International agierende Hightech-Unternehmen benötigen Informationstechnologie, die länderübergreifende Prozesse und komplexe Fertigungsabläufe abbilden kann. Es war Zeit für einen Systemwechsel bei der DAS Environmental Expert GmbH, Technologie-Anbieter rund um Prozessabgasentsorgung, als wichtige IT-Werkzeuge nicht mehr wirtschaftlich zu betreiben waren. Das daraufhin integrierte Enterprise Resource Planning-System Microsoft Dynamics NAV mit COSMO CONSULT als Partner, unterstützt den internationalen Marktauftritt des mittelständischen Fertigungsbetriebs und schafft den Spagat zwischen hoher Funktionalität bei geringfügigen Systemanpassungen.
Der Anwenderbericht ist erschienen in:
Global agierender Mittelständler findet richtigen ERP-Partner
Die 1991 gegründete DAS Environmental Expert GmbH aus Dresden ist ein weltweit tätiger Anbieter für Technologie und Equipment zur Prozessabgasentsorgung. Diese Technologie wird schwerpunktmäßig bei internationalen Unternehmen der Halbleiter-, TFT-, LED- und Elektronikindustrie sowie in der Solarindustrie eingesetzt. In einem zweiten Geschäftsbereich entwickelt das Unternehmen seit 2006 biologische Verfahrens- und Anlagenlösungen zur Behandlung und Aufbereitung von industriellen und kommunalen Abwässern. Diese Lösungen kommen vor allem in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der Chemie- und Pharmaindustrie sowie in der Landwirtschaft und der Tourismusbranche – etwa in Hotelanlagen – zum Einsatz. Zum Angebot zählt weiterhin ein weltweit agierendes Serviceteam, das je nach Bedarf eingesetzt wird. Dabei ist innerhalb der gesamten Gewährleistungszeit der Service inbegriffen. Bei größeren Installationen gibt es stationäre Teams wie etwa bei der Firma Bosch in Reutlingen.
Zurzeit überwiegt die Abgasreinigung noch mit einem Anteil von fast 90 Prozent. Tobias Baetke, Prokurist und Leiter Geschäftsbereich Corporate, ist sicher: „Auch mit zehn Jahren Erfahrung in der Wasserbehandlung ist jedes Projekt in diesem Bereich eine neue Herausforderung. Nach meiner Kenntnis ist es ein Alleinstellungsmerkmal, dass wir neben der Abgasreinigung auch Lösungen für die Abwasserbehandlung aus einer Hand anbieten. Diese Spezialisierung wird uns international weiter voranbringen.“ Zu den DAS-Kunden zählen über 150 Unternehmen und Forschungseinrichtungen der Halbleiter- und Elektronikbranche, der Solarzellenfertigung und anderer Branchen in Europa, Asien, den USA und Südamerika. Der einzige Konstruktions- und Produktionsstandort ist Dresden. Dependancen und Partner gibt es in Taiwan, China, Malaysia, Vietnam, Singapur, USA, Argentinien und Russland. DAS beschäftigt weltweit über 250 Mitarbeiter, davon 135 am Firmensitz in Dresden. In 2013 erwirtschaftete das Unternehmen über 30 Mio. Euro.
Kein Vertrauen in die Software
Bis 2005 arbeitete man bei DAS mit der Software von KHK, als PPS-System nutzte man AFPS von IBeeS. Im Laufe der Zeit hatte man das PPS-System allerdings immer wieder an neue Wünsche der DAS-Anwender angepasst. „Dadurch wurde die Software, die ursprünglich im gewissen Rahmen gut funktionierte, sogar entgegen kaufmännischen Gesetzmäßigkeiten modifiziert. Zumindest vom Controlling her gab es darum kein Vertrauen mehr in die Software“, erinnert sich Baetke. Man musste sich stets die komplette Stückliste geben lassen und in Excel exportieren, um dann in mühevoller Kleinarbeit in den verschiedenen Ebenen die Materialeinzelkosten zu berechnen, um schließlich den Gesamtpreis zu ermitteln. Da die Geschäftsleitung inzwischen auch die internationalen Geschäftsaktivitäten durch KHK nicht mehr ausreichend unterstützt sah, war klar, dass eine neue, moderne Software eingeführt werden musste, die dem Unternehmen neben Investitionssicherheit vor allem auch Zukunftssicherheit garantierte.
So startete DAS mit einem Leipziger Anbieter zum 1.1.2006 zunächst mit der Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV. Für den weiteren Auswahlprozess nutzte man unter anderem den 200 Punkte umfassenden Fragenkatalog eines benachbarten Unternehmens, den dieses speziell für ERP-Systemanbieter entwickelt hatte. Zusammen mit weiteren Empfehlungen und Erfahrungen anderer Firmen war sich die Geschäftsleitung schließlich sicher, mit Microsoft Dynamics NAV die richtige Software für ein mittelständisches Unternehmen gefunden zu haben. „Dabei ist die Internationalität dieser ERP-Unterstützung definitiv ein Auswahlkriterium gewesen“, erläutert Baetke.
