Stahlbau Heil setzt beim Cloud-ERP auf Zukunftsplattform

Lange tat sich das mittelständische Unternehmen Stahlbau Heil schwer, ein ERP-System zu finden, das für die eigene Nische passt. Nicht ganz Anlagenbau, nicht ganz klassischer Bau: Der Spezialist für Stahl- und Metallbau, Krananlagen und Ladungsträger fand schließlich gemeinsam mit IT-Partner COSMO CONSULT zur passgenauen Lösung aus Microsoft Business Central, Power Platform und Branchenlösung. Mittlerweile läuft das gesamte operative Geschäft in der Cloud, alle Bereiche arbeiten ohne Schnittstellen und Umwege zusammen. Vor allem im Bereich Projekt-Controlling stehen jetzt alle Zahlen transparent auf einen Blick zur Verfügung.

Mitten im Stuttgarter Hafen, wo jährlich rund 3,5 Millionen Tonnen pro Jahr verschifft werden, ist auf einem 11.000 qm großen Areal Stahlbau Heil angesiedelt. Der Hafen liegt am Neckar zwischen den Stadtteilen Obertürkheim und Hedelfingen und verbindet die Unternehmen der Region mit ihren weltweiten Kunden. Für den Autobauer Daimler etwa ist der Hafen Stuttgart als Umschlagsort und auf dem Weg zu den großen Häfen zentral, von dort gelangen die Fahrzeuge nach Übersee. Seit über 40 Jahren ist das mittelständische Unternehmen nicht nur im industriellen Stahlbau zuhause, sondern unterstützt seine Kunden auch im Metallbau und bei allen Arten von Schlosserarbeit.

Über zwei Jahrzehnte lang hatte der Mittelständler eine Eigenentwicklung im Einsatz, die stark auf die Prozesse eines großen Automotive-Kunden ausgerichtet war. Schon vor längerem wurde jedoch deutlich, dass veränderte Anforderungen einen Lösungswechsel erfordern. Die Projekte hatten sich über die Zeit stark verändert, der Kundenstamm war größer geworden. Durch die höhere Komplexität erforderten die Vorhaben eine verbesserte Strukturierung und Controlling: Gerade hier stieß das alte System an Grenzen. Deshalb hatte das Stahlbauunternehmen bereits mehrfach versucht, eine neue ERP-Lösung auszuwählen.

Als Alexander Maurus 2018 als Geschäftsführer ins Unternehmen kam, wurde gerade ein neues System implementiert. Schnell zeigte sich, dass der Anbieter mehr versprochen hatte, als die Lösung halten konnte. „Stahlbau wird oft mit Anlagenbau gleichgesetzt, doch das trifft nicht unseren Kern. Bei der Einführung wurde klar, dass die Kalkulation nicht mit vier Nachkommastellen  und nur in Tonnen, nicht in Kilo rechnen kann“, erinnert sich der Geschäftsführer. Während ein Anlagenbauer immer wieder das gleiche Produkt mit den exakt gleichen Verbräuchen fertigt, werden im Stahl- und Metallbau wie im klassischen Bau immer unterschiedliche Mengen an Stahl oder sonstigen Rohstoffen benötigt, die sich vorab nicht perfekt planen lassen. In der Anlagenbau-Software ließen sich solche Änderungen gar nicht verbuchen.

Auch die Fachabteilungen waren zuvor nicht gut abgeholt worden, wie sich anhand der Probleme zeigte. „Rund 1,5 Jahre haben wir versucht, die Software und die eigenen Prozesse aneinander anzupassen. Dann haben wir ‚in den sauren Apfel gebissen‘ und einen Experten mit der Erstellung eines Lastenheftes und dem Einholen von Angeboten und User Stories beauftragt“, erzählt Maurus. Drei Anbieter kamen in die engere Auswahl, darunter ein großer Bausoftware-Hersteller und ein Anbieter mit einer Eigenlösung für den Stahlbau. Hier sei schnell klar gewesen, dass es sich wieder um eine Lösung für den Anlagenbau handelte.

Die Wahl fiel schließlich auf das Cloud-ERP Business Central von Microsoft und auf COSMO CONSULT als Partner. Ein wesentlicher Entscheidungsgrund war aus Sicht von Alexander Maurus das tiefe Branchenwissen, das der IT-Partner mitbrachte, ebenso wie die für den Bereich Baunebengewerbe ausgelegte Branchenlösung, die deutlich besser zu den eigenen Bedürfnissen und Abrechnungsprozessen passte. „Wir wollten ein zukunftssicheres, flexibel an künftige Herausforderungen anpassbares System. Gerade jüngere Fachkräfte setzen zeitgemäße Systeme voraus: ein wichtiger Aspekt beim Recruiting“, sagt Maurus. Für die neue Plattform sprach vor allem der hohe Vernetzungsgrad aller Bereiche. „Es ist einfach ein in sich geschlossenes System: Mit der Power Patform können wir nach Bedarf eigene Apps und Lösungen entwickeln, die unsere Anwendungen ergänzen. Mit Microsoft Teams ist die Kommunikation effektiver aufgestellt und mit den Projekten im ERP-System verknüpft. Man kann komfortabel arbeiten, zum Beispiel mit Forms eine Anfrage machen oder Protokolle und To Do’s abarbeiten“, erklärt der Geschäftsführer. Auch das Dokumentenmanagement ist direkt integriert, auf Basis von Sharepoint lassen sich alle Dokumente schnell in der übersichtlichen  Ordnerstruktur ablegen.

