Online-Händler schafft Basis für mehr Wachstum im E-Commerce

Lange Zeit bewältigte man das konstant wachsende Geschäftsvolumen mit einer selbst programmierten Software auf Basis der Datenbank Microsoft Access. „Mit Warenwirtschaft, Kasse und Kundenmanagement waren die wichtigsten Funktionen an Bord – bis auf die Finanzbuchhaltung. Die erledigte der Steuerberater“, erinnert sich Moritz Kottenhagen, Leiter Finanzen bei Wein & Vinos. Ohne Finanzbuchhaltung fehlte jedoch der direkte Zugriff auf einen wichtigen Teil der Geschäftszahlen. Zudem erwies sich die vorhandene Branchenlösung als zu unflexibel für künftige Erweiterungen. Nachdem sich der Weinhandels-Konzern Hawesko mehrheitlich am Unternehmen beteiligt hatte, entschloss man sich, sämtliche Geschäftsprozesse in einer einheitlichen ERP-Software zusammenzuführen. 

Nach intensiver Auswahl entschied sich Wein & Vinos für Microsoft Dynamics NAV. „Dynamics NAV ist ein sehr flexibles ERP-System. Anpassungen und Anbindungen an angrenzende Anwendungen lassen sich einfach und kostengünstig realisieren“, stellt Kottenhagen klar. Der Zuschlag für die Implementierung ging an die COSMO CONSULT-Gruppe, Europas führendem Microsoft Dynamics-Partner. COSMO CONSULT komplettiert die Standard-Software um spezielle Branchenmodule und Sonderlösungen, gerade auch für E-Commerce-Unternehmen. Dazu gehört etwa die Branchenlösung E-Commerce, die unter anderem eine Schnittstelle zum Webshopsystem umfasst.  „Wesentlich waren für uns zudem die räumliche Nähe der Berliner Niederlassung und die Projektmethodik“, betont Kottenhagen. Außerdem konnte COSMO CONSULT etliche erfolgreiche E-Commerce-Installationen vorweisen.

Bei der Implementierung setzte das Projektteam auf das Vorgehensmodell SCRUM. Im Zentrum der agilen Projektmethodik stand die enge Kooperation zwischen Key Usern und COSMO CONSULT-Beratern. Hierfür gliederte man den gesamten Projektplan in einzelne Arbeitspakete – sogenannte „Sprints“ –, die dann über einen zuvor festgelegten Zeitraum abgearbeitet wurden. Gemeinsam mit den IT-Beratern analysierte man die vielen Besonderheiten des Weinhandels und erarbeitete umgehend passende Lösungsvorschläge. „Auf diese Weise ließ sich vermeiden, dass im stillen Kämmerlein etwas entsteht, was am Ende nicht den Anforderungen entspricht. Alle Sprints wurden direkt bei uns vor Ort durchgeführt“, erklärt Kottenhagen. 

Einige Anpassungen an Software und Prozessen gab es in der Logistik: Bis dato kommissionierten die Mitarbeiter bestellte Waren zunächst auf einen Sammelwagen. Anhand einer Pickingliste sammelte man mehrere Aufträge und sortierte diese anschließend am Versandplatz in die einzelnen Kartons. Dieser Zwischenschritt entfällt heute. Statt Papier gibt es Tablets, die den Mitarbeiter aufgrund von Informationen direkt aus dem ERP-System automatisch zur nächsten Position lotsen. Bereitgestellt werden die Daten vom Zusatzmodul Mobile Solution. Es steuert den gesamten Datenverkehr zwischen der App auf dem Tablet und dem Unternehmensserver. So genügt ein kurzer Scan auf den Barcode am Lagerplatz, um einen Artikel in Dynamics NAV als entnommen zu markieren. Parallel hierzu vergleicht das ERP-System die Lagerdaten mit den Kommissioniervorgaben. Das Risiko von Fehlgriffen wird damit erheblich reduziert. Warenentnahmen sind sofort im System nachvollziehbar. Kommissioniert wird auftragsbezogen, direkt in den jeweiligen Versandkarton, den die Mitarbeiter auf ihrem Weg durchs Lager mitführen. Der gesamte Prozess läuft so effizienter und sicherer. 

Einen Monat lang begleiteten die Spezialisten von COSMO CONSULT den Start in den Live-Betrieb . „Das war aufwendig, aber absolut sinnvoll. In den ersten Tagen hatten wir einen hohen Servicebedarf, der ohne externe Unterstützung nicht zu bewältigen war“, erinnert sich Kottenhagen. Beeinträchtigungen des Geschäftsablaufs ließen sich so vermeiden.

Mit dem neuen ERP-System gelang es vor allem, zentrale Prozesse zu optimieren. „Dank der Verbesserung bei der Kommissionierung bewältigen wir heute mit konstantem Personal deutlich höhere Packzahlen“, nennt Kottenhagen ein Beispiel. Ein weiterer Pluspunkt sei die Funktion „Warentransit“. Diese zeigt den Vertriebsmitarbeitern Warenbestände an, die sich zwar noch nicht im Lager, aber im direkten Zulauf befinden. „Die Funktion informiert den Vertrieb transparent und zuverlässig über künftige Wareneingänge. Damit können wir Ware vorab ohne Lagerzugang verkaufen. Der Warentransit sichert unsere Handlungsfähigkeit in Situationen, in denen es logistisch eng ist“, ergänzt Kottenhagen. Für zusätzliche Effizienz sorgt die einfache Anbindung angrenzender Anwendungen: So können im Rahmen der Auftragsbearbeitung die Kreditwürdigkeit der Kunden online geprüft oder die Versanddaten den Logistikpartnern übermittelt werden. Zudem lassen sich dank besserer Auswertungsmöglichkeiten Kundengruppen noch gezielter für Marketingaktionen selektieren. Ein neuer Wein wird dann vor allem jenen Kunden angeboten, die bereits in der Vergangenheit ähnliche Weine gekauft haben.

Mit dem Wechsel auf Dynamics NAV gelang es, die Finanzbuchhaltung ins Haus zu holen, ohne personell aufzustocken. Heute stehen aktuelle Geschäftszahlen aus Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Einkauf oder Finanzen per Knopfdruck zur Verfügung. Hierzu gehören etwa die Umsatzentwicklung einzelner Produktsegmente, Übersichten zu den aktuellen Außenständen oder Zeitreihenvergleiche zwischen verschiedenen Perioden. Die gewonnene Transparenz nutzt Wein & Vinos speziell beim Kampagnenmanagement. Hier lassen sich Aufwand und Erfolg sehr viel einfacher gegenüberstellen. Dennoch stehe man nach Meinung von Moritz Kottenhagen noch ganz am Anfang: „Derzeit nutzen wir noch nicht den vollen Funktionsumfang – aber es wird täglich mehr.“