So werden aus Ihren Mitarbeitern Microsoft Teams-Profis

Microsoft Teams ist schnell installiert und noch schneller freigeschaltet. Doch es geht nicht nur um Technik. Mitarbeiter und Administratoren müssen auch fit sein, um die neuen Apps einzusetzen und zu verwalten.

Starten wir mit der IT: Cloud-Systeme wie Teams stellen Administratoren vor ganz neue Herausforderungen. Schließlich gibt es keinen direkten Zugriff, da diese – in diesem Fall von Microsoft – zentral verwaltet werden. Dennoch haben Nutzer Anspruch auf die gleichen Service-Level wie bei Lösungen, die im eigenen Rechenzentrum laufen. Dies betrifft vor allem die folgenden drei Punkte:

Dienstverfügbarkeit. Wenn der Zugriff scheitert – liegt es an Microsoft, an der Internetleitung oder am Netzwerk?

Backup und Restore: Wenn Dateien gelöscht werden, wie kann ich sie wiederherstellen? Wie lange kann man auf Daten zugreifen, bevor sie endgültig verschwinden?

Interne Verwendungsrichtlinien: Welche Funktionen werden freigeschaltet? Dürfen externe Benutzer eingeladen werden?

In einer digitalisierten Welt macht es keinen Sinn, Anwender über Tage mit Präsenzschulungen auszubremsen. Digitale Formate helfen der IT-Abteilung, neues Wissen effizient im Unternehmen zu verbreiten:

Schulungsteams: Richten Sie in Microsoft Teams ein Organisationsteam ein. Laden Sie in dieses Team zunächst alle betreffenden Mitarbeiter ein und veröffentlichen dort Schulungen, Workshops oder einzelne Tipps und Tricks. Bieten Sie an, dass Mitarbeiter öffentlich Fragen stellen – von den Antworten profitiert dann das ganze Team.

Micro-Schulungen: Nutzen Sie Microsoft Teams für Micro-Schulungen. Mitarbeiter können die Web-Session direkt am Arbeitsplatz ansehen und machen sich gleichzeitig mit Microsoft Teams vertraut. Die Schulungen sollten ein spezielles Thema – etwa Gruppenchats – haben und maximal 20 Minuten dauern. Lassen Sie dabei auf jeden Fall Fragen zu. Die Sessions kann man aufzeichnen und für den nächsten Punkt verwenden.

Videoschulungen: Kurze Videos helfen, schnelle Lösungen zu finden. Knappe, gezielte Informationen sind dabei besonders vielversprechend. Denken Sie an die Selbsthilfe-Videos bei YouTube. 

Eine weitere Möglichkeit Best Practices weiterzugeben, sind sogenannte Champion-Teams. Champions sind Personen, die sich durch ihre effiziente Arbeitsweise mit Microsoft Teams auszeichnen. Das kann vom Azubi bis zum Vorstand jeder sein. Sie sollten die Chance erhalten, ihr Wissen im Umgang mit Microsoft Teams weiterzugeben – etwa, in Schulungen, bei All-Hands-Meetings oder im Rahmen einer Firmenveranstaltung. Das wirkt dann weniger von oben herab organisiert und genießt dadurch eine höhere Akzeptanz.
 

Microsoft Teams ist ein einfach zu erlernendes, für virtuelle Teams ungemein praktisches Tool. Kleine Websessions und Best Practices sind der beste Weg, um Mitarbeiter und Administratoren zu befähigen, das Tool effizient, professionell und sicher einzusetzen.