Effizienz-Boost für das Daily Business

Um sämtliche bereits bestehende Daten und Projekt- sowie Team-Akten von SharePoint 2016 (On-Premise) nach SharePoint Online zu migrieren, musste zunächst auf Microsoft Office 365 sowie Microsoft Teams umgestellt werden. Damit wurde ein einheitliches Daten- und Projektmanagement-System implementiert, das darüber hinaus alle Funktionen moderner, individuell anpassbarer Kommunikations- sowie Kollaborationssysteme beinhaltet. Gleichzeitig galt es, eine allgemein nachvollziehbare Struktur zu entwickeln, um die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten zu vereinfachen. Zudem war ekey ein eigenständiges Customizing der Lösung ein wichtiges Anliegen.

Mit Microsoft Teams als Dreh- und Angelpunkt für das Tagesgeschäft, das nicht nur die Kommunikation und Kollaboration, sondern auch Daten- und Projektmanagement umfasst, wurde für ekey die passende Lösung gefunden.
Migration und Implementierung wurden innerhalb von sieben Monaten umgesetzt. Dabei gelang es auch, alle Projektmanager*innen in kürzester Zeit mit dem System vertraut zu machen. Nebenbei wurden die Mitarbeiter*innen über Wikis und Videos auf einer E-Learning-Plattform für die neuen Anwendungen und Möglichkeiten geschult.

Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird durch Microsoft Teams wesentlich erleichtert. Der Fokus auf eine einzige Systemlandschaft brachte zahlreiche Vorteile mit sich. Hierzu zählen beispielsweise die einfachere Zusammenarbeit und schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten, da alles in Microsoft Teams verortet ist. Die Tools und Applikationen wurden von den Anwender*innen sehr gut angenommen und die damit erzielten Erfolge waren schnell deutlich spürbar.

Erreichte Ziele

• Selbstständige Anpassungen und Änderungen in der Power App sowie Bearbeitung des Workflows
• Verbesserung und Effizienzsteigerung in der Planung, Aufgabenaufteilung, Auffindbarkeit und Zusammenarbeit durch ganzheitliche Lösung im Modern Workplace- und ERP-Bereich
• Mit Standardmitteln und Low-Code-Programmierung konnten sämtliche Anforderungen erfüllt werden
   

Was vor über 20 Jahren als Forschungsprojekt begann, ist heute einer der führenden Hersteller von biometrischer Zutrittskontrolle. Die Vision: Biometrie für jedermann! Am Beginn stand der Fingerscanner als einziges Produkt von ekey, der schnell den Markt revolutionierte. Bei ekey erkannte man das Potenzial von biometrischer Authentifizierung bereits sehr früh als einfache, bequeme und sichere Alternative zu Schlüsseln, Codes und anderen Hilfsmitteln zur Zugangsberechtigung. Inzwischen exportiert das Unternehmen seine Produkte in mehr als 70 Länder, der Exportanteil beträgt derzeit ca. 80 %. Nach und nach wurde die Produktpalette erweitert und auch die Anzahl der Mitarbeiter*innen wuchs stetig.

Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde ein effizienteres Management des Tagesgeschäfts notwendig. Das ehemalige Projektportal des Unternehmens in SharePoint 2016 war ein zugekauftes Produkt und konnte ohne fachkundige Hilfe nicht mehr angepasst werden. Zudem erfüllte es die Anforderungen an die Aufgabenplanung nicht mehr. Da bereits ein Umstieg auf Microsoft Office 365 erfolgt war, Microsoft Teams intensiv genutzt wurde und die vorhandene Struktur der Projektakten auf Teams umgelegt werden konnte, war ekey auf der Suche nach einer individuell anpassungsfähigen Lösung – basierend auf einem Microsoft-Standard. Das Ziel war somit der Umzug in die Cloud und die Umstellung auf Microsoft Teams als einziges System. Das sollte durch die Migration aller Projekt- und Teamakten von SharePoint On-Premise (2016) nach SharePoint Online erreicht werden. So soll es künftig allen Mitarbeiter*innen möglich sein, sei es Projektmanager*in oder Geschäftsführer*in, schnell die gewünschten Dokumente zu finden.

