Wenn der Prüfer zweimal klingelt

Wirtschaftsprüfungen folgen seit Jahrzehnten stets dem gleichen Ritual: Die Prüfer schlagen in Buchhaltungsnähe ihre Zelte auf, lassen sich komplette Akten herausgeben oder fragen gezielt nach relevanten Dokumenten. Obwohl die Digitalisierung auch vor der Buchhaltung nicht Halt macht – immer mehr Dokumente werden digital aufbewahrt – hat sich am Arbeitsablauf nur wenig geändert. Ein eingespielter Prozess, der trotz aller Effizienzzuwächse noch immer kostenintensiv und für alle Beteiligten belastend ist. Für die Mitarbeiter, weil sie neben dem Tagesgeschäft den Wirtschaftsprüfern zuarbeiten müssen; für die Prüfer, weil sie unter der Woche oft hunderte Kilometer entfernt von ihren Familien arbeiten – von den hohen Reisekosten einmal ganz abgesehen.

Im Zuge unserer Digitalen Transformation ergab sich für uns die Chance, die Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsprüfern neu zu gestalten. Hier galt es erst einmal, die eigene Sicht- und Denkweise zu verändern und Wirtschaftsprüfungen als notwendige Voraussetzung für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit zu betrachten. Im zweiten Schritt ging es dann darum, die Prüfer optimal in die bestehenden Finanz- und Kontrollprozesse einzubinden. Das Mandat für die Wirtschaftsprüfung der COSMO CONSULT-Gruppe hält Wagemann + Partner. Erst kürzlich zeichnete das Handelsblatt die Kanzlei zum vierten Mal in Folge als „Beste Steuerberater“ und erstmals auch als „Beste Wirtschaftsprüfer“ aus. Künftig sollte das Team den Großteil der Prüfung nicht mehr an den verschiedenen Standorten der COSMO CONSULT-Gruppe erledigen, sondern im eigenen Büro oder Homeoffice. Für die Prüfer bedeutet dies entspanntes Arbeiten, humanere Arbeitszeiten und eine bessere Work-Life-Balance, da wochenlange Hotelaufenthalte entfallen. Doch auch wir profitieren, etwa durch sinkende Reisekosten oder weil an den verschiedenen Standorten Prüfungsräume nicht mehr dauerhaft bereitzuhalten sind.

Bei der Konzeption der digitalen Prüfprozesse standen vor allem zwei Anforderungen im Fokus: Mehr Effizienz und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. So galt es zunächst, typische Redundanzen zu beseitigen. Bestes Beispiel: digitale Dokumente, die man bei Bedarf druckt, dem Prüfer aushändigt und die dann erneut gescannt und elektronisch verarbeitet werden. Auch beim Informationszugang bestand Luft nach oben, denn Prozesse und Systeme waren auf den mobilen Zugriff per Smartphone und Tablet nicht vorbereitet.

Der Ablauf einer Wirtschaftsprüfung ist stark reguliert. Neue Prozesse und Arbeitsabläufe werden nur dann akzeptiert, wenn sie Compliance-konform und mit einem nachvollziehbaren Mehrwert verbunden sind. Hierfür müssen die eingesetzten Werkzeuge einfach zu bedienen und schnell zu erlernen sein. Nur so profitieren Prüfer von einem besseren Zugriff auf relevante Informationen.

Mit modernen Technologien gelang es, die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bekommen. Im Mittelpunkt steht dabei eine Multi-Cloud-Plattform, die verschiedene Microsoft-Anwendungen umfasst. Diese verbessern die Zusammenarbeit und sorgen für einen flexiblen Zugang zu Daten und Prozessen – unabhängig von Zeit und Ort. Für die Wirtschaftsprüfer hat das gleich mehrere Vorteile:

• Alle relevanten Daten werden über die Business Intelligence-Lösungen QlikView und Microsoft Power BI bereitgestellt. Man startet mit konsolidierten Konzernergebnissen, die sich über alle 31 Geschäftseinheiten hinweg bis auf die Ebene einzelner Rechnungsposten und Belege aufschlüsseln lassen.
• Für prozess- und systembezogene Prüfverfahren kann direkt auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV zurückgegriffen werden.
• Buchungsrelevante Dokumente wie Rechnungen stehen über ein Dokumenten-Management-System unter Microsoft SharePoint zur Verfügung.
• Mit Microsoft Office 365 und dem darin enthaltenen Microsoft Teams verlagert sich die Kommunikation auf Chat, Telefon- und Videokonferenzen. Das Volumen persönlicher Gespräche sinkt.

Mit digitalen Technologien gelang es, die vielen Redundanzen im Wirtschaftsprüfungsprozess zu beseitigen. Dieser läuft heute schlanker und ist weniger kostenintensiv, was besonders für die Reisekosten gilt. Gleichzeitig profitieren die Wirtschaftsprüfer vom direkten, schnellen Zugriff auf relevante Informationen und können Ansprechpartner im Management besser erreichen. Noch wichtiger ist jedoch ein Nebeneffekt des Digitalisierungsprojekts: Der Aufbau digitaler Berichtsstrukturen und der Einsatz moderner Instrumente wie Management Dashboards hat das Bewusstsein und Verständnis für aussagekräftige Zahlen geschärft. „Ein professionelles Controlling hilft, Risiken und Planabweichungen viel früher zu erkennen. Zudem konnten wichtige Routinen etabliert werden, die zu mehr Transparenz und damit zu einer besseren Qualität von Management Reviews und Margenkontrollen führen“, unterstreicht Jens Baumgardt, Partner bei Wagemann + Partner.

Bei der Konzeption und Umsetzung des digitalen Prüfprozesses sowie dem Aufbau der hierfür erforderlichen Multi-Cloud-Plattform, konnten wir auf die vorhandene Expertise unserer Consultants zurückgreifen. Die Erfahrungen und Erkenntnisse, die wir bei diesem Projekt gewonnen haben, teilen wir nun mit der COSMO CONSULT-Community.

Wie ist es Ihnen bei der letzten Wirtschaftsprüfung ergangen? Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Prozesse zu komplex und zu aufwendig sind? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail, dann diskutieren wir, wie sich Ihr Prüfungsprozess optimieren lässt.