Die Zukunft der Produktdatenverwaltung: KI im praktischen Einsatz

In der Vergangenheit standen Unternehmen oft vor großen Herausforderungen, wenn es um die Pflege und Verwaltung von Produktinformationen ging. Die Daten, die in externen Datenbanken gespeichert wurden, mussten mühsam aktualisiert und gewartet werden, insbesondere bei mehrsprachigen Produktbeschreibungen. Übersetzungen erforderten enormen Aufwand, und jede Änderung in der Produktbeschreibung musste manuell eingepflegt werden. Besonders komplex war dieser Prozess in Unternehmen mit umfangreichen Produktkatalogen und verschiedenen Artikelattributen. Jede Änderung erforderte ein tiefes Verständnis der Datenbankstrukturen und ein sorgfältiges Management, um die Konsistenz und Qualität der Informationen zu gewährleisten.

Auch die Integration dieser Daten in ERP-Systeme war eine Herausforderung. Produktdaten mussten in den unterschiedlichen Modulen des ERP-Systems wie Warenwirtschaft oder Logistik verfügbar sein, was eine einheitliche und korrekte Datenbasis erforderte. Eine Anpassung von Produktbeschreibungen oder -attributen in einer PDM-Datenbank (Product Data Management) bedeutete oft, dass eine komplette Überarbeitung in Stapelverarbeitungen notwendig war. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, was letztlich die Effizienz und Genauigkeit beeinträchtigte.

KI-Algorithmen können große Mengen an Daten in Echtzeit analysieren und optimieren, wodurch sich die Verwaltung von Produktinformationen erheblich vereinfacht. Besonders im Bereich der ERP-Systeme eröffnen sich dadurch neue Möglichkeiten: Von der automatischen Generierung und Anpassung von Produktbeschreibungen bis hin zur personalisierten Kundenansprache auf Grundlage detaillierter Kundendaten.

Durch den Einsatz von KI kann die Konsistenz von Produktinformationen über alle Plattformen hinweg sichergestellt werden. Technische Beschreibungen, Marketingtexte und spezifische Kundenkommunikation lassen sich automatisiert erstellen und anpassen, sodass sie immer den aktuellen Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern steigert auch die Effizienz und Präzision der Datenpflege.

COSMO Text Module ist eine erweiterte Textverwaltungslösung, die speziell für Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt wurde. Es ermöglicht das Erstellen, Speichern und Wiederverwenden von Textbausteinen, die in verschiedenen Kontexten wie Verkaufs- und Einkaufsdokumenten, Produktionsaufträgen oder Servicebelegen eingesetzt werden können. Das Modul geht weit über die standardmäßigen Textverwaltungsfunktionen hinaus und bietet zusätzliche Features wie die Integration von mehrsprachigen Texten und die flexible Gestaltung von Texten für spezifische Anforderungen. Besonders hervorzuheben ist die zentrale Verwaltung von Texten, die eine konsistente und effiziente Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sicherstellt.

Das Modul bietet einen KI-gestützten Rich-Text-Editor, der Unternehmen dabei unterstützt, Texte effizienter zu erstellen, zu überarbeiten und zu übersetzen. Diese Funktion beschreibt den praktischen Einsatz von KI im ERP-System, der schon heute einen großen Nutzen verspricht. Die Automatisierung und Personalisierung von Texten wird dadurch weiter vorangetrieben. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen Anweisungen und Textvorlagen speichern, die dann automatisiert für verschiedene Zwecke genutzt werden können, wie bei der Ausgabe auf Belegen und Berichten sowie als Pop-up-Meldungen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und sorgt für eine konsistente und qualitativ hochwertige Kundenkommunikation. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen schnell und einfach angepasste Texte für unterschiedliche Märkte und Kundenbedürfnisse erstellen können, was die Effizienz in der Textverwaltung beim Produktdatenmanagement erheblich steigert.

Wie oben beschrieben, gibt es schon heute praktische Einsatzfelder von KI. Module und Systeme werden laufend weiterentwickelt und durch künstliche Intelligenz geprägt. Wie kann die Textverwaltung im Produktdatenmanagement in der Zukunft aussehen?

Vorstellbar ist, dass in naher Zukunft ERP-Systeme noch stärker personalisierte und automatisierte Prozesse bieten werden. Ein entscheidender Schritt in diese Richtung ist die Möglichkeit, Kommunikationstexte auf Basis detaillierter Kundeninformationen automatisch zu erstellen. Stellen Sie sich vor, das System erkennt die bevorzugte Sprache eines Kunden, ob er formell oder informell angesprochen werden möchte, und welches Produkt er bevorzugt – all diese Informationen fließen in Echtzeit in die Textgenerierung ein. Dadurch entstehen maßgeschneiderte Inhalte, die ohne manuelle Nachbearbeitung direkt für die Kommunikation genutzt werden können.

Diese Art der Automatisierung wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Kundenbindung durch eine präzise und persönliche Ansprache deutlich verbessern. Mit der Integration solcher Funktionen in ERP-Systeme wird es möglich, jedes Mal den passenden Text für jeden Kunden zu generieren. Unternehmen können so ihre Interaktionen verfeinern und gleichzeitig den Aufwand für die Verwaltung und Anpassung von Inhalten erheblich reduzieren. Die Weiterentwicklung solcher Technologien verspricht, die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden kommunizieren, grundlegend zu verändern – hin zu einer noch individuelleren und effektiveren Kundenansprache.