7 Mitos Sobre dar el Salto a la Nube: Microsoft 365

La resistencia al cambio, la desconfianza ante lo no conocido o las opiniones interesadas se mezclan con frecuencia ante cada nueva tecnología. Surgen abogados y detractores, y con ellos, todo tipo de mitos y creencias que bien podrían competir con la mitología griega.

La cuestión es que, como empresario, lo que quiere son hechos. Constancias, que no creencias. Facta non verba. No me cuentes nada, demuéstramelo.

Con la nueva suite de Microsoft Office ahora en la nube, bajo el nombre de Microsoft 365 (bye bye, Office, viejo amigo) eso es exactamente lo que ha sucedido: han surgido como setas los infundios, muchos de ellos compartidos con otra tecnología pasto de los mitos: la nube. Veamos los más comunes y qué hay de verdad en cada uno de ellos.

La realidad es que Microsoft 365 es una suite de servicios de productividad, que puede incluir Microsoft 365 Apps para la empresa; es decir, las aplicaciones cliente que ya conoce, incluyendo Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, y OneNote, con la ventaja de que se licencia, despliegan y actualizan como servicio. Estas aplicaciones están instaladas en su dispositivo, así que están disponibles incluso cuando está desconectado. Además, tiene la opción de guardar datos en la nube para acceder a ellos cuando y desde donde desee

No es así, hay diferentes ediciones de Microsoft 365 con acceso a distintos componentes. Por abreviar, las versiones personales y de hogar de Microsoft 365 son las aplicaciones de Office con almacenamiento en la nube (OneDrive). Por contra, las versiones Business y Enterprise llevan una gama de aplicaciones mucho más amplia. Además de la suite Office, se puede disponer de estas aplicaciones (nombramos parte de ellas):

• SharePoint Online (documentos compartidos)
• OneDrive (almacenamiento web)
• Yammer (red social interna de la empresa)
• Skype for Business (mensajería instantánea, llamadas, video conferencias, video)
• Teams (Espacios de trabajo para equipos)
• Planner (planificación equipos)
• Delve (búsquedas)
• PowerApps (creación aplicaciones)
• Flow (creación de flujos de trabajo automatizados)

En las versiones Enterprise de Office / Microsoft 365, hay todavía más funciones incluidas, que van desde la Inteligencia de Negocio (Power BI Pro) a la seguridad avanzada, gestión y prevención de pérdida de datos etc.

No, son dos cosas diferentes. Office Online es una colección de aplicaciones web gratuitas: Word, Excel, PowerPoint, OneNote and Outlook para usuarios domésticos que solo se puede usar en un navegador. Todo lo que hace falta es una cuenta gratuita Microsoft o Hotmail.

Microsoft 365 (hasta no hace mucho Office 365) es un servicio Cloud de Microsoft, de ahí la confusión de nombres, ambas guardan en la nube, con muchas versiones para el hogar y empresa. Según la suscripción (va por pago mensual) puede incluir acceso online y además la versión de Office clásica offline en el equipo, junto con muchas otras nuevas aplicaciones más allá de los clásicos Outlook, Excel, PowerPoint y Word.

Muchas grandes empresas están pasando a la nube y a Microsoft 365, lo que es una prueba de que Microsoft ofrece los más altos niveles de seguridad. Además, la garantía (respaldada financieramente) de 99,9% de funcionamiento sin cortes demuestra la fiabilidad del servicio. No es cierto que una vez en la nube gobiernos u otras entidades puedan acceder a nuestros datos. Los datos están encriptados tanto en tránsito como en reposo. La seguridad física de los Centros de Datos es extrema, con todo tipo de respaldos y protecciones. Para más información puede consultar el  Office 365 Trust Centre.

Mucha gente cree que el software online bajo suscripción acaba saliendo más caro que en el modo estándar, pero no es así. De entrada, tienes siempre a las versiones más actualizadas del software, lo que con la gran rapidez de los cambios en tecnología no es baladí. Además, es muy importante tener en cuenta que con el modo Online se hace un gran ahorro en costes de infraestructuras y se pasa de un modo Capex (gatos de capital) a Opex (gastos operativos) que a nivel financiero es mucho más ventajoso.

También es obligado tener en cuenta el ahorro en mantenimiento de aplicaciones, seguridad y actualización de versiones, que en las instalaciones tradicionales requiere la atención y consiguientes horas de trabajo de un equipo de TI que, en la opción nube, puede dedicar este tiempo a tareas de mayor valor.

Como Microsoft 365/ Office 365 es un servicio basado en la nube, mucha gente cree que al adoptar 365 debe migrar todas sus TI a la nube, lo que no es cierto.

Con Microsoft 365/ Office 365, puede adoptar un modelo de nube híbrida que utiliza recursos de almacenamiento en la nube y en la red local. En un modelo de nube híbrida, se puede integrar la infraestructura local con plataformas y servicios en la nube, o se pueden migrar los sistemas a la nube, utilizando un enfoque híbrido como el camino hacia la migración completa.

Muchas empresas prefieren trasladar determinadas partes de sus Sistemas de Información a la nube cuando se convierten en clientes de Office 365, por ejemplo, su correo electrónico, antes de pasar cada vez más a la nube con el tiempo.

Es el primer temor de las empresas respecto a la nube, pero es infundado. El equipo de Sistemas de Información interno gestiona los accesos, configura permisos y proporciona acceso a móviles y otras opciones. La empresa es el único propietario, controla los accesos y permisos a todos los datos guardados en Microsoft 365.

Microsoft es el primer gran proveedor de servicios Cloud en adoptar el primer estándar internacional de privacidad en la nube.

No se usan los datos para publicidad (a diferencia de Google) ni ningún otro servicio aparte de los contratados. Si se deja el servicio, la empresa se lleva los datos consigo. De hecho, ni siquiera el personal de los centros de datos de Microsoft podrá acceder a sus datos.

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