Dieses Mal sollte das Einführungsprojekt ganz anders aufgezäumt werden. „Jede einzelne Fachabteilung hat mit den COSMO-Experten geredet und Aufgaben gestellt. Hinterher haben die Abteilungen unterschrieben, dass sie dem neuen Partner zutrauen, ihre Prozesse abzubilden“, erklärt Alexander Maurus. So habe man die Mitarbeiter*innen von Anfang an im Prozess mit drin gehabt. „Das war uns wirklich wichtig, gerade weil nicht alle bereits digital dachten“, sagte Maurus. Die Entscheidung war im Februar 2022 gefallen. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Go-Live Anfang Januar 2024 dauerte es knapp fünfzehn Monate.

Einkauf, Abrechnung, Buchhaltung: Das operative Geschäft findet mittlerweile in der Cloud statt. Im Lauf des Projekts fiel auch der Entschluss, aus Effizienzgründen nahezu die gesamte IT in die Cloud zu verlagern, einschließlich der GoBD-konformen Datensicherung. Damit entfällt das Vorhalten teurer Server. Zudem ist der Mittelständler in der Cloud immer auf dem neusten Stand der Technik. Nur die CAD-Arbeitsplätze laufen auch weiterhin aufgrund der benötigten Bandbreite lokal. Das Team von Stahlbau Heil hat jetzt alle Pläne in Business Central mobil unterwegs dabei und muss kein Papier mehr herumschleppen. Gibt es eine Planänderung, wird vor Ort ein Bild gemacht, die Änderung notiert und als Screenshot versendet. Alle greifen immer auf den gleichen Stand zu.

Zu den Prozessen, die sich am stärksten verändert haben, gehört das Projekt-Controlling.  Zuvor war insbesondere die Feinbudgetierung besonders aufwendig und die händische Erfassung der Zahlen fehleranfällig. Jetzt ist alles transparent, angefangen bei der Materialanforderung über die Bestellung, den Lieferstatus und die Rechnung, die auf ein Projekt gebucht wird. „Die Projektleitung kann auf einen Blick erkennen, ob das Material schon vor Ort und bezahlt ist“, so der Geschäftsführer. Auch die interne Kalkulation habe sich deutlich verbessert. Den Umstieg vom „hemdsärmeligen auf das strukturierte“ Arbeiten, nennt Maurus einen weiteren Effekt der ERP-Einführung. „Wenn vorn Daten in unzureichender Qualität einfließen, kommt bekanntermaßen hinten schlechte Qualität raus. Uns war deshalb wichtig, dass die Prozesse klar vorgeben, welche Daten wie benötigt werden“, erklärt Maurus. Jetzt wird etwas mehr Zeit in die Arbeitsvorbereitung gesteckt, um so konkret wie möglich zu hinterlegen, welche Materialien in welcher Menge oder beispielsweise wie viele Gabelstapler gebraucht werden. „Damit ist vor allem ein optimierter Einkauf möglich: Statt immer wieder kleinere Mengen zu ordern, lassen sich jetzt besser Einsparpotenziale nutzen, wenn zum Beispiel gleich 100 Tonnen Stahl auf einmal eingekauft werden“, berichtet Alexander Maurus. Durch Datenanalysen kann über die Zeit bei der Vorbereitung auch auf Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten zurückgegriffen werden.

Über das Dashboard in Business Central hinaus können eigene Analysen auf der Power Platform entwickelt werden. „Beispielsweise konnten wir auswerten, wie sich der Deckungsbeitrag entwickelt, wenn wir mehr materiallastige Baustellen haben. Wir können deutlich erkennen, welche Projekte den meisten Gewinn bringen und wo sind wir besonders gut sind. Man kann sich alles selbst zusammenstellen, ohne Programmierung“, zeigt sich Maurus begeistert. So seien Erkenntnisse möglich, die vorher schlicht nicht oder nur mit hohem Aufwand verfügbar waren. Heute sei etwa sofort sichtbar, wie viele Tonnen Stahl gekauft wurden, welche Profile am häufigsten vorkommen oder ob es sich lohnt, Mietgeräte zu nutzen, statt Eigengeräte anzuschaffen. Den Meistern wird immer montags eine Übersicht zur Verfügung gestellt, die zeigt, wie viel des Budgets in der letzten Woche verbraucht wurden. „Da kann man unendlich forschen und sich als Unternehmen mit besseren Entscheidungsgrundlagen zielgerichtet weiterentwickeln“, sagt der Geschäftsführer.

