Cómo Elegir un ERP según Sectores de Actividad

¿Busca el mejor ERP para su sector? ¿Esta dudando acerca de qué ERP elegir?

Se encuentra ante una decisión crítica, implantar un ERP conlleva una importante inversión en tiempo, esfuerzo y dinero. Una decisión estratégica en la que sale muy caro equivocarse, ya que puede comprometer la buena marcha y el futuro de la empresa.

Existen muchas soluciones ERP en el mercado, pero nos equivocaríamos si optáramos por elegir el ERP más vendido. Porque hasta el más conocido ERP del mercado tiene su historial de implantaciones fallidas, muchas veces proyectos en los que el principal error ha sido, efectivamente, el ERP escogido. Cubrir los gaps de una solución inadecuada puede disparar las desviaciones en plazos y costes, sin garantizar el éxito final de la implantación y dificultando el mantenimiento y la evolución del ERP.

¿Cómo es posible que soluciones tan potentes y plagadas de funciones puedan tener lagunas? Recurriendo al refranero, que puede ser poco digital pero siempre es fuente de sabiduría, “Quien mucho abarca poco aprieta”. Los ERPs suelen ser herramientas genéricas, y es difícil que un ERP genérico cubra al mismo tiempo procesos tan distantes como los de una farmacéutica y los de un fabricante de maquinaria a un mismo tiempo.

En su raíz, todo ERP ha sido desarrollado de partida para un sector e incluso empresa específicos. A partir de este inicio, las herramientas de gestión empresarial han evolucionado de una forma lógica: acumulando funcionalidad y tratando de ser lo más genéricos posible, de forma que estos puedan ser utilizados por el mayor número de empresas y, por tanto, tengan el mayor éxito comercial.

Como resultado, existen en el mercado un gran número de soluciones ERP “estándar” o generalistas que hacen mayor o menor hincapié en distintas áreas de la empresa (producción, distribución, almacenes, finanzas…) pero sin funcionalidades avanzadas para ningún sector de actividad concreto ni enfoque sectorial alguno.

Existe toda una clase de ERPs “verticales” diseñados específicamente para un sector o nicho de actividad, por lo que, antes de escoger alguno, deberá plantearse una cuestión básica de inicio: ¿Tiene su empresa unas necesidades similares a la de la media o sus necesidades son tan específicas que va a necesitar una solución verticalizada?

Un ERP genérico le ofrecerá la funcionalidad básica más común, como contabilidad, compras, inventario, finanzas, ventas y reporting, mientras que un ERP vertical le ofrecerá más funcionalidad, suficiente para cubrir sus necesidades específicas sin necesidad de recurrir a costosos desarrollos y personalizaciones.

Por ejemplo, un ERP diseñado específicamente para Manufacturing estará preparado para optimizar los procesos productivos, una planificación de materiales potente, gestión de proveedores y calidad; además de estar dotado de plantillas preconfiguradas para reporting, flujos de trabajo predefinidos y APIs o conectores fácilmente parametrizables.

Las soluciones ERP acordes a los sectores de actividad soportan procesos de negocio claramente definidos y únicos para un sector determinado. Estas son diseñadas para servir a usuarios con responsabilidades y tareas muy específicas. En lugar de tener toneladas de funciones genéricas, estos sistemas se despliegan con un alto grado de personalización vertical.

Una de sus principales ventajas es que los ERP verticales están tan enfocados en la resolución de retos de negocio específicos que reducen drásticamente las necesidades de personalización. Dado que estos proveedores pasan mucho tiempo dentro y alrededor del sector para el que verticalizan, están al tanto de las nuevas políticas reguladoras y de las tendencias del mercado. Esto le brinda un software empresarial específico para lo que hace, y acceso a su vasta experiencia y a un conocimiento sectorial extenso y actualizado.

La decisión de ir hacia un ERP genérico o vertical, que se suele tomar en las primeras fases del proceso, no es trivial. De acuerdo, su empresa es única, pero no nos engañemos, como todas. Cada empresa tiene sus particularidades, pero no necesariamente va a requerir una solución vertical. En muchos casos es suficiente con ajustar la parametrización o pequeños desarrollos. En caso contrario, los ERPs horizontales o generalistas no existirían, ya que su coste de adaptación al cliente sería inasumible.

Pero el coste no es el único factor de decisión; un ERP vertical específico para nuestro sector, será más fácil de poner en marcha, y reducirá el riesgo del proyecto. Además, el proveedor entenderá nuestras necesidades y -en base a su experiencia- podrá implantar la solución y formar a los empleados en un plazo de tiempo reducido. La necesidad de personalizaciones o desarrollo de software complementario será mínima, lo que aumenta la rentabilidad de la inversión realizada en la solución ERP.

Y aquí llegamos a otro punto crucial: la necesidad de contar con un Partner de implantación  que conozca en profundidad no solo el producto sino también su sector, de forma que esté capacitado para implantarlo y al mismo tiempo desplegar las mejores prácticas de negocio y crear ventajas competitivas.

Los Partners de ERPs verticales cuentan con expertos que conocen la terminología, los procesos de negocio, el entorno económico y la normativa del sector al que se dirigen, incorporando características clave en el software y el proceso de implementación. Dado que los requisitos varían ampliamente por cada cliente, se desarrollan las funcionalidades para adaptarse a los procesos críticos comunes al sector, orientándose a lograr incrementos en la agilidad, rapidez y eficiencia de los procesos y a crear de esa forma ventajas competitivas.

