¡Ayuda! ¡Nuestro proyecto está en crisis!

Aquí vamos de nuevo. Otro proyecto en crisis. En el peor de los casos, pasó lo que pasó o algo así.  El pánico domina la vida cotidiana. Nadie sabe qué hacer. Las crisis de los proyectos pueden llegar a ser de esta manera, si es que se reconocen a tiempo.

En muchas áreas, una crisis de proyecto se define de manera bastante simple. La discontinuidad del proyecto es cuando uno o más objetivos del proyecto no pueden ser alcanzados.

Pero de entrada, nos encontramos con algunas preguntas.

• ¿Qué pasa si no hay objetivos del proyecto?
• ¿Qué pasa si los objetivos del proyecto no son mensurables?
• ¿Qué pasa si el proyecto deja de progresar, pero los objetivos del proyecto todavía se pueden alcanzar?
• ¿Qué pasa si la crisis del proyecto no afecta a los objetivos del proyecto porque los objetivos eran erróneos al principio?
• ¿Y cuáles son los objetivos correctos del proyecto?

Entonces, ¿de qué se tratan realmente estas crisis? Hay un problema con el proyecto, tal vez una cuestión que ya había sido mitigada en la etapa de gestión de riesgos (si se ha llevado a cabo) o que ya había sido discutida por los diversos comités directivos (si los hay).

Ahora, se supone que los actores, los responsables de la toma de decisiones y los líderes de proyectos se pondrán a trabajar para encontrar una solución. Pero por lo general el problema es mucho más complejo que eso.

Debido a la falta de objetivos mensurables de los proyectos, la crisis en realidad pasa desapercibida. Lo que normalmente llama la atención de la gente es el mal humor de todos los involucrados. Su motivación es "de vez en cuando", y el cliente empieza a preocuparse.

Un proyecto no entra en modo crisis de la noche a la mañana

Una crisis de proyecto se considera a menudo como un fracaso. Es cierto que un proyecto no entra en modo de crisis de la noche a la mañana. Es un proceso que progresa lentamente pero con seguridad y que luego se acelera hacia el final. Normalmente, por la razón que sea, hay una desviación del plan. La palabra error sólo se aplicaría si los errores fueran parte del proceso de aprendizaje. Si no cometes errores, por lo general no puedes averiguar cómo puedes mejorar.

Reuniendo el valor para declarar una crisis

Declarar una crisis requiere valor y no debe ser visto como una señal de debilidad. Tratar de enterrar una crisis en lugar de admitirlo, encubrir los hechos, eso sí que es un error. Esto evita que el problema subyacente se resuelva de forma rápida y eficaz.

A menudo, la gente asume que todos en el proyecto ya saben que están en medio de una crisis de proyectos de buena fe. Así que, se derrumban como un montón de palos de recoger - te mueves, pierdes. El primero que declara o aborda la crisis es el que es "culpable".

Por definición, los proyectos entran en territorio desconocido, por lo que no es un crimen cometer errores en el camino y darse cuenta de que has ido en la dirección equivocada aquí o allá.

Ok, seamos serios por un momento. Las crisis de los proyectos son bastante desagradables. No a mucha gente le gusta admitir sus errores. Por eso es importante manejar la crisis de la manera correcta. Señalar con el dedo y jugar el juego de la culpa no te lleva a ninguna parte. Ya no estamos en el jardín de infancia y decir cosas como "él lo hizo primero" no funciona. Esta situación exige una solución honesta de los problemas; tenemos que encontrar la causa de la crisis. Una vez que se conoce la raíz del mal, es posible idear e implementar contramedidas adecuadas.

A menudo resulta útil organizar talleres moderados para algunas personas de fuera sobre cómo superar la crisis o proporcionar una perspectiva externa.

Mantener la cabeza fría

No se debe dejar que la crisis de un proyecto se convierta en caos. Para evitar que la gente intente frenéticamente cualquier cosa y todo para solucionar el problema, es una buena idea tomarse el tiempo para pensar en lo que se puede hacer en caso de crisis justo al comienzo del proyecto. De esta manera, en circunstancias extremas, no tendrá que luchar para averiguar qué hacer, a quién notificar y a quién se le permite tomar decisiones.

He aquí un ejemplo de un sector: los paramédicos frecuentemente realizan reanimaciones. Bajo las circunstancias extremas cuando un paciente tiene que ser reanimado, los paramédicos no necesitan preguntarse qué hacer. Todo sucede automáticamente.

En cualquier caso, la crisis necesita ser anunciada, para que todos los involucrados en el proyecto, así como las partes interesadas, sepan lo que está sucediendo. Después de esto, los trabajos en el proyecto tendrán que ser suspendidos, al menos por un corto periodo de tiempo. Por qué? Porque el objetivo no se puede alcanzar trabajando de la misma manera que antes. Seguir trabajando bajo estas premisas equivaldría a seguir por el mismo camino, sabiendo que te estás dirigiendo directamente hacia un iceberg. Por lo tanto, algo tiene que cambiar.

La mejor manera de superar la crisis de un proyecto es adoptar un enfoque estructurado. Identificar la causa - derivar acciones correctivas - verificar que las acciones sean efectivas. Una vez que la crisis está bajo control, también es necesario comunicarlo para poder seguir adelante con el método de trabajo adaptado.

Una vez que han sobrevivido juntos a una crisis, un equipo de proyecto sale más fuerte y más motivado. Típicamente, pronto verá mejoras en el proyecto. Si no antes, al menos después de que la crisis haya pasado, se dará cuenta de que no todo fue en vano. Y luego otro proyecto se cae por las mismas razones. Cometer errores una vez está bien, pero cometer los mismos errores repetidamente es algo que no debería ocurrir.

Es importante compartir la experiencia del proyecto dentro de la organización, para que todos puedan aprender de los errores de los demás. De lo contrario, la crisis fue en vano.

¿Cómo evitar el iceberg?

Las mejores crisis de proyectos nunca se producen. No porque nadie tuviera las agallas para declararlos, sino porque nunca ocurren en primer lugar. Las crisis se pueden evitar mediante un control coherente, una gestión de riesgos y una comunicación y coordinación eficaces.

Y ahora, otro pequeño "pero": como la gestión de proyectos probablemente consiste en un 30% de herramientas / hechos concretos y un 70% de habilidades sociales / conocimientos de gestión, aquí falta una parte importante. Me refiero a las habilidades sociales / inteligencia social del gestor del proyecto, que necesita vigilar constantemente la organización, los objetivos y la interacción social en el proyecto. Esta es la única manera de identificar y evitar las crisis en una fase temprana.

Espero que no sea por lo que acaba de leer. Pero si su proyecto está en crisis o "sólo" en apuros, pida ayuda. Siéntase libre de contactarnos. Ya hemos pasado por algunas crisis de proyectos y las hemos superado.