones además de la alternativa propuesta por Microsoft. La combinación de funcionalidades y características de la solución, articulada con un portal de Factura Electrónica montado sobre Dynamics AX en Microsoft Azure, resultaron factores claves en la decisión”, agrega el ejecutivo.

“Tenemos integradas las órdenes de compra, las guías de despacho, la emisión de facturas, y todos los documentos asociados a cada venta y a cada proyecto. Es una herramienta fundamental para dar agilidad al negocio”, explica Saitua, y agrega que “contar con esta solución en la nube nos ahorra costos y nos brinda una gran flexibilidad”.

Para lograr implementar esta solución, se realizó una localización de Dynamics para Chile que da cumplimiento a las principales normas tributarias definidas por el Sistema de Impuestos Internos del país (SII), incluyendo la administración de datos maestros, la corrección monetaria de activos y de existencias, la generación de informes y sobre todo la automatización del intercambio de documentos entre las empresas del grupo y el ente gubernamental. En el desarrollo de esta localización participaron más de 10 profesionales de tres empresas diferentes, quienes en total ocuparon más de 6500 horas de trabajo. Se trata de una adaptación del ERP inédita a nivel global y la más importante realizada en Chile con un software de nivel mundial, modelada de tal forma que puede adaptarse a la realidad de otros países.

Como especifica Cristian Saitua “Una de las características más importantes de la solución, es que integra en flujos automatizados todas las instancias de la operación, por lo que, al llegar el momento de la emisión de la factura electrónica, ya se han realizado todas las validaciones necesarias en los diferentes niveles de la organización que estuvieran involucrados en cada proceso, lo que reduce el margen de error, reduce costos y ahorra dinero”. El ejecutivo brinda un ejemplo concreto: “Realizamos muchas compras de material, y en Chile tenemos un plazo legal para aceptar o rechazar una factura en 8 días; el reproceso de revisión manual es muy costoso, pero si la factura fue validada con los precios unitarios, las cantidades, etc., todo se simplifica”.

Más allá de la autonomía que tiene cada compañía del grupo para su administración cotidiana, hay un ERP común, una misma forma de implementación del sistema en todas las empresas y solo en la implementación concreta y particular se integran aspectos específicos de cada tipo de negocio, ya sean de fabricación y comercialización de productos o servicios.

La localización realizada interactúa de forma transversal con los módulos transaccionales de Microsoft Dynamics como son Contabilidad General, Activos Fijos, Clientes, Ventas, Proveedores, Adquisición y Abastecimiento, Gestión de Proyectos y Contabilidad, y Gestión del Inventario, cada transacción realizada en el ERP, realiza su trámite y validación ante el SII.

Asimismo, la solución contiene las herramientas para la gestión de los diferentes Maestros de datos requeridos para envío de información al SII (códigos de documentos, condiciones de pago, códigos de impuestos, giros, motivos de notas crédito, propósitos para guías de despacho); de la misma forma, permite configurar sucursales y diferentes puntos de emisión de documentos electrónicos dentro de cada sucursal, y administrar los usuarios autorizados para emitirlos. También permite crear tipos de documentos propios para emisión y recepción según la normativa vigente, entre otras funciones, además de proveer la posibilidad de verificar la información de los libros electrónicos generados desde el portal de facturación electrónica, así como también la forma para configurarlos haciendo que el orden de las columnas se encuentre de acuerdo con lo que cada empresa defina.

“Vimos que Dynamics AX está enfocado a Proyectos, lo cual es esencial para nuestro modelo de negocios, y que tiene una interfaz muy intuitiva, que facilita la trazabilidad de la información y la integración de procesos. También consideramos valiosa la posibilidad que nos brinda para profundizar en lo que es Inteligencia de Negocios, para integrar y analizar datos con mayor productividad”, resume Saitua.

Si bien el inicio y cierre de proyectos es constante, típicamente el Grupo está involucrado simultáneamente en más 40 obras. “Ante tanta dispersión de operaciones, con Dynamics AX y el Portal de Factura Electrónica, procesamos la información con mayor velocidad y eficiencia, ya que manejamos datos validados y confiables. Esto nos permite enfocarnos en la inteligencia del negocio: saber por qué gané, por qué perdí, dónde tengo ineficiencias, dónde tengo fortalezas. Al final del día, eso contribuye de manera directa al crecimiento de la compañía”, agrega el ejecutivo.

En efecto, asegurar la circulación eficaz de la información contribuye a la agilidad operativa, la integración entre las organizaciones del conglomerado y brinda un conocimiento de la realidad con mayor profundidad.

“Se ha logrado simplificar el proceso de las declaraciones mensuales tributarias y el reporte trimestral de los Estados Financieros que se envía a la Superintendencia de Valores y Seguros. Todo está estandarizado e integrado, lo que da mayor seguridad y confiabilidad. Y con la solución sobre Microsoft Azure, sabemos que podemos escalar mucho más, que tenemos una flexibilidad absoluta para crecer según las necesidades en cada momento. Además, contamos con respaldos de información en línea que se realizan diariamente, lo que aporta a la protección de información clave, de una manera mucho más conveniente y económica que hacerlo en un data center propio, sobre una infraestructura de mayor rendimiento. Confiamos en Microsoft y en el resguardo que pueda hacer de nuestra información en la nube”, concluye Cristian Saitua Doren, Corporate Manager de Echeverría Izquierdo.