Projektdokumente intuitiv verwalten

Das richtige Dokument immer verfügbar

Die Suche im Internet nach dem Begriff „Projektdokumente“ zeigt als Ergebnis entweder die vermeintlich wichtigsten Dokumente für ein Projekt oder die Definition des Begriffs Projektdokumente an. Eine passende Definition ist sehr hilfreich, um überhaupt verstehen zu können, welche Arten von Dokumenten es in einem Projekt geben kann.  

In diesem Blog-Beitrag geht es um die Verwaltung von operativen bzw. begleitenden Dokumenten, die für ein Projekt explizit erstellt werden oder sich auch aufgrund der Projektkommunikation ergeben. Außerdem geht es um die Frage, wie diese Dokumente in einem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) kontextsensitiv abgelegt werden können.  

Welche Arten von Projektdokumenten gibt es eigentlich? 

Naheliegend ist zunächst, den Projektplan als solchen zu nennen, der Angaben zum Ablauf und Zeitplan eines Projekts beinhaltet. Der Projektplan gehört zu den Projektmanagementdokumenten. Darunter fallen auch die typischerweise genutzten Projektstatusberichte, Projektprotokolle etc. Diese Dokumente werden durch das Projektmanagement Office (PMO) eingeführt und verwaltet. 

Außerdem gibt es noch die operativen Dokumente. Dazu gehören beispielsweise kaufmännische Dokumente für die Angebotserstellung, die neben einer detaillierten Kostenkalkulation auch Leistungsbeschreibungen und Skizzen beinhalten können. Weitere Dokumente können Belege aus Materialbestellungen sein oder beauftragte Fremdleistungen, die für das Projekt erbracht werden. Neben den kaufmännischen Belegen gibt es häufig noch weitere Dokumente, die in der Projektakte verwaltet werden, wie Schriftverkehr, Zertifikate für Einkaufsmaterial, Genehmigungen, CAD-Zeichnungen und Fertigungspläne. 

Die Herausforderung der zentralen Projektakte 

 Häufig werden diese Projektdokumente unsystematisch in mehreren Softwarelösungen abgelegt. Der Schriftverkehr landet gewöhnlich in einem E-Mail-Client oder abgeheftet in Projektordnern. Bestellungen für Material und Fremdleistung werden aus dem ERP-System generiert und Rechnungen ebenfalls dort erfasst. Verträge, Angebote und Genehmigungen liegen auf Dateiservern im Netzwerk. Die CAD-Zeichnung liegt im schlimmsten Fall auf dem Computer des Konstrukteurs und für das Projektteam ein PDF mit der CAD-Zeichnung ebenfalls auf dem Dateiserver.  

Der Dateiserver ist außerhalb des Firmennetzwerks häufig nicht zugänglich, weil ein erhöhtes Sicherheitsrisiko bestehen würde. Während der Corona-Pandemie zeigte sich, dass viele Unternehmen nicht auf die neue Normalität mit Arbeiten im Homeoffice vorbereitet waren. Mitarbeiter konnten nicht auf alle Dokumente zugreifen, weil sie nicht zeit- und ortsunabhängig verfügbar waren. 

Überall verfügbar – Wie sieht die integrative Lösung aus? 

Zunächst muss auch hier unterschieden werden, um welche Dokumente es geht. Kaufmännische Belege gehören immer direkt in das ERP-System und sollten über ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit den Vorgängen im ERP-System verknüpft werden. Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungseingänge werden Belege nicht nur automatisch dem Vorgang im ERP-System, sondern auch gleich dem richtigen Projekt zugeordnet. Die Belege können zentral von der Projektkarte aufgerufen werden. Ausgangsbelege werden ebenfalls automatisch mit dem Projekt verknüpft und in einer Dokumentenbox in der Projektkarte zusammen mit den Eingangsbelegen dargestellt. 

Andere Dokumente lassen sich wahlweise ebenfalls über die Dokumentenbox projektbezogen in das DMS ablegen und verschlagworten oder mit Microsoft Teams verwalten. Die Integration von Microsoft Teams in unsere Branchenlösung für Projektfertiger gewährleistet einen zentralen Zugriff, sowohl auf die Dokumente aus dem DMS als auch auf die Dokumente in Microsoft Teams. Speziell für Dokumente, an denen ein Projektteam gemeinsam arbeitet, ist Microsoft Teams der passende Ort. Selbst große Datenmengen wie Fotos passen besser in eine Umgebung von Microsoft Teams als in ein revisionssicheres DMS. 

Fazit 

Die Kombination aus mehreren miteinander interagierenden Softwarelösungen, die Prozesse integriert abbilden, bieten den größten Vorteil. Auf diese Weise können Dokumente eines Projekts aus der ERP-Branchenlösung im Zusammenspiel mit einem DMS und Microsoft Teams einfach und intuitiv verwaltet werden. Mit dem notwendigen Sicherheitskonzept im Rucksack können die Dokumente in der Cloud immer und überall zur Verfügung gestellt werden.