Der Weg ist das Ziel – die erfolgreiche Einführung eines CRM

Sie stehen am Beginn eines CRM-Einführungsprojekts? Sie haben eine grobe Ahnung, wo Sie hinwollen? Aber die unzähligen Möglichkeiten zur Umsetzung bereiten Ihnen Kopfzerbrechen? Sie sind sich nicht sicher, auf welche Technologien Sie setzen sollen und haben Strukturfragen?  Vor dem Start einer CRM-Einführung sind genau das die häufigsten Herausforderungen. Wir gehen diesen gemeinsam mit Ihnen auf den Grund und führen Sie von den ersten Fragen über festzulegende Kriterien bis hin zu Ihren Chancen.

Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht

Oft ist der Überblick an unzähligen Möglichkeiten kaum zu behalten. Sie installieren das Produkt von Microsoft und öffnen es zum ersten Mal. Die Module und unterschiedlichen Möglichkeiten im System überwältigen Sie. Hier kann es oft vorkommen, dass Sie nicht wissen, welche Features Sie benutzten können, um sich den Arbeitsalltag zu erleichtern. Mit einem klaren Überblick über Funktionen und Möglichkeiten wird Ihre künftige Nutzung nicht eingeschränkt.

Anpassbarkeit Ihres Systems

Die Anpassungsmöglichkeiten Ihres Systems sind nahezu grenzenlos. Von der individuellen Programmierung über Microsoft Azure Funktionen bis hin zu Drittanbieter Tools ergibt sich eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Ihre Zugangsmöglichkeiten

Im Vorhinein gilt es auch zu klären wie Sie auf Ihre CRM-Daten zugreifen möchten und in welchen anderen Tools, wie beispielsweise Outlook, die Daten ausgespielt werden sollen. Ihr Ziel ist es, die Prozesse nachhaltig zu verbessern, um aus ihnen das Optimum für Ihr Unternehmen rauszuholen.

Interaktion mit der eigenen IT-Landschaft

Einer der wichtigsten Kriterien ist definitiv, dass das CRM mit Systemen aus der eigenen IT-Landschaft interagieren kann. Die Daten aus dem ERP-System müssen in Dynamics 365 CRM verfügbar sein. Aber auch eine zusätzliche Business Intelligence Lösung sollte auf diese Daten zugreifen können, um schlussendlich bessere Entscheidungen auf Basis Ihrer Daten treffen zu können.

Regelmäßige Updates

Natürlich sind da noch die regelmäßigen Updates von Microsoft – speziell im Cloud-Umfeld. Ihr Anspruch ist es nämlich, dass das neue System zukunftssicher ist, damit Sie über die Jahre immer die neuesten Möglichkeiten und Potentiale ausschöpfen können

Die unzähligen Wege in Ihrem System stellen Sie vor Herausforderungen. Einerseits ermöglichen Sie Ihnen viel Potential, andererseits verbauen Sie sich Chancen, wenn Sie die besten Unterstützungsoptionen nicht nutzen, weil Sie den Überblick verlieren.

Think Big, start small

Es gilt, bleiben Sie neugierig und streben Sie nach Ihren Potentialen, aber starten Sie erst einmal im kleinen Rahmen und bauen Sie darauf schrittweise Ihre Strategie aus.

Vorstellung Ihres D365 Systems

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor in Ihrem Projekt sind begeisterte Beteiligte, welche die geplante Veränderung mittragen. Stellen Sie das Dynamics 365 System im Standard einem ausgewählten Key-Userkreis vor. Führen Sie eine Analyse durch in der Sie erkennen, wo Ihre Anforderungen liegen und was das System bieten muss. Die Auswahl der Projektbeteiligten sollte dabei sehr überlegt erfolgen. Diese brauchen eine Affinität zur Technik, Prozesswissen und müssen im Projekt stets ein positives Bild nach außen transportieren.

Aktives Change-Management

Betreiben Sie aktives Change-Management. Wenn Sie bereits einmal ein größeres Projekt umgesetzt haben, wissen Sie, das Vorgehen in Veränderungsprozessen lässt sich nicht einfach in einem Absatz zusammenfassen. Hierbei geht es nicht nur um die Technologie, sondern vor allem um die beteiligten Menschen.

Standard vs. Individualität

Sorgen Sie für ein aufgeräumtes System mit der Entwicklung von kleinen Model-Driven Apps. Nutzen Sie Standardfeatures für eine bessere Usability und erhöhen Sie diese, indem Sie in Ihren Apps nur jene Wege anbieten, die wirklich genutzt werden sollen. Dies können Sie beispielsweise dadurch erreichen, dass Sie ungenutzte Entitäten und Buttons ausblenden. Vermeiden Sie wenn möglich komplexe Programmierungen, schöpfen Sie die Standard-Customizing Möglichkeiten aus. Beachten Sie die Vorgehensweise Business Rules statt JavaScript und Flows/Workflows statt Plugins.

Definieren Sie Ihre Zugangsmöglichkeiten

• Halten Sie die Mobile App ident mit der App, die die User im Browser verwenden. Da sie so gleiche Funktionalitäten und eine gleiche Usability anbieten finden sich Ihre User leichter zurecht.
• Nutzen Sie die Outlook Integration nur zum Tracken von E-Mails, dies verschlankt Ihre App. Das Arbeiten im CRM sollte via Browser oder mobiler App passieren.
• Verwenden Sie keine Windows App, sondern den Browser.

Integration der bestehenden IT-Landschaft

Wie man die bestehende IT-Landschaft bestmöglich integriert, hängt natürlich vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Stehen Sie synchrone oder zeitkritische Schnittstellen gegenüber, ist es empfehlenswert die Standardmittel von Microsoft zu nutzen (Azure, Data Connector), da diese skalierbar sind und eine angemessene Performance aufweisen. Vergessen Sie dabei nicht das Monitoring, durch den Einsatz von beispielsweise Application Insights. Setzen Sie eine Middleware ein (z. B.: Azure Service Bus), um ein Queuing zu gewährleisten.

Wie Sie sehen, bedarf es der Berücksichtigung einiger Schritte, um von einem CRM-System zu profitieren. Wichtig ist, dass Sie zu Beginn klar Ihre Anforderungen definieren. Wohin soll Ihre Reise gehen? Was möchten Sie den Nutzenden ermöglichen? Darauf aufbauend lässt sich Ihre individuelle Road Map gestalten. Falls Sie nach Unterstützung suchen, helfen wir Ihnen gerne.