Kostentransparenz in der mitlaufenden Kalkulation

Kostentransparenz ist bei der integrierten, d. h. mitlaufenden Kalkulation der entscheidende Faktor für leistungsgerechte und wettbewerbsfähige Angebotspreise. Für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau ist die fehlende Transparenz oft der Grund, warum keine konkreten Aussagen über den erzielten Deckungsbeitrag vorliegen. Ohne Kostentransparenz sind auch unerwünschte Abweichungen nur spät zu erkennen, sodass kaum wirkungsvoll gegengesteuert werden kann.

Es gibt verschiedene Gründe für die fehlende Klarheit bezüglich der Kosten in der mitlaufenden Kalkulation. Zu den häufigsten drei Ursachen jedoch zählen die folgenden:

• Es sind unterschiedliche Systeme im Einsatz.
• Es fehlt eine einheitliche Datenbasis.
• Es gibt keine Disziplin bei der Datenerfassung.

In vielen Unternehmen arbeitet jede Fachabteilung mit einem eigenen Kalkulationssystem. Im Vertrieb ist häufig noch Microsoft Excel das Maß der Dinge. In der Konstruktion werden überwiegend CAD-Anwendungen eingesetzt, die jedoch keine Daten für die Kalkulation liefern. Die Produktion greift in aller Regel auf das ERP-System zurück. Im Controlling ist wiederum Excel Trumpf, weil die Daten aus verschiedenen Systemen mit dieser Anwendung auf einfache Weise konsolidiert und ausgewertet werden können. Solche Lösungen haben viele Dienstjahre hinter sich, sind im Laufe der Zeit erheblich gewachsen und exakt auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten. Denken Sie nur an das komplexe Formelwerk einer auf Excel basierenden Vertriebskalkulation im Maschinen- und Anlagenbau. Dementsprechend schwer gestaltet sich die Ablösung dieser Systeme.

Der zweite Punkt ist die fehlende einheitliche Datenbasis. Ein Vergleich mit den Kalkulationsdaten aus dem ERP-System ist schwierig, weil im Vertrieb nur sehr selten mit Artikelnummern und Stücklisten gearbeitet wird. Allenfalls lassen sich Daten aus Excel und dem ERP-System auf der Ebene von Produkten oder Hauptbaugruppen vergleichen. Die beiden Systeme ermitteln jeweils verschiedene Preise, die sich nicht ohne Weiteres vergleichen lassen:

Schätzpreise in Excel versus Einstandspreise in der ERP-Software.

Zu guter Letzt spielt die fehlende Eingabedisziplin eine entscheidende Rolle für die Kostentransparenz: Veraltete Preise, unvollständige Stücklisten und ungenaue Rückmeldungen von Material und Zeit sind nur einige von vielen Nachlässigkeiten. All diese Mängel machen eine transparente Nachkalkulation fast unmöglich!

Um eines gleich vorwegzunehmen: Es gibt keinen Königsweg aus dem Dilemma!

Die Vorstellung, dass alle im gleichen System mit den gleichen Daten arbeiten, erweist sich häufig als Trugschluss. Allerdings lassen sich Bereiche wie der Vertrieb für eine Kostenkalkulation mit dem ERP-System begeistern. Die Erfassung der Kalkulationsstücklisten je Angebot oder Auftrag im ERP-System ist schon einmal ein Schritt in die richtige Richtung. Die automatische, zeitnahe Überführung von Konstruktionsdaten in das ERP-System ist ein weiterer sinnvoller Schritt. Dann wären alle relevanten Abteilungen in einem System abgebildet, die auf die gleiche Datenbasis zurückgreifen – zumindest wäre die Konsolidierung der Daten einfacher. Das Controlling hätte dann nur noch eine Datenquelle für die Auswertung und idealerweise wäre eine direkte Integration in die Kostenrechnung gegeben.

Ein anderer Ansatzpunkt ist der Einsatz eines Business Intelligence (BI)-Systems! Viele Controller schätzen solche Systeme, weil sie damit auf einfache Weise Benutzeroberflächen und Berichte erstellen können. Ein BI-System greift in Echtzeit auf verschiedene Datentöpfe zu und führt sämtliche Informationen an einer Stelle zusammen. Die tiefgreifende Analyse der Basisdaten aus dem ERP-System erhöht dabei die Transparenz.

Die Ursachen für die mangelnde Disziplin sollten genau analysiert werden. Häufig sind nicht die MitarbeiterInnen das Problem, sondern die unzureichende Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Systeme. Moderne Lösungen können hier einige wertvolle Verbesserungen bereitstellen.

Das Problem der Kostentransparenz ist bereits sehr lange bekannt und allen Beteiligten bewusst. Es fällt dennoch schwer, rechtzeitig gegenzusteuern, weil viele Unternehmensbereiche ungern auf lieb gewonnene und auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Werkzeuge verzichten möchten. Moderne ERP-Systeme – und speziell Branchenlösungen – sind in der Lage, diese Anforderungen abzubilden. Eine passende Alternative hierzu sind BI-Systeme. Sie sollten sich in jedem Fall genau informieren und darüber im Klaren sein, dass die Einführung einer transparenten Kalkulation ein anspruchsvolles, aber höchst rentables Projekt ist.

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Kosten? Wissen Sie wirklich, wann etwas aus dem Ruder läuft? Lassen Sie sich von unserem erfahrenen Industriemanagement beraten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit Michael Hering und analysieren Sie mit ihm Ihre Kostenplanung.