In sieben Schritten ERP-Projekte optimal vorbereiten

ERP-Projekte sind oft komplex – unabhängig davon, ob es sich dabei um die Ablösung eines Altsystems oder eine Erstimplementierung handelt. Wer der Vorbereitungsphase – also jenem Abschnitt vor Softwareauswahl und Implementierung – besondere Aufmerksamkeit schenkt, erhöht die Chance auf einen Projekterfolg. Doch, auf was sollte man in der Vorbereitung besonders achten? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengestellt.

ERP-Systeme sind der Dreh- und Angelpunkt der Unternehmens-IT und entsprechend tief in den Unternehmensprozessen verankert. Die Einführung einer neuen oder der Wechsel auf eine andere Software ist damit automatisch auch ein strategisches Thema, das die Geschäftsführung voll unterstützen sollte. Sie hat nicht nur den Gesamtblick auf Unternehmen und Umfeld, für viele mittelständische Betriebe ist der Kauf eines neuen ERP-Systems nicht zuletzt auch eine finanzielle Herausforderung.

Verzichtet man auf eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und Systeme, kann die neue Software ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen. Im Gegenteil: Das Risiko zu scheitern steigt, wenn das ERP-System und die angrenzenden IT-Lösungen nicht in übergreifenden Unternehmensprozessen miteinander verbunden sind.

Für unsere Kunden realisieren wir ERP-Projekte daher häufig im Rahmen ganzheitlicher Digitalisierungsstrategien. ERP ist dabei der Kern eines zukunftsfähigen Eco-Systems, das eine möglichst hohe Zahl von „End-to-End“-Prozessen im Unternehmen effizient unterstützt.

Strategie und Technologie allein reichen hierfür allerdings nicht aus. Ebenso wichtig ist es, die kulturellen Veränderungsprozesse im Rahmen eines digitalen Beratungsprojekts einzubeziehen.

ERP-Projekte benötigen ein professionelles Projektmanagement. Hierzu gehört auch ein optimal zusammengestelltes Projektteam aus in- und externen Mitgliedern.

Die internen Teammitglieder kennen das Geschäft und den Unternehmensalltag am besten. Deshalb sollten sowohl operativ, als auch im Management tätige Personen dem Projektteam angehören. Das fördert zudem die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Noch sicherer läuft es, wenn fachkompetente, externe ERP-Berater einbezogen werden, etwa im Rahmen eines ganzheitlichen IT-Consultings, das wir in unseren Projekten ergänzend anbieten.

Ein umfassendes Projektkonzept ist das Fundament für einen geordneten Ablauf. Es sollte noch vor Softwareauswahl und Implementierung erarbeitet werden und Aspekte wie Ziele, Zeiten, Prioritäten oder das Risikomanagement umfassen. Hier einige typische Fragen, die das Projektkonzept beantwortet:

Wo stehen wir aktuell? – Was sind die Gründe für die ERP-Implementierung? – Welche Veränderung wollen wir erreichen? – Was sind unsere zentralen Prozesse? – Welchen Zeithorizont stellen wir uns vor?

Bei COSMO CONSULT arbeiten wir seit mehr als 20 Jahren mit cc|SureStep plus, einer Einführungsmethodik für ERP-Projekte, die sich am PMI-Standard (Project Management Institute) orientiert. Der Ausgangspunkt ist die „Diagnose-Phase“, bei der die Konzeption im Zentrum steht.

Die detaillierte Analyse der vorhandenen Geschäfts- und Systemprozesse ist eine wichtige Voraussetzung, um später die richtige Software auszuwählen. Erst mit dem Vergleich zwischen betrieblichen Anforderungen und vorhandener Funktionalität lässt sich beurteilen, ob eine bestimmte Lösung mehr oder weniger gut geeignet ist. Hilfreich sind hier unsere cc|SureStep-Phasen „Analyse“ und „Konzeption“ mit erprobten Vorlagen, Werkzeugen und Verfahren. Sollten sich im Projektverlauf Prozesse verändern, ist es sinnvoll, die nächsten Phasen erst dann anzugehen, wenn das Prozessdesign final geklärt ist.

Liegt eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu Grunde, ist der Digitalisierungscheck eine sinnvolle Ergänzung für Analyse und Konzeption. Er liefert eine objektive Bestandsaufnahme zu bereits vorhandenen digitalen Geschäftsprozessen.

Eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg sind saubere, nachvollziehbare Daten und Datenstrukturen. Deshalb fällt der Analyse prozessrelevanter Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) eine besondere Bedeutung zu – das gilt auch bei Datenübernahmen im Rahmen eines Migrationskonzepts. Werden veraltete oder fehlende Daten beziehungsweise Datenstrukturen zu spät bemerkt, entstehen erhebliche Projektrisiken.

Steht die Geschäftsführung hinter der ERP-Implementierung, ist eine Digitalisierungsstrategie definiert, ein Projektteam aufgesetzt und sind die Phasen Diagnose, Analyse und Konzeption durchlaufen, geht es auf die Suche nach der jeweils besten Lösung. Das Auswahlverfahren beantwortet unter anderem die folgenden Fragen:

Was sind unsere Entscheidungskriterien? ¬– Welche Anbieter kommen in Frage? – Wie lassen sich die verschiedenen Lösungen überprüfen?

COSMO CONSULT begleitet Sie dabei mit einer Vielzahl nützlicher Best Practises. Sprechen Sie uns gern an!