El conocimiento obtenido en proyectos de implantación en empresas similares proporciona a estos Partners una valiosa base de información que se traducen en funciones extendidas y en soluciones que “hablan el idioma del sector”. Esta experiencia sectorial también ayuda a identificar problemas y ofrecer soluciones más rápidas. Además, mantenerse al día con las innovaciones y tendencias tecnológicas permite que los ERP sectoriales incorporen funciones y capacidades relevantes que benefician a los clientes ahora y en el futuro.

Antes incluso de empezar a contactar con posibles proveedores y partners, es de la máxima importancia entender qué esperamos del nuevo sistema y asesorarse con base en ello, es decir, debemos aprender a cómo escoger el ERP idóneo.

Como los sistemas ERP cubren habitualmente los procesos de muchos departamentos, es importante que los responsables del proceso de selección consulten con todos aquellos que van a estar en contacto con el sistema, preferentemente managers y usuarios clave.

Una vez haya consultado con las partes implicadas y establecida una lista de requerimientos, puede empezar a priorizarlos, estableciendo aquellos que son esenciales y los que solamente son deseables y benefician a unos pocos miembros de la plantilla. Una vez dispone de una lista de requerimientos debería estar mejor preparado para decidir cómo evaluar y puntuar los sistemas ERP potenciales.

Al elegir el ERP adecuado para su sector, se ha de centrar en el valor que le aportará la solución más que en la funcionalidad. Es fundamental entender los requerimientos del negocio y saber qué es crucial para sus procesos y flujos de trabajo. De aquí se debería deducir cuál es el proceso o área más importante para la empresa: producción, logística, diseño, y determinar en qué procesos o áreas se producen deficiencias de gestión o cuellos de botella.

Asimismo, asegúrese de definir bien el valor de negocio que aspira a conseguir, de forma tal que pueda transmitirla adecuadamente a su Partner y disponga de una medida clara del éxito.

Una forma de minimizar riesgos y disponer de una visión clara de la situación actual de su empresa es utilizar servicios de auditoría para asesorarse previamente. Existen en el mercado servicios gratuitos como el Digital Audit de COSMO CONSULT, en los que encontrará un apoyo con gran experiencia en soluciones ERP y con la visión tecnológica necesaria para definir su mapa de ruta a medio plazo. La auditoría de COSMO CONSULT incluye un análisis comparativo con su competencia más directa. En el momento actual, en plena Transformación Digital, es buena idea incluir un mapa de ruta de Transformación Digital y elegir un ERP que sirva de plataforma de principio a fin para esta transformación.

Consulte con asociaciones u otros directivos de su sector, haga búsquedas e infórmese para encontrar posibles soluciones y Partners. Solicite demostraciones de producto y vaya acotando la lista hasta dar con el Partner y ERP vertical adecuados.

En este momento detectará si existen en el mercado soluciones verticales específicas para su sector. Podrá informarse sobre qué tipo de soluciones usa la competencia, y decidir si quiere imitarles o diferenciarse.

Si está utilizando otros sistemas, es importante que tenga en cuenta la conveniencia de integrarlos con el ERP. En general, verá que los sistemas más conocidos del mercado tienen menos problemas de integración, al existir conectores y experiencias previas de integración. En todo caso, es un aspecto a tener en cuenta, ya que, por definición un ERP persigue principalmente la integración de toda la empresa.

Tanto a la hora de elegir un nuevo ERP como un apartamento vacacional, o dónde pasar sus próximas vacaciones; consultar la opinión de otros clientes es una ayuda para no equivocarse.

El número de clientes que usa un ERP puede ser un indicador, pero lo más importante es pedir referencias de empresas como la suya. Cuando le pasen este feedback, debería contactar con las empresas para obtener información en detalle sobre cómo les ha funcionado el sistema. Es la mejor forma de evaluar si es adecuado para su negocio, y obtener respuestas a sus principales dudas. También es bueno para estar sobre aviso de cualquier posible riesgo relativo al ERP o al Partner encargado de realizar la implantación.

Al elegir un ERP, no olvide su impacto en la transformación digital, ni su capacidad para dar soporte a cambios revolucionarios en el negocio. Hay un buen número de tecnologías que pueden tener un gran impacto en su modelo de negocio, desde la Inteligencia Artificial al Big Data o el Internet de las Cosas (IoT). Aquí jugará de nuevo un papel importante el Partner, que debería asesorarle sobre cualquier nueva tecnología que pueda aplicar con éxito.

Asegúrese de que elige un ERP moderno y/o adaptado a sus necesidades de personalización, que le ayudará a promover la transformación digital, facilitar el uso y despliegue de aplicaciones y dispositivos móviles y mejorar las capacidades analíticas y la escalabilidad.

Recuérdelo: Puede que ningún sistema ERP cubra de entrada todos sus requisitos, de modo que base su elección final en lo que hace que su empresa sea productiva y única,  valore igualmente el roadmap del producto para ver si ofrece lo que podría necesitar y cuándo, y asegúrese de contar con un partner con experiencia contrastada en empresas de su mismo sector.