Das Gesamtkonzept von COSMO CONSULT, einschließlich des Beratungsansatzes des Customer Strategy Management  hat Alexander Maurus als besonders stimmig erlebt: „Uns hat überzeugt, dass die Beratung stark auf das Erreichen unserer Unternehmensziele ausgerichtet war und alle Beteiligten dazu gebracht hat, sich eingefahrene Prozesse und Eigenheiten bewusst zu machen, um zu einer positiven Veränderung zu gelangen“.

Der Nutzen der neuen Lösung ist bereits deutlich spürbar. „Die Geschwindigkeit ist heute unschlagbar. Im Projektgeschäft ist ein Überblick unverzichtbar, es wird sofort klar, wenn eine Ampel auf rot schaltet. Auftragsbestandsdaten lassen sich auf Knopfdruck überschauen“, lobt Maurus. Die Workflows wurden so eingerichtet, dass vordefinierte Bedingungen die Prozesse deutlich sicherer machen: So kann zum Beispiel mit dem Einkauf und Ressourcenverbrauch erst begonnen werden, wenn das Angebot im System in einen Auftrag umgewandelt wurde, sobald die externe Bestätigung erfolgt ist.

Auch im Service-Bereich verändert sich derzeit viel. In der Automobilbranche wird mit Ladungsträgern gearbeitet, also besonderen Paletten, auf denen etwa Achsen oder Motoren von den Zulieferern in das Werk eines Automobilherstellers geschickt werden. Hierbei müssen beispielsweise die Seitenteile von Fahrzeugen besonders geschützt und mit einem hohen Anspruch an Genauigkeit transportiert werden. Dafür ist eine regelmäßige Wartung und Reparatur der Ladungsträger nötig, sogenannter Beistellprodukte, damit Blechteile nicht falsch liegen oder klemmen, wenn der Roboter in der Produktion die Teile aus dem Magazin entnimmt. Bisher wird hier mit Lieferscheinen gearbeitet. Den Automotive-Kunden liegt der Überblick über die Ladungsträger jedoch besonders am Herzen. Schon bald soll deshalb eine App darüber informieren, wie viele Ladungsträger sich wo und in welchem Zustand befinden.

Die fortlaufende digitale Transformation sieht Maurus als entscheidend für den Unternehmenserfolg. Dafür entwickelte man gemeinsam mit dem IT-Partner eine Roadmap. Vor allem galt es, die Themen in ad hoc, kurz-, mittel- oder langfristig zu priorisieren. „Zuerst muss das Herz zum Schlagen gebracht werden, dann kommt eins nach dem anderen. Der erste Punkt bestand darin, unsere Organisation prozesssicher abbilden zu können. Dann entstanden die ersten Ideen für eigene Apps. Je länger man sich mit der Digitalisierung beschäftigt, desto mehr Innovationen kommen für die Zukunft hinzu“, resümiert Maurus.

Als nächstes ist eine Mitarbeitenden-App geplant, über die unter anderem Urlaubsanträge und Krankschreibungen einfach abgewickelt werden können. Eine weitere App soll Informationen zu neuen Baustellen verteilen und die digitale Einsatzplanung erleichtern. Langfristig sollen die Mitarbeiter*innen mittels Handy und Geofencing den Start und das Ende ihrer der Arbeitszeit buchen können, um die Zeiterfassung zu erleichtern. Dafür ist noch einiges an organisatorischer Weiterentwicklung notwendig. Auch die noch intensivere Analyse der einzelnen Geschäftsbereiche steht auf dem Plan. Für die Zukunft ist zudem geplant, eine digitale Fertigungskarte einzuführen, um mehr Transparenz bis in die einzelnen Arbeitsschritte zu bringen.

Die fortlaufende digitale Transformation sieht Maurus als entscheidend für den Unternehmenserfolg. Dafür entwickelte man gemeinsam mit dem IT-Partner eine Roadmap. Vor allem galt es, die Themen in ad hoc, kurz-, mittel- oder langfristig zu priorisieren. „Zuerst muss das Herz zum Schlagen gebracht werden, dann kommt eins nach dem anderen. Der erste Punkt bestand darin, unsere Organisation prozesssicher abbilden zu können. Dann entstanden die ersten Ideen für eigene Apps. Je länger man sich mit der Digitalisierung beschäftigt, desto mehr Innovationen kommen für die Zukunft hinzu“, resümiert Maurus.

Als nächstes ist eine Mitarbeitenden-App geplant, über die unter anderem Urlaubsanträge und Krankschreibungen einfach abgewickelt werden können. Eine weitere App soll Informationen zu neuen Baustellen verteilen und die digitale Einsatzplanung erleichtern. Langfristig sollen die Mitarbeiter*innen mittels Handy und Geofencing den Start und das Ende ihrer der Arbeitszeit buchen können, um die Zeiterfassung zu erleichtern. Dafür ist noch einiges an organisatorischer Weiterentwicklung notwendig. Auch die noch intensivere Analyse der einzelnen Geschäftsbereiche steht auf dem Plan. Für die Zukunft ist zudem geplant, eine digitale Fertigungskarte einzuführen, um mehr Transparenz bis in die einzelnen Arbeitsschritte zu bringen.