Schritt für Schritt zur sorgenfreien Kalkulation und Projektabwicklung

Komplexe Formeln und Logiken, millionenschwere Projektvolumen sowie eine Kalkulations-Lösung, die angesichts der Tabellengröße in Schwierigkeiten kommt – vor dieser Situation stand das Siemens Kompetenzzentrum für Schienenfahrzeug-Fahrwerke. Mit einer durchdachten und effizienten Business Intelligence Lösung sorgte COSMO CONSULT dafür, dass die Probleme nun der Vergangenheit angehören.

Ob Straßen- oder U-Bahn, Hochgeschwindigkeitszüge oder Lokomotiven, allen gemein ist, dass diese Schienenfahrzeuge ein Fahrwerk benötigen. Die Entwicklung und Produktion entsprechender Fahrwerke ist Kernkompetenz des Weltkompetenzzentrums für Fahrwerke der globalen Schienenfahrzeug-Industrie, welches die Siemens AG Österreich in Graz betreibt.

Die Dauer eines derartigen Projekts beträgt zwischen einem und zehn Jahren, daher werden im Werk parallel sehr viele Geschäftsfälle betreut. Was eine große Anzahl von laufenden umfangreichen Kalkulationen mit sich bringt. In der Vergangenheit setzte der Konzern Microsofts Excel ein, welches allerdings mit der Zeit an seine Grenzen stieß. Zudem konnten Außenstehende nur schwer Einblick in die Berechnungen erhalten.

So wurden die Kalkulationen für die Großprojekte damit durchgeführt, wobei es aber immer häufiger vorkam, dass Versionen nicht mehr abgespeichert werden konnten. Wodurch die Gefahr bestand, Daten zu verlieren. Als Office Programm ist Excel nicht für Berechnungen mit hochkomplexen Formeln und Verknüpfungen konzipiert, ab einer gewissen Größe der Tabellen ist schlicht die Leistungsgrenze erreicht.

Aufgrund der offenen Excel-Konzeption stand es zudem jedem Kalkulanten frei, seinen Tabellenaufbau zu verändern, was dazu führte, dass die Kalkulationen unterschiedlich strukturiert waren. So fiel es schwer, Vergleiche anzustellen.

Angesichts Projektvolumina in Millionenhöhe stellten die oben genannten Faktoren ein steigendes Risiko dar. Mit einer neuen Lösung sollte daher die Datensicherheit und Vergleichbarkeit gewährleistet werden. Dafür wurde Cubeware als Werkzeug für Business Intelligence eingeführt und in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von COSMO CONSULT an die spezifischen Bedingungen der Projekte angepasst.

Eine Herausforderung lag in der komplexen Projektstruktur des Siemens Kompetenzzentrums. So handelte es sich nicht um ein typisches BI-Projekt, wodurch es auch keine ähnlichen Lösungen gab, die adaptiert werden konnten. „Daher war schnell klar, dass eine unternehmensspezifische Lösung implementiert werden muss“, wie Wolfgang Kraussler von der Siemens AG Österreich betont.

Zudem sollte die künftige Lösung auf einer Datenbank basieren, ausfallsicher sein und mit zentral hinterlegten Logiken die Verlässlichkeit der Berechnungen sicherstellen. Anwender sollten rasch Einblick in die Kalkulationen bekommen und Projekte miteinander vergleichen können. Überdies bestand der Wunsch, die Lösung schrittweise auszubauen.

Um zu verhindern, dass gewohnte Features verloren gehen, wurden in der Initialphase nur die Funktionen von Excel abgelöst. Diese Vorgehensweise stellte sicher, dass der Projektbetrieb nicht gestört wurde. Die flexible und kompetente Arbeitsweise von COSMO CONSULT überzeugte sehr schnell, auch die räumliche Nähe wurde positiv bewertet, weil damit kurze und direkte Kommunikationswege möglich sind. Am überzeugendsten war für Siemens aber laut Kraussler das „spürbare Wollen der Experten von COSMO CONSULT“, hier gemeinsam eine individuelle und passgenaue Lösung aufzusetzen.

Mit der neuen Business Intelligence Lösung hat die Kalkulation nun eine zukunftssichere Basis bekommen. Dank einheitlicher Struktur können Angebote oder Projekte einfacher verglichen werden, was die Projektsteuerung unterstützt. Alle Daten sind sicher archiviert, Projektaufzeichnungen oder Kalkulationsversionen können nicht mehr verloren gehen, der gesamte Prozess ist lückenlos dokumentiert und das Werkzeug läuft fehlerfrei.

Die großen Formellandschaften und Logiken wurden zentral hinterlegt, womit die Verlässlichkeit der Berechnungen garantiert wird. Die Arbeitsweise wurde verändert, die Eingabe für jedes Projekt erfolgt nun strukturiert, indem sogenannte Buttons der Reihe nach abgearbeitet werden.

Für die Kalkulanten bedeutete dies am Anfang zwar eine Umstellung, doch da sie von strukturierter und vereinheitlichter Kalkulation, nachvollziehbarer Datenablage, einfacherer Einsicht in die Kalkulationen und Verbesserung der Qualität profitieren, war die Akzeptanz schnell gegeben. Zudem kann die Lösung weiter ausgebaut werden.