Modern Workplace: ¿Qué es?

Según un informe reciente de Gartner, que podemos confirmar rápidamente viendo nuestro entorno, muchos trabajadores van a seguir trabajando desde sus casas después de haberlo hecho forzados por la pandemia. Durante la crisis sanitaria, muchos empleados han mostrado mayor productividad y satisfacción trabajando en remoto, lo que ha reportado, además, beneficios a sus empresas. Facilitando el trabajo fuera de sus instalaciones, las compañías obtienen ahorros considerables en costes inmobiliarios, de equipos y suministros. A la vuelta del verano, no son pocas las compañías que están abandonando sus costosas instalaciones físicas para convertir a sus plantillas de oficina en teletrabajadores a tiempo completo.

Para llegar a este punto, ha sido decisiva la madurez de las tecnologías que sustentan el “Modern workplace” o “Puesto de trabajo moderno”, en forma de soluciones integrales de software colaborativo, comunicaciones y seguridad como Microsoft Teams. Su éxito ha sido rotundo. El presidente de Microsoft, Satya Nadella, anunció a principios de verano un crecimiento en suscripciones de Microsoft Teams del 75%, llegando a los 200 millones de usuarios diarios. En COSMO CONSULT, por ejemplo, trabajamos desde hace años con esta plataforma más de 1.200 usuarios en 15 países, con grandes ventajas en las tareas del día a día y en la colaboración de equipos locales e internacionales. Además, la plataforma ha sido decisiva en el rápido despliegue del grupo a nuevos países como Hong Kong y otros cuatro países asiáticos.

Los apóstoles de lo que se llamó las “NWOW (new ways of working)” o nuevas formas de trabajar, como Microsoft y otras compañías innovadoras y/o “verdes”, han defendido siempre que la ubicación es irrelevante. Algo totalmente cierto, en mayor grado según el tipo de trabajo realizado. Los trabajadores del conocimiento, por ejemplo, no necesitamos estar en un sitio específico para hacer nuestro trabajo. Algunos días podemos ir a la oficina, otros a un espacio de coworking, a una biblioteca o quedarnos en nuestra sala de estar. De hecho, estoy escribiendo esto desde un local de una franquicia de zumos y sándwiches, en completa tranquilidad y disponible para mi equipo de marketing de forma instantánea vía chat online, videoconferencia o llamada por IP. Para los trabajadores como yo, equipados con dispositivos móviles (ordenador, móvil o tablet, software, conexión a Internet) la ubicación es una elección diaria, no una imposición. SI bien no es ninguna sorpresa en una empresa innovadora de tecnología como COSMO CONSULT, es sorprendente ver como sectores tan tradicionales como la administración pública están adoptando este modelo masivamente.

Pero seguramente el aspecto clave no sea dónde vamos a trabajar, sino CÓMO vamos a trabajar. Porque ¿Qué hemos aprendido de este abrupto salto a los entornos de trabajo virtuales? Si se analiza con detalle, hay tres puntos básicos que diferencian el trabajo en oficina tradicional de la forma en que se organiza una empresa distribuida.

Los principales serían la accesibilidad, las comunicaciones asíncronas y el seguimiento basado en resultados. Estos elementos son los que definen y habilitan el trabajo en remoto, y por tanto los que pueden definir el Modern Workplace o “Puesto de trabajo moderno”.

Si el trabajo es aquello que hacemos, y no un sitio a donde vamos, no necesitamos ir a un lugar específico para hacerlo. Únicamente necesitamos una plataforma con la que acceder a los recursos de nuestro puesto de trabajo desde cualquier lugar, y que nos permita comunicarnos de forma efectiva con nuestros colegas, equipos y directivos. Microsoft Teams proporciona toda la accesibilidad que se precisa, facilitando la conectividad y la colaboración y mejorando la productividad.

Cuando la información es digital en lugar de estar en carpetas de archivadores, no es necesario esperar a estar físicamente en la oficina para hacer ciertas tareas o interactuar con los colegas. Los trabajadores pueden tener acceso por igual a documentos, gente y decisiones, estén en su casa o en la oficina del cliente. La verdadera continuidad de negocio se logra con un acceso sin restricciones al puesto de trabajo.

Cuando los equipos están distribuidos por distintas geografías, su trabajo no puede depender de la ubicación ni de la disponibilidad 24x7 del equipo. No se trabaja en un entorno cerrado, por lo que hay que ser flexibles para manejar horarios y reuniones en zonas horarias diferentes o afrontar interrupciones domésticas. Adoptando canales de comunicación asíncronos como el email, mensajería online tipo WhatsApp, o vídeos grabados, acompañados de una gestión documental completa y redes sociales corporativas como Yammer, se convierte la dinámica de los equipos en un flujo continuado de información compartida, de forma que se puede escoger cuando se accede a ella, sea al momento, a los 5 minutos o 5 días después.

Los métodos de dirección tradicionales están basados en sensaciones subconscientes. Según los antiguos métodos de control, el más trabajador era el que no levantaba la cabeza del escritorio, y las voces y llamadas de teléfono comunicaban ‘trabajo frenético’. En resumen, el modelo caduco en el que el mejor trabajador es el que llega más temprano y se va más tarde. Muchos directivos, al no disponer de estos inputs, se sienten perdidos a la hora de dirigir sus equipos, aflorando la desconfianza. Pero estos criterios en realidad no miden más que la actividad, no el cumplimiento. Enfocarse a resultados es mucho más efectivo, evaluando con base en trabajo entregado, su calidad y otros parámetros mucho más realistas. A través de plataformas digitales como Teams no faltan outputs susceptibles de ser medidos, con lo que los trabajadores pueden demostrar su productividad con o sin supervisión directa.

La nueva normalidad no implica un mundo de empresas sin oficinas, solo es un mundo en el que nos centramos en el trabajo y no en la presencia. Adoptando puesto de trabajo virtuales, comunicaciones asíncronas y evaluación basada en resultados, tenderemos a centrarnos en el trabajo realizado y menos en dónde se realiza.

Como usuarios avanzados y proveedores de soluciones de puesto de trabajo virtual, desde COSMO CONSULT podemos ayudarle a transformar la forma en que trabaja su compañía, y beneficiarse rápidamente de las ventajas en reducción de costes y aumento de satisfacción y productividad de los empleados que conllevan.