Tomando asiento en el nuevo puesto de trabajo digital

Hemos ido pasando pantallas; la movilidad o la nube ya forman parte de nuestro día a día, el Internet 2.0 o las RRSS ni se mencionan, asimiladas en nuestro día a día, pero parece que nos hemos dejado atrás un “hype” que hace 5 años era lo más de lo más, los New Ways of Working (NWOW). ¿Es posible que les hayan cambiado el nombre?. Pues algo parecido: aunque no es exactamente lo mismo, ahora se habla del “Puesto de trabajo digital” del “Modern workplace” y conceptos similares. ¿Se trata de otro hype, de una nueva moda?. En absoluto.

El “Digital Workplace” hace referencia al puesto de trabajo equipado con las herramientas que hacen posibles nuevas formas de trabajar. Según Matt Cain, del Gartner Group, el Digital Workplace intenta crear una nueva experiencia del empleado integrando tecnología social, movilidad, analítica y la nube de forma inteligente. Tan inteligente que aseguran que mejora la productividad de los empleados hasta en un 78%, los ingresos en un 70% y la capacidad de innovación en un 78%.

Allan se levanta con la alarma de su Smartphone, que le acompaña hasta la ducha y le permite optar entre escuchar las noticias o los mensajes de su buzón de voz y correo. Se prepara un café y se asoma al balcón a ver el tiempo que hace. Le da igual, porque trabaja en casa y no le importa si hay tráfico o debe coger el paraguas. Le llega el aviso de una reunión de ventas con el enlace al Panel de ventas y a los últimos reports. En segundos está en una reunión de equipo que nada tiene que envidiar a una reunión presencial, con toda la información necesaria actualizada. La plataforma de empleado digital de Allan le proporciona todo lo necesario para realizar su trabajo: mensajería, video conferencia, llamadas de video y voz, soporte a reuniones online, acceso a las aplicaciones corporativas de gestión ERP y CRM… sobre cualquier dispositivo, momento y lugar.

Allan puede trabajar desde casa, la biblioteca o el lugar que prefiera, y acercarse a la empresa cuando haya alguna reunión presencial. No importa el lugar, tendrá todo listo para trabajar al instante, personalizado y adaptado a su persona y perfil. Para más facilidad, a través del sistema podrá acceder a asistentes virtuales para tener ayuda en el manejo de aplicaciones, consultas a RRHH o cualquier otra gestión.

Esta forma de trabajar le conviene tanto a Allan como a la empresa. Son 5 horas a la semana de transporte ahorradas, y al mismo tiempo liberadas de tráfico en la calle, de espacio corporativo que se ahorra la empresa y de polución no emitida. Las facturas de electricidad, impresiones láser y fotocopiadoras caen a plomo. Negocio redondo. Las empresas ganan en productividad y eficiencia, y los empleados gozan de una experiencia de trabajo más enriquecedora y flexible.

Poniendo a su disposición en Puesto de Trabajo digital, se logra una mayor productividad, innovación, comunicación y participación por parte de los empleados. Se rompen las barreras físicas y se favorece el trabajo creativo y colaborativo, eliminando limitaciones en dispositivos y conexiones. No solo ofrece a los empleados más flexibilidad, sino también una mayor satisfacción laboral. Empleados más satisfechos y motivados, que juegan mejor en equipo y contribuyen activamente al éxito del negocio. Si el concepto de lugar de trabajo digital se ha inculcado adecuadamente en una empresa, atraerá y retendrá mejor el talento.

Para desplegar el lugar de trabajo se debe aprovechar al máximo el potencial de las plataformas tecnológicas, especialmente la movilidad y las comunicaciones. La movilidad facilita y agiliza el trabajo, mejora el servicio y ofrece ventajas competitivas. El trabajo en equipo se potencia con video conferencia para reuniones a las que asiste todo el mundo, esté donde esté. La clave es la capacidad de conectar información y personas.

