Professionelle Texte in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations

Lange haben Anwender bemängelt, dass man bei der Arbeit mit Vorgängen in D365 F&O nur sehr beschränkte Möglichkeiten hat, Texte zu verwenden. Doch jetzt steht eine professionelle Erweiterung als Modul zur Verfügung. Der Anwender hat nun nicht nur Formatierungsmöglichkeiten, sondern kann auch mit einem Regelwerk vorbereitete Textkonserven automatisiert in Vorgänge übernehmen und dort weiterbearbeiten. Des Weiteren kann der User bestimmen, dass der Text nur für eine bestimmte Zielgruppe auf Druckbelegen erscheinen soll.  In der Grafik unterhalb ist dazu ein Fallbeispiel angeführt.

Immer wieder kommt es vor, dass Anwender bei der Erstellung von Angeboten, Aufträgen oder auch Bestellungen, Texte sowohl auf Kopf- oder Fuß-, als auch auf Positionsebene einbinden möchten. Diese Texte sollen entweder mit einem konfigurierbaren Regelwerk automatisch generiert oder auch manuell eingefügt werden. Bei der Gestaltung der Texte wünscht sich der Anwender umfangreiche Formatierungsoptionen. Aber nicht jeder Text soll auf dem Druckbeleg erscheinen oder in Folgevorgänge übernommen werden. Um sich diesen speziellen Fall besser vorstellen zu können, ein Beispiel:

Im Auftragskopf wird ein Text im Fußteil verwendet, der nur auf der Auftragsbestätigung und den Lieferpapieren erscheinen darf, nicht aber auf die Rechnung oder auf eine daraus erstellte Bestellung übernommen werden darf. Andere Texte wiederum, wie z. B. eine detaillierte Beschreibung eines Artikels, die als Erweiterung der Stammdaten dienen (Verpackungshinweise, etc.), sollen im Auftrag erfasst und auch auf die Bestellung (insbesondere bei der Direktbestellung) übernommen werden, damit der Lieferant informiert ist.

Veranschaulichen wir die wesentlichen Vorteile anhand Ihres Privatlebens. Auch dort sparen Sie täglich ein paar Sekunden, weil sich Ihr Smartphone Ihre Weckzeiten merkt. Oder Sie sind auf dem Rückweg aus dem Urlaub. Ihr Navigationssystem kennt bereits den Weg nach Hause und Sie bestätigen nur mehr den Routen-Vorschlag. Ebenso ist es mit Textvorschlägen in MS Dynamics 365 mit cc|text module. Der große Vorteil dabei ist die Möglichkeit, vorbereitete Texte wiederholt zu verwenden oder als Basis für einen neuen, individuell angepassten Text zu nutzen. Man erstellt also einen Lückentext, den man im Vorfeld kopiert und für den weiteren Verwendungszweck nur noch komplettiert. Diese Liste kann beliebig fortgeführt werden.

Was macht man, wenn ein Mandant unterschiedliche Kunden mit den verschiedensten Sprachen bedient? Im Standard-Setting kann in den Kundenstammdaten die gewünschte Belegsprache jedes Kunden hinterlegt werden. Diese Sprache wird in die Vorgänge übernommen und beim Belegdruck angewendet. Das Modul cc|text module beachtet diese Sprache bei der Verwendung vorbereiteter Texte. Achtung: Dies setzt jedoch voraus, dass die Texte in allen benötigten Sprachen hinterlegt sind. Andernfalls wird der Text in der Sprache des Mandanten verwendet. Das untenstehende Bild zeigt Ihnen wie der Text in allen gewünschten Übersetzungen angelegt werden kann.

Nicht jeder Artikel benötigt Hinweise. Wie werden Verpackungshinweise nur bei Artikeln angezeigt, bei denen sie auch angeführt werden sollen? Auch hierfür gibt es eine Lösung. Dank einer Funktion können ein oder mehrere Artikel einer Gruppe zugeordnet werden. So wie im untenstehenden Beispiel der Gruppe „Verpack“. Für diese Gruppe wird ein automatischer Text für Bestellpositionen definiert. Dieser wird unterhalb der Position gedruckt.

Wir leben in der sogenannten „Attention Economy“, in der Zeit und Aufmerksamkeit kostbare Güter sind. Fast jeder von uns organisiert seinen Tagesablauf so, dass er möglichst viele To Do’s erledigen kann. Sich wiederholende Abläufe werden automatisiert und sind oft nur einen Knopfdruck entfernt oder sogar vorprogrammiert. Effizient arbeiten ist heutzutage auch das „A“ und „O“ einer gut funktionierenden Organisation. cc|text module unterstützt auch Ihr Unternehmen dabei effizienter zu arbeiten und verwandelt wiederkehrende Prozesse in einen simplen Knopfdruck. Sie möchten mehr darüber erfahren? Wenden Sie sich gerne an unsere Experten.