Digital ganz große Brötchen backen

Hierfür suchte das wachstumsorientierte Unternehmen nach einer passenden Unternehmenssoftware, die langfristig flexibel auf steigende Mitarbeiterzahlen und höhere Anforderungen reagiert. Die Idee, eine spezielle Branchensoftware für Großbäckereien einzuführen, verwarf man mit Blick auf die Investitionssicherheit jedoch schnell wieder. „Wir wollten nicht von einem kleinen Anbieter mit ungewisser Zukunft abhängig sein“, erklärt Doreen Weber, IT-Leiterin bei der ARTiBack GmbH. Stattdessen konzentrierte sich das Unternehmen bei der Auswahl auf größere ERP-Systeme. Am Ende setzte sich Microsoft Dynamics NAV (heute Microsoft Dynamics 365 Business Central) gegen Lösungen von SAP durch. Der Zuschlag für die Implementierung ging an COSMO CONSULT. „COSMO CONSULT war als einziger Anbieter in der Lage, sämtliche Prozesse und Funktionen in einem System abzubilden. So konnten wir die Zahl der Schnittstellen erheblich reduzieren.“ Hierfür ergänzte das Software- und Beratungsunternehmen die ERP-Software um die Branchenlösung Prozessfertigung, das Workflowmanagement Workflow und um EDI für den Datenaustausch mit dem Lebensmittelhandel im Electronic Data Interchange (EDI)-Format. Zusätzlich steuert die Software Qualitätsmanagement die für die Branche so wichtigen Funktionen Chargenverfolgung, Ein- und Ausgangsprüfungen oder Auditvorbereitung.

Ein Vorteil bei einer Systemeinführung auf der grünen Wiese liegt darin, dass es keine etablierten Arbeitsabläufe und Strukturen gibt. So konnte das Projektteam Geschäftsprozesse modellieren, ohne dabei auf vorhandene Befindlichkeiten Rücksicht zu nehmen. Der Softwarestandard galt dabei als gesetzt, jede Abweichung musste gut begründet werden. „Natürlich gab es Anpassungen, aber in zentralen Bereichen wie Qualitätssicherung, Logistik oder in der Fertigung arbeiten wir im Prinzip wie andere Betriebe aus der Prozessindustrie: Wir kombinieren verschiedene Ausgangsstoffe nach Rezept zu einem neuen Produkt“, erklärt Doreen Weber.

Die Einführung vollzog sich in mehreren Phasen, parallel zum Bau der Fabrik und der Produktionsaufnahme. Zuerst gingen kaufmännische Bereiche wie die Finanz- und Anlagenbuchhaltung in Betrieb. Mit der Arbeitsaufnahme in der Produktion folgten dann Lohnbuchhaltung, Produktionsplanung und -steuerung (PPS) und Logistik. Das Projektteam simulierte zunächst Fertigungsabläufe und Auslieferungen, bevor der erste reale Auftrag den nahezu vollständig digitalisierten Prozess durchlief.

Heute registrieren Mitarbeiter der Warenannahme die angelieferten Ausgangs- und Zusatzstoffe mit mobilen Endgeräten. Zutaten wie Mehl, Wasser oder Hefe werden anschließend von Microsoft Dynamics NAV nach dem jeweiligen Rezept in den Produktionsprozess eingebracht. Lediglich Saaten fügt man bei Bedarf manuell hinzu. Auch der weitere Durchlauf, Vorbackzeiten und Kühlung werden vollautomatisch gesteuert. Am Ende stellt die Software dem Transportpartner die Abholaufträge per EDI zu.

Kleinere Anpassungen waren unter anderem bei der Qualitätssicherung erforderlich, denn ARTiBack verfolgt nicht nur Chargen, sondern auch einzelne Paletten. Hierfür erweiterte das Projektteam die Auftragsstruktur um eine hierarchische Gliederung. „Gehören zu einer Charge 200 Paletten, erhält jede Palette eine eigene, rückverfolgbare Nummer“, erklärt Weber. Um die Kühlkette nicht zu unterbrechen, wird die Ware direkt aus der Produktion auf den LKW geladen. Damit spart ARTiBack Zeit, Platz und eine aufwendige Zwischenlagerung.

Derzeit sind 20 Arbeitsplätze mit der Unternehmenssoftware ausgestattet. Hinzu kommen zwei mobile Scanner am Wareneingang, die ihre Daten über die Zusatzsoftware cc|mobile solutions mit Microsoft Dynamics NAV austauschen. Mit dem Verlauf des ERP-Projekts ist die IT-Leiterin rundum zufrieden: „Wir arbeiten in schlanken Prozessen. Vorgänge lassen sich mit wenigen Handgriffen buchen oder ändern. Ein weiterer Pluspunkt ist die Transparenz. Umfangreiche Auswertungen verschaffen uns einen schnellen Überblick zu allen Unternehmensbereichen.“ Die Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT bewertet sie ebenso positiv: „Das gesamte Projekt lief absolut geräuschlos über die Bühne. Am Ende funktionierten die Prozesse wie geplant. Auch die Kosten blieben im geplanten Rahmen. Als dann die Simulationen und Testauslieferungen auf Anhieb funktionierten, waren wir sehr beruhigt“, erinnert sich Weber.

Im Anschluss an die Implementierung führte ARTiBack zunächst einige kleinere Prozessoptimierungen durch. Nun will Weber die größeren Posten auf der Wunschliste kontinuierlich abarbeiten. Dabei geht es vor allem um eine stärkere Digitalisierung der Arbeitsabläufe. „Speziell in der Qualitätssicherung gibt es noch zu viel Papier. Ein anderer Punkt ist die Lieferantenbewertung, die derzeit vollständig unter Excel läuft. Wir wollen unsere Software so schnell wie möglich um passende Funktionen erweitern“, betont Weber. Arbeitszeiten und Abfälle könnten schon bald mobil erfasst werden, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Zudem testet man bereits Microsoft Power BI, um Mitarbeiter künftig mit aktuellen Geschäftszahlen auf übersichtlichen Dashboards zu versorgen.