Hilfe, wir haben eine Projektkrise!

Jetzt ist schon wieder was passiert… um es mit den Worten von Wolf Haas zu sagen. Wieder ist ein Projekt in einer Krise. Der größtmögliche anzunehmende Projektzwischenfall oder so ist eingetreten. Panik regiert den Alltag, keiner weiß, was zu tun ist. Projektkrisen können tatsächlich so ablaufen – wenn sie denn überhaupt schnell erkannt werden.

Die Definition einer Projektkrise wird in vielen Bereichen recht einfach abgehandelt: Eine Projektdiskontinuität besteht dann, wenn ein oder mehrere Projektziele nicht erreicht werden können.

Jetzt tauchen aber schon die ersten Fragen auf.

• Was, wenn es keine Projektziele gibt?
• Was, wenn die Projektziele nicht messbar sind?
• Was, wenn das Projekt nicht vorankommt, aber die Projektziele noch erreichbar sind?
• Was, wenn die Projektkrise nicht die Projektziele betrifft, da diese nicht richtig gewählt wurden?
• Und was überhaupt sind denn die richtigen Projektziele?

Was hat es denn mit diesen Krisen wirklich auf sich? Wir haben im Projekt ein Problem, ein Thema das vielleicht im Risikomanagement (wenn dieses stattgefunden hat) schon mitigiert bzw. in den diversen Steuerungskreisen (wenn es diese gibt) auch schon mal angesprochen wurde.

Nun sollte man meinen, dass die Akteure, Entscheider, Projektsteuernden das Ziel verfolgen, aus diesem Problem eine Lösung zu machen. Doch meist ist das Problem um ein Vielfaches vielschichtiger.

Aufgrund fehlender, messbarer Projektziele erkennt man die Krise gar nicht. Was normalerweise erkannt wird, ist die schlechte Stimmung unter den Projektbeteiligten. Die Motivation ist „schlagartig“ dahin und der Projektauftraggeber wird langsam unruhig.

Weil wir nun in die politische oder unternehmens-kulturelle Ebene abschweifen: Eine Projektkrise wird oftmals auch als Versagen wahrgenommen. Zugegeben, ein Projekt rutscht in der Regel nicht von heute auf morgen in die Krise. Das ist ein Prozess der langsam und stetig voranschreitet und gegen Ende Fahrt aufnimmt. Es ist also in der Regel eine Abweichung vom Plan passiert, warum auch immer. Das Wording Fehler, wäre aber nur okay, wenn Fehler Teil des Lernprozesses sind. Ohne Fehler zu machen, ist es in der Regel nicht möglich herauszufinden, wo man sich verbessern muss.

Das Ausrufen einer Projektkrise braucht Mut und sollte nicht als Schwäche gesehen werden. Eine Projektkrise zu verschleppen und nicht auszurufen, die Tatsachen oder Fakten zu schönen ist nun der wahre Fehler. Und dies verhindert, dass das ursprüngliche Problem schnell und effizient gelöst wird.

Oft beobachtet man auch die Situation, dass alle im Projekt wissen, dass man sich in einer veritablen Projektkrise befindet. Und verfallen dann in eine Art Mikado – der erste der sich bewegt, hat verloren. Der erste der die Krise verkündet oder anspricht ist der „Schuldige“.

Projekte betreten per Definition unbekanntes Terrain – es ist also legitim auf dem Weg zum Ziel etwas falsch zu machen und zu erkennen, dass man da oder dort die falsche Richtung eingeschlagen hat.

Jetzt mal im Ernst: Projektkrisen sind unangenehm. Die wenigsten Menschen geben gerne Fehler zu. Deshalb ist es wichtig, mit der Krise richtig umzugehen. Fingerpointing und Schuldzuweisungen führen zu nichts. Wir sind nicht im Kindergarten und Aussagen wie „aber der hat das zuerst gemacht“ gelten nicht mehr. Eine ehrliche Fehlersuche ist notwendig, die Ursache der Krise muss gefunden werden. Ist die Wurzel des Übels bekannt, kann man die richtigen Gegenmaßnahmen ableiten und durchführen.

Oft ist es von Vorteil, wenn in einer Krise externe Personen hinzugezogen werden, die die Moderation von Workshops zur Bewältigung der Krise oder eine Außensicht einbringen.

Eine Projektkrise darf nicht chaotisch ablaufen. Damit kein kopfloser Aktionismus Einzug hält, sollte man sich bereits zu Projektbeginn überlegen, welche Maßnahmen bei Erkennen einer Projektkrise getroffen werden sollen. Der Sinn dahinter ist, dass man in der Extremsituation nicht auch noch überlegen muss, was man tun soll, wer informiert werden muss und wer entscheiden darf.

Ein Beispiel aus einer Branche: Sanitäter üben Reanimationen sehr oft. In der Extremsituation des Einsatzes mit einer Reanimation ist kein Überlegen mehr notwendig, was wie getan werden muss. Das läuft dann komplett automatisch ab.

Die Projektkrise muss jedenfalls ausgerufen werden, damit alle am Projekt Beteiligten und die Stakeholder wissen, was Sache ist. Dann müssen die Arbeiten am Projekt zumindest kurz unterbrochen werden. Warum? Weil so wie bisher gearbeitet wurde, das Ziel nicht erreicht werden kann. Unter dieser Prämisse weiterzuarbeiten, wäre wie erneut Kurs auf den Eisberg zu nehmen. Also muss etwas geändert werden.

Projektkrisen werden am besten bewältigt, wenn diese strukturiert abgearbeitet werden. Identifizieren der Ursache – Maßnahmen ableiten – Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen. Ist die Krise bewältigt, muss auch dies wieder kommuniziert werden, um anschließend mit der angepassten Arbeitsweise weiter zu machen.

Projektkrise – und dann?

Nach einer gemeinsam bewältigten Krise sind Projektteams gestärkt, wieder motivierter und man kann meist schnell Verbesserungen im Projekt sehen. Spätestens nach der Krise sieht man, dass sie nicht umsonst war. Und dann rutscht ein anderes Projekt aus denselben Gründen in eine Projektkrise. Fehler einmal zu machen ist in Ordnung, die gleichen Fehler öfter zu machen, sollte nicht passieren.

Es ist also wichtig, dass die Erfahrungen aus dem Projekt auch an die Organisation weitergegeben werden, so dass alle von den Fehlern anderer profitieren können. Sonst war die Projektkrise tatsächlich unnötig.

Die besten Projektkrisen finden nicht statt. Und das nicht, weil niemand den Mut hat, sie zu deklarieren – sondern weil sie erst gar nicht entstehen. Krisen können durch konsequentes Controlling, Risikomanagement und effiziente Kommunikation und Koordination vermieden werden.

Nun noch ein kleines weiteres „aber“: da Projektmanagement wahrscheinlich gerade einmal zu 30 % aus Tools und harten Fakten besteht, fehlt ein wichtiger Teil. Nämlich die Sozialkompetenz/-Intelligenz des Projektmanagers, der ständig Augenmerk auf die Organisation, die Ziele und das soziale Zusammenspiel im Projekt haben muss. Erst dann können Krisen frühzeitig erkannt und vermieden werden.

Haben Sie gerade eine Krise?

Dann hoffentlich nicht aufgrund des eben gelesenen Textes. Aber wenn Sie ein Projekt in der Krise haben oder es auch „nur“ in Schieflage ist, holen Sie sich Unterstützung. Sie können gerne Kontakt mit uns aufnehmen, wir haben durchaus schon die eine oder andere Projektkrise miterlebt und gemeistert.