Die Richtung war somit vorgegeben, der genaue Weg dahin wurde mit COSMO CONSULT erarbeitet. ekey und COSMO CONSULT erstellten dafür gemeinsam durch die Power Plattform eine Power App und den Workflow. Zeitgleich haben die Umsetzungsteams innerhalb und außerhalb der Organisation via Teams in regelmäßigen Meetings kommuniziert. Nach eingehender Vorbereitungszeit wurde die Lösung innerhalb eines Monats in einem Schwung ausgerollt. Diese intensive Planungsphase war essenziell, um von Beginn an zentrale Eckpunkte festzulegen. So musste es beispielsweise beim Anlegen eines neuen Teams in Microsoft Teams möglich sein, dass vorhandener und vertraulicher Dokumentenbestand bereits vorab mit den spezifischen Berechtigungen und Mitarbeiter*innen verknüpft wird. Im Hintergrund läuft währenddessen ein Prozess zur Erstellung des jeweiligen Teams. Mit dem Einsatz der Power Plattform, insbesondere Power Apps und Power Automate, konnte COSMO CONSULT sehr große Projektfortschritte erzielen. Lediglich Wünsche und Ergänzungen der Mitarbeiter*innen mussten individuell programmiert werden. Die Migration aller Projekte und Dokumente in Microsoft Teams bzw. dem im Hintergrund agierenden SharePoint Online wurde mittels Sharegate durchgeführt. Eine stufenweise Implementierung wäre nicht in Frage gekommen, da sich dies aus logistischer Sicht äußerst kompliziert gestaltet hätte. Die sonst entstandene Komplexität war aufgrund der danach ausgeführten Verzahnung von Pilotphase, Provisionierung sowie individuellen Anpassungen und Migration bei diesem Projekt nicht notwendig. Mit der eingesetzten Power App konnten dagegen viele Umsetzungsschritte problemlos bewerkstelligt werden. Innerhalb eines Monats konnten so fortlaufend alle Projektakten migriert werden.

Neben effizienten Abstimmungsschritten zwischen der unternehmensinternen IT-Abteilung von ekey mit dem Team von COSMO CONSULT war ein weiterer essenzieller Aspekt des Change-Prozesses, die Mitarbeiter*innen entsprechend zu schulen, um eine gelungene Migration zu gewährleisten. Dafür wurden zum einen Wikis in Microsoft Teams erstellt und zum anderen Videos über eine E-Learning-Plattform angeboten. Zusätzlich hatten auch die Mitarbeiter*innen als Endanwender*innen die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzubringen.
 

Da es sich um eine Microsoft Cloud-Lösung handelt und auch eigenständiges Customizing möglich ist, wird Microsoft Teams nun von allen Mitarbeiter*innen als Dreh- und Angelpunkt für das Tagesgeschäft innerhalb des Unternehmens verstanden. Microsoft Teams wird nunmehr für alle Business-Aktivitäten herangezogen – dazu zählen beispielsweise die Bereiche Kommunikation, Kollaboration, Projektmanagement und Datenmanagement. Auch die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter*innen haben durch Office 365 an Effizienz gewonnen. Längere Suchvorgänge reduzieren sich auf ein Minimum und die Zusammenarbeit wird durch die Option von Direkt-Anrufen via Microsoft Teams sowie umfangreiche Onlinemeeting-Funktionen wesentlich verbessert.

Die Umstellung brachte neben vielen positiven Erfahrungen auch einige Herausforderungen mit sich, da gewohnte Prozesse durch „modernere“ Workflows abgelöst wurden. So hat sich etwa das User Interface im Frontend durch zusätzliche Funktionen und Möglichkeiten verändert. Nach einer kurzen und begleiteten Eingewöhnungsphase wurde die neue Systemlandschaft von den Anwender*innen schnell verinnerlicht und gut angenommen. Durch die agile Arbeitsweise von COSMO CONSULT konnten auch neu entstandene Softwareanforderungen, die während des Change Prozesses entstanden sind, berücksichtigt werden.
 

ekey und COSMO CONSULT waren bereits vor diesem Projekt durch eine Kooperation verbunden. Damit setzte man im Unternehmen auf einen bewährten Anbieter und hatte dementsprechend hohe Erwartungen, die wie gewohnt zur vollsten Zufriedenheit erfüllt wurden. Begonnen hat die Zusammenarbeit mit einem klassischen ERP-Projekt. Im Fokus stand dabei die Abdeckung des Produktionsbereiches, die Betriebsdatenerfassung sowie die Schnittstelle zu Amazon. Vor allem das breit aufgestellte Wissensspektrum innerhalb der COSMO CONSULT erleichterte die technische Umsetzung bei allen Projekten erheblich.