Para los empleados, el puesto de trabajo digital implica una experiencia laboral más positiva, que da mayor valor a su contribución al desarrollo del negocio, democratiza el acceso a la información y hace que las empresas sean más simples, más efectivas y eficientes.

A esta “generación nativa digital” que ahora se incorpora no le gusta un entorno de trabajo inflexible e inmutable cerrado a nuevas ideas y sin espacio para crecer. Quieren moverse libremente y usar sus propios dispositivos personales para el trabajo. Independientemente de dónde se encuentren, la computadora portátil, la tableta y el teléfono móvil se ven y utilizan como herramientas de trabajo. Los millenials consideran la tecnología como una necesidad básica y son atrevidos e impacientes. Esta inmediatez fomenta la mejora constante y un trabajo más efectivo, lo que a su vez crea una ventaja competitiva global para las empresas. Según la consultora Forrester, el 95% de los Millenials ven la flexibilidad como máxima prioridad al buscar trabajo, y un 70% de los empleados prefiere un trabajo flexible a un sueldo mayor.

Hace 20 años, el conocimiento que se adquiría en la universidad servía durante la mayor parte de la vida. Ahora, según el Foro Económico Mundial, el 50 % de lo que aprenden los estudiantes mientras estudian estará desactualizado cuando se gradúen. En el entorno empresarial y de gestión del talento, los cambios constantes de procesos y tecnologías exigen una puesta al día constante de los trabajadores. Una plataforma de trabajo digital ofrece numerosas herramientas para fomentar el aprendizaje continuado ofreciendo planes de aprendizaje, y formación online, tanto en forma de webinars como bajo demanda, con tutorías entre pares, conocimiento abierto, evaluaciones continuadas y otros enfoques nuevos.

Microsoft Teams es la apuesta de Microsoft para que las empresas pongan a disposición de sus empleados y equipos el “Puesto de trabajo digital”. Se trata de una plataforma de colaboración y comunicaciones que combina chat, llamadas online y video conferencia, además de almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Se accede a la plataforma como servicio en la nube, e incluye extensiones con productos que no son de Microsoft y la capacidad para hacer desarrollos y personalizaciones. En estos momentos, según declara el fabricante, Teams está siendo utilizado por 13 Millones de usuarios de todo el mundo.

Microsoft Teams es una plataforma accessible a través de Microsoft Office 365 diseñada para simplificar el trabajo en grupo e impulsar la colaboración y productividad, así como:

• Compartir ideas y experiencias en conversaciones tipo chat, o en reuniones de equipo online efectivas y de alta calidad
• Crear y editar documentos en línea de Office en cualquier navegador
• Integrar contenidos y aplicaciones externas en pestañas de una pantalla
• Utilizar “Bots” y/o asistentes virtuales como ayuda en las tareas diarias

Teams forma parte de la suite Microsoft Office 365, con lo que todas las aplicaciones de Office de uso diario (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Planner, e incluso Power BI) están incorporadas. Los usuarios pueden compartir, crear en conjunto y editar Office y otros archivos directamente desde la aplicación. Esto permite a las organizaciones democratizar el conocimiento y dar a todo el mundo acceso a la información que necesitan para llevar a cabo su trabajo cuando sea necesario.

Microsoft Teams, como soporte al Puesto de trabajo digital, permite desarrollar una cultura de la interacción entre grupos de trabajo y la productividad en las empresas de forma transparente y flexible, permitiendo que los miembros de la empresa o de un equipo de trabajo vean, integren y accedan a los proyectos para que todos se mantengan informados.

La plataforma de comunicación colaborativa Microsoft Teams está incluida en la mayoría de las suites comerciales de Office 365. Para más información sobre la misma o sobre el posible encaje con su empresa, puede consultar con COSMO CONSULT, como especialistas en soluciones empresariales y Gold Partner de Microsoft estaremos encantados de ayudarle.