Controla y Mejora tu productividad con Microsoft Teams

Tras muchos años debatiendo sobre si adoptar o no el teletrabajo, al final fue la pandemia la que nos lo impuso a la fuerza. Para muchas empresas fue un gran alivio, una forma de seguir funcionando, mientras que los empleados preveían otras ventajas. Ahorrarse el commuting, los desplazamientos al trabajo, equivalía a estresarnos un rato menos, disponer de más tiempo productivo y -como remate- contaminar menos y ahorrar en un combustible cada vez más caro y escaso.

Las herramientas ya estaban allí. De hecho, los “trabajadores de la información” ya estábamos bien preparados con aplicaciones de videoconferencia, intranets y otras soluciones de colaboración, que habían alcanzado cierto nivel de aceptación. El trabajo remoto prometía ventajas importantes. La más evidente, evitar desplazamientos, es decir, tiempo improductivo y estresante, pero también aplacar las amenazas contra el medio ambiente con menos emisiones y consumo de carburantes, además de la posibilidad de conciliar mejor trabajo y vida laboral.

Sin embargo, no todas estas promesas resultaron ciertas. Al cabo de un tiempo nos dimos cuenta de que, si no lo controlábamos, en lugar de conciliación podíamos ver toda nuestra vida invadida por el trabajo, desde el momento de despertarnos hasta volver entre las sábanas. El teletrabajo, por tanto, tenía sus peligros.

El estrés y el efecto burn-out (quemado) puede tener serias implicaciones físicas y mentales. Según la consultora Gartner, la sobrecarga virtual puede disminuir el rendimiento hasta en un 33%. Por eso, algunas de las herramientas más avanzadas para teletrabajo como Microsoft Teams incluyen funciones para disponer de símiles del “rincón del café” (o de la fotocopiadora) para contactos más informales y des estresantes con los colegas.

Microsoft sigue mejorando su aplicación Teams y la suite Microsoft 365 para combatir estos inconvenientes. Entre las nuevas funciones está MyAnalytics, una “plataforma de experiencia de empleados” enfocada a ayudar a los trabajadores a visualizar cómo emplean su tiempo, optimizar sus tareas y hacerlos más eficientes, preservando su bienestar. También podemos analizar estos datos con Power BI, e incluso disponer de los informes desde el propio Teams, como veremos más adelante en este artículo.

MyAnalytics forma parte de la suite de productividad Office 365, y recoge datos de Microsoft Teams, Exchange Online, SharePoint y OneDrive. Para acceder basta con ir a la URL myanalytics.microsoft.com, El panel MyAnalytics es una experiencia web unificada donde podremos ver estadísticas sobre cómo hemos usado el tiempo, análisis de productividad acerca de nuestros hábitos de trabajo y cómo exploramos nuestra red, quienes son nuestros principales colaboradores y actividades de colaboración.

Como hemos mencionado, podemos analizar el uso de Teams desde Power BI. Para hacerlo, en la parte inferior del menú izquierdo de Teams, veremos unos puntos suspensivos. Al hacer clic, nos mostrará las aplicaciones que tenemos disponibles para ‘anclar’ en el menú de Teams y acceder a ellas directamente. Buscamos “Power BI” y, una vez seleccionado, añadirá el icono de Power BI en el menú y nos mostrará dentro de Microsoft Teams la pantalla de inicio de Power BI.

Al abrir Power BI en Teams, iremos a nuestra pantalla de inicio en Power BI. Entre los informes disponibles, veremos “Análisis de actividad de Teams”. Si no lo encontramos, nos será fácil hacerlo con la búsqueda. Al abrir el informe, Power BI se conectará automáticamente a tus datos de actividad y te llevará a un informe estándar diseñado para ayudarte a ver tu actividad en Teams.

El informe te ayuda a entender métricas como el número de reuniones de Teams en que has participado, cuanto tiempo has compartido audio y video y cuántos mensajes has enviado. También puedes ver un resumen de actividad de los equipos a los que perteneces.

A través de la pestaña de “Detalles de actividad en Teams” podremos profundizar en un equipo específico para ver la tendencia general de los usuarios activos y sus interacciones, así como una narrativa inteligente para el equipo.

El informe de Análisis de actividad en Teams se añade a tu “Espacio de trabajo” desde donde se puede acceder a él, marcarlo como favorito y personalizarlo como cualquier otro informe de Power BI. El informe refresca sus datos diariamente para actualizar la información de actividad más reciente.

Microsoft está enfocando grandes esfuerzos a hacer de Microsoft Teams la ‘puerta de entrada’ de todas sus herramientas, incluso ha anunciado hace poco que Teams será la puerta de entrada a su “metaverso”. Por ello, cada usuario puede personalizar completamente su entorno para minimizar distracciones y ser más productivos, y usar sus funciones para reservar espacios de concentración.

Como muestra de la preocupación del fabricante por el bienestar y productividad de los teletrabajadores, Microsoft ha incorporado funciones para una experiencia de “commuting” virtual, para mejores transiciones entre trabajo y tiempo privado. Yendo más allá, Microsoft Teams se integra ahora con Headspace, líder global en meditación y mindfulness.

El pasado enero, MS Teams alcanzó los 270 millones de usuarios activos, y es una herramienta clave dentro de la oferta de soluciones de Microsoft, que cuenta ahora con una división dedicada. Algo parecido ha sucedido con algunos de sus grandes Partners, como COSMO CONSULT, que cuenta desde hace tiempo con una línea de negocio, “Modern workplace”, dedicada a soluciones de productividad y colaboración en el puesto de trabajo como Microsoft Teams, SharePoint o soluciones propias como COSMO CONSULT Scout (Electronic Performance Support).