Implantación de un ERP: Fases y Metodología

Una vez decidida la solución ERP que se va a implementar en la empresa, una de las primeras preguntas a resolver es el enfoque que se va a dar a la implementación. Aunque solo hay una serie limitada de pasos a ejecutar para hacerlo con éxito, los enfoques para abordar la implementación pueden ser diversos. En esencia, las principales formas de hacerlo se dividirían en dos categorías: metodología en cascada o desarrollo Ágil (Agile).

El enfoque en cascada se llama así porque se supone que cada paso fluye al siguiente como el agua de una cascada. En un mundo ideal, claro, porque implantar un ERP es complejo y ese “fluir” suele incluir meandros y saltos. El concepto de cascada, por definición, se compone de una serie de pasos que se inician con la fase de descubrimiento, donde se analizan las necesidades a cubrir con el ERP, un descubrimiento que se inicia en la fase de la venta. Ahí empieza también la planificación del proyecto ERP, donde se define el Plan del Proyecto. Se pasa a continuación al Diseño, donde el equipo del proyecto determina qué componentes se usarán y cómo se configurarán, además de definir los ‘roles’ de las personas implicadas y los procedimientos y metodologías a usar durante la implantación.

En la fase de Desarrollo se inicia el trabajo técnico, con el desarrollo de las personalizaciones que sean necesarias, además de iniciar la formación de usuarios y preparar los datos a importar en el nuevo ERP. En la fase de Testeo, se prueban los desarrollos, se cargan los datos y se muestra a los usuarios cómo funcionará el sistema. Una vez hechas las pruebas, se inicia el Despliegue y si todo va bien, se inicia la formación de usuarios en el ERP.

Durante el arranque del ERP se inicia la fase de soporte, que se prolongará durante el ciclo de vida de la solución ERP, pues se necesitarán actualizaciones, migraciones de versión y tareas mantenimiento a lo largo de la vida del sistema. El soporte suele ser más intenso al inicio, como apoyo al arranque y resolución de posibles fallos y dudas de los usuarios.

Hace años se solía usar siempre el enfoque en cascada, pero ha ido ganando fuerza otra metodología que contempla la dificultad de gestionar proyectos largos, susceptibles de cambios durante su ejecución: la metodología Agile, que se utiliza cada vez más en proyectos ERP.

Los proyectos Agile también requieren un intenso trabajo previo de recogida de requerimientos, que luego se usan para el plan de proyecto. A diferencia del método anterior, en lugar de llevar adelante el proyecto de forma lineal, se divide el plan en intervalos cortos llamados “sprints”. Las pruebas se hacen al final de cada sprint, haciendo los ajustes necesarios; de esta forma se evita desarrollar durante largo tiempo para encontrar los problemas al final. La metodología de implantación ERP Agile, como sugiere su nombre, permite responder más rápidamente a los cambios y problemas, sin asumir que el entorno del proyecto permanezca estático.

Obviamente, los proyectos ERP no suelen ser ejecutados por la propia empresa, sino que en la inmensa mayoría de los casos se cuenta con un Partner de implantación con conocimiento y experiencia tanto de la tecnología -solución ERP- como de la forma de implantarlo -metodología. La experiencia, la capacidad (recursos) y la cobertura geográfica son claves a la hora de seleccionar un Partner de implantación ERP.

En COSMO CONSULT, por ejemplo, tenemos una amplia experiencia en ambas metodologías de implantación ERP, en todo tipo de empresas locales e internacionales y en los más diversos sectores de actividad, utilizando tanto el modelo SureStep de Microsoft hasta métodos ágiles. Esto permite aplicar un enfoque lo más normalizado posible, pero con margen para las personalizaciones necesarias. Con este fin, COSMO CONSULT aplica el método SCRUM para llevar a cabo el desarrollo de software ágil en las implementaciones ERP. A partir de la experiencia en más de 1.200 implantaciones ERP, COSMO CONSULT recomienda al cliente la metodología de implantación ERP idónea.

No solo eso, sino que, a partir de nuestra propia Transformación Digital y la experiencia citada, en COSMO CONSULT hemos desarrollado servicios y herramientas de Consultoría Digital óptimos para acompañar a nuestros clientes en sus propios recorridos de Transformación Digital, en los que tiene un papel primordial nuestras plataformas y soluciones de negocio E2E (End-to-end)

Ofrecemos diversos enfoques para la gestión de proyectos, desde nuestro modelo procedimental SureStep convencional hasta nuestros métodos ágiles. Hay una serie de factores que determinan cuál es la filosofía correcta que debe seguirse en un proyecto concreto, como el grado de complejidad y la personalización. Analizaremos estos factores en detalle con nuestros clientes y así poder elegir el método de gestión de proyectos más adecuado. En muchos casos, hemos tenido experiencias positivas con métodos híbridos que combinan elementos de los diferentes enfoques.

Proyectos internacionales de implantación ERP

Los proyectos de implantación de ERPs globales ocupan una categoría especial, en la que COSMO CONSULT, como partner de ERP internacional líder de Microsoft Dynamics, con 40 ubicaciones en doce países y una red global de partners, ocupa una posición de liderazgo. No solo por su capacidad para dar servicios locales e internacionales en prácticamente todo el mundo, sino por disponer de las localizaciones del software ERP que facilitan su adaptación a los diferentes mercados, incluyendo diferencias contables, en normativa y reporting legal que de otra forma resultan costosas de desarrollar caso a caso. Por otra parte, se están utilizando cada vez más métodos Agile, especialmente en el área de desarrollo de CORE, basada en el desarrollo de un núcleo de funcionalidad que una vez probado se despliega a nivel global, mejorando las garantías de éxito del proyecto ERP.