ERP Modulares: ¿Qué Son y Cúal es su Importancia?

Alguna vez te habrá ocurrido. Quizás hoy mismo al ir a comer a un buffet. Posiblemente te has encontrado finalmente con un plato a rebosar, y quizás te hayas preguntado ¿de verdad necesito todo esto? Es posible que antes de empezar a llenar el plato te hayas sentido un poco abrumado por la variedad de opciones.

A la hora de escoger un software ERP para tu empresa, corres el riesgo de caer en la misma paradoja. El mercado está lleno de buffets super recargados y llenos de cosas que en realidad no necesitas, no caigas en la tentación de poner en tu bandeja mucho más de lo que puedas digerir. Por fortuna, estás en un buffet y tú escoges. Hablando en términos de ERPs, tendrás ante ti una amplia oferta de soluciones modulares, donde puedes elegir aquellos módulos que realmente necesitas.

Por norma general, cada módulo ERP está diseñado para funciones específicas o para diferentes sectores de actividad, proporcionando las funciones para ayudar a los empleados a hacer su trabajo en un área concreta de la empresa. Cada módulo está conectado al núcleo del sistema ERP, por lo que el sistema mantiene una fuente única de datos, incluso cuando la empresa agrega nuevos módulos. Si el sistema ERP es la caja de herramientas, los módulos son el destornillador, la llave inglesa, el martillo y otras herramientas de la caja, cada una con un objetivo.

Algunos de los módulos ERP más comunes serían, por ejemplo, los de planificación de productos, compra de materiales, control de inventario, distribución, contabilidad, marketing, finanzas o recursos humanos.

A medida que la metodología ERP se ha vuelto más popular, han surgido ‘suites’ o plataformas que van más allá de lo que son los procesos internos o “backoffice”, entendiendo por ellos los que se producen ‘detrás del mostrador’, que son los procesos tradicionalmente cubiertos por el ERP. Estas nuevas suites o plataformas, como Microsoft Dynamics 365, amplían su cobertura, ‘metiendo dentro’ del ERP a procesos “Front-office” de ventas, marketing y servicio al cliente, es decir las áreas típicas de una solución CRM.

También viene siendo habitual que los ERPs, dada la cantidad ingente de datos que son capaces de recopilar, incorporen soluciones de analítica avanzada e Inteligencia de Negocio, aunque en muchos casos cuentas con aplicaciones de terceros para ello. Así, vemos por ejemplo la plataforma Microsoft Dynamics 365, que incluye en la misma suite funciones ERP y CRM en la nube, además de herramientas de Inteligencia de negocio y módulos complementarios a los del fabricante que refuerzan las funciones de áreas concretas, como pueden ser los desarrollados por COSMO CONSULT para fabricación avanzada, área en la que este partner tiene una alta especialización.

El objetivo básico de utilizar un sistema de planificación de recursos empresariales es proporcionar un repositorio central para toda la información que comparten las diversas áreas del ERP y mejorar el flujo de datos en toda la organización. Esta integración se optimiza en soluciones Dynamics 365, que cuenta con un “Modelo común de datos” conocido como Dataverse, que facilita enormemente que las aplicaciones ‘hablen’ entre sí, además de simplificar el desarrollo de aplicaciones móviles y la automatización de flujos de trabajo con las herramientas Power Automate.

La nube implica numerosas ventajas en el despliegue y explotación de soluciones ERP. En primer lugar, facilita la integración entre módulos, y su acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. Igualmente, hace más sencillo incorporar otras herramientas, como aplicaciones CRM, Inteligencia de negocio o comercio electrónico. Los servicios de base de datos e infraestructuras forman el núcleo de la solución, lo que facilita su puesta en marcha y actualización continuada. Por último, la nube añade una gran flexibilidad y escalabilidad, siendo una opción idónea para empresas con perspectivas de crecimiento. En resumen, las soluciones ERP en la nube como Microsoft Dynamics 365 son más económicas, amigables, más fáciles de personalizar y se actualizan de forma constante. Por si fuera poco, la plataforma Microsoft Azure sobre la que corre cuenta con la máxima seguridad disponible en el mercado.

Desde un inicio, los sistemas ERP modulares fueron ganando terreno, ya que permitían obtener solo lo que se necesitaba y no tener que pagar por extras innecesarios. Si su negocio funcionase, por ejemplo, solamente con pagos en efectivo, el módulo de “cuentas por cobrar” no le agregaría valor alguno.

Desde un principio y todavía hoy en día, se estima que el 20% de las funciones dan como resultado el 80% del valor para los usuarios, por lo que es importante contar con un partner experimentado como COSMO CONSULT capaz de acotar qué es lo que realmente necesita. Al comprar únicamente los módulos ERP que necesita cuando los necesita, puede extender los costes de inversión en el tiempo.

Tomemos una empresa de servicios como ejemplo. Supongamos que cinco años después de la implantación inicial del ERP, la empresa decide diversificarse creando una línea de negocio que precisa de control de inventario. En ese momento puede comprar el módulo de Stocks, extendiendo así los costes globales en un período de cinco años. Esta forma de operar es más atractiva para empresas sin un gran flujo de caja, que de esta forma evitan desembolsar una gran suma de entrada.

Más allá de todo eso, comprar un ERP es fácil, implantarlo con éxito es un asunto bastante diferente.

Cuando implementas tu solución ERP por fases a lo largo del tiempo, la organización tiene más tiempo para adaptarse a los nuevos procesos y prácticas empresariales, y hacer los ajustes necesarios en consecuencia. En lugar de tener que aprender un sistema completamente nuevo desde el principio, los empleados se pueden ir familiarizando con los diferentes módulos paulatinamente.

Lo cierto es que los ERPs modulares se han convertido en la norma, en general sólo los ERPs de funcionalidad muy horizontal y reducida se entregan como paquete completo.

Lo mejor del software ERP modular es que una empresa puede crecer y agregar funcionalidad para nuevos modelos de negocio manteniendo la misma base. No es necesario implementar un nuevo sistema ERP (un proceso largo) cuando cambian los requisitos.

Hoy en día, no solo es factible ir adquiriendo y poniendo en marcha un ERP por módulos, sino que es cada vez más frecuente disponer de ellos en modo Software como Servicio (SaaS). Esto añade gran flexibilidad y escalabilidad a las soluciones, ya que añadir módulos y usuarios es bastante sencillo. Igualmente, el despliegue internacional de las empresas se ve enormemente simplificado, ya que permite “llevar” los procesos y forma de operar a las nuevas localizaciones de forma rápida, replicando el modelo de negocio de forma exacta e inmediata.

Un último aspecto para considerar son las implantaciones de varias capas, donde la compañía ‘madre’ puede utilizar un ERP complejo al completo y las subsidiarias más pequeñas utilizar tan solo unos pocos módulos, replicados del central.