Richtigen Partner gefunden
Leider war der Microsoft-Partner, der die Finanzbuchhaltung implementiert hatte, auf Handelsunternehmen und nicht auf den Maschinen- und Anlagenbau spezialisiert. So kam man schließlich zur COSMO CONSULT Gruppe, einem Microsoft-Partner, der sich auf die Implementierung und das Systemmanagement von Branchen- und Spezial-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics spezialisiert hat. Baetke zeigt sich besonders beeindruckt von der professionellen Beratung durch die Dresdner COSMO CONSULT Niederlassung. Während andere Anbieter ein umfassendes und firmengerechtes Customizing anpriesen, rieten die CC-Experten eher zu einer Lösung dicht am Standard und zur eventuellen Anpassung kleinerer interner Prozesse. „Und wenn Tausende Unternehmen nach diesen Prozessen arbeiten, sollten wir es doch auch schaffen, uns am Standard zu orientieren“, bekräftigt Baetke. Zudem erklärte sich der Anbieter bereit, die Analysephase vom Gesamtangebot zu trennen, sodass sich die Gesamtkosten nach Analyse und Diagnose auf einer realistischen Basis ergaben.
Dazu nahm man sich zwei Monate Zeit, in denen ein Lastenheft erstellt wurde, das sogar die neuen, noch geplanten Prozesse enthielt. So zeigte man den Keyusern in Workshops, welche Prozesse die Software unterstützte und ließ sie dann entscheiden, ob sich die internen Abläufe entsprechend anpassen ließen. Die neuen Prozesse wurden dann ins Lastenheft übernommen, obwohl in der Praxis noch die alten vorherrschten. Die Beauftragung erfolgte im September 2012, dem schlossen sich nochmals eine Reihe von Workshops an und Anfang 2013 begannen die Implementierung und die Schulungen. Der für April geplante Echtstart verschob sich wegen des damaligen Auftragshochs und erfolgte aber doch kurzfristig im Juni 2013. Eine Pilot- oder Testphase gab es nicht, das Altsystem wurde zuvor komplett abgeschaltet.
Neues Arbeiten
Zahlreiche neue Funktionalitäten, die die Anwender zuvor in den Schulungen kennengelernt hatten, kamen nun direkt zum Einsatz. Baetke weiß noch: „So eine Systemeinführung ist immer schwierig und gehört für mich zu den komplexesten unternehmerischen Herausforderungen. Da gibt es stets auch individuelle Probleme, die aber nichts mit der Software zu tun haben müssen. Gemessen am Ausmaß der Veränderung und am Risikopotenzial würde ich den Verlauf als relativ schmerzlos bezeichnen.“ So gibt es jetzt ein Vertriebstool, das gleichzeitig 90 Prozent der CRM-Anforderungen erfüllt und damit zunächst ein CRM-Modul erspart. Außerdem lassen sich darin Referenzanlagen hinterlegen, sodass sich etwa der technische Vertrieb vor einer Angebotsabgabe über vergleichbare Anlagen informieren kann. Ebenso lassen sich diese Referenzanlagen gut für die Kalkulation nutzen.
Nach der Beauftragung kommt die Konstruktion zum Zug, aus deren Zeichnung eine Stückliste entsteht, die in Dynamics NAV importiert wird. In der Materialwirtschaft ermittelt ein Einkaufstool den Materialbedarf und generiert automatisch Bestellvorschläge. In der Auftragsfertigung, einem Spezialtool von COSMO CONSULT, sind dann die einzelnen Produktionsschritte festgelegt. So kann auch der Vertriebler jederzeit anhand der Auftrags- oder Artikelnummern feststellen, in welchem Fertigungsschritt sich die Anlage gerade befindet, in der Montage oder der Endfertigung oder bereits in der Inbetriebnahme. Danach geht es in die Verpackung und die Logistik. Nach der Auslieferung wird die Anlage archiviert und kommt ins Servicetool.
ERP für den Mittelstand
Ein weiteres COSMO CONSULT-Modul, das Projektmanagement, nutzt DAS für die Wasserprojekte. Bei dem Modul cc|workflow geht es vor allem um Prozesseinhaltung und Feldsicherheit. Bestimmte Schritte lassen sich nicht abschließen, wenn nicht auch alle erforderlichen, von DAS definierten Felder ausgefüllt sind. Zudem ist ein Ablauf festgelegt, dass etwa nach einem ersten Bearbeiter automatisch ein weiterer einen Vorgang abschließen muss, sonst lässt sich der Prozess nicht fertigstellen. Die Implementierung dieses Moduls in der zweiten Jahreshälfte bedeutet den nächsten Schritt in Richtung Stammdatensicherung. Orderte man mit dem Altsystem noch über 3.000 Bestellungen für ständig wiederkehrende Teile mit einem sehr niedrigen Preis, kann man das heute aufgrund der sicheren automatischen Bestellvorschläge deutlich effizienter behandeln. „Jede Bestellung braucht bis zur Buchung etwa 18 Minuten. Da ist es eine simple Rechenaufgabe, was uns die schrittweise Nutzung von Dynamics NAV an Einsparpotenzialen bringen wird“, erläutert Baetke.
So gibt es eine ganze Reihe neuer Tools und Funktionalitäten, die die Prozesse der Wertschöpfungskette optimieren und durch neue Analysemöglichkeiten Entscheidungsfindungen wesentlich erleichtern. Zudem betont Baetke die internationale Verbreitung von Microsoft Dynamics NAV und die Erfahrung des Anbieters: „Wir sehen uns als typischen Mittelständler, aber auch als Global Player. Für COSMO CONSULT haben wir uns deshalb entschieden, weil die Gruppe reichlich Erfahrungen mit Kunden hat, die im Ausland – etwa China – produzieren und arbeiten.“ Die gute Zusammenarbeit mit dem IT-Partner will DAS daher auch weiterhin fortsetzen, zunächst bei der Auftragsverfolgung und dem Qualitätsmanagement.
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