Un nuevo sistema ERP descubre potencial para la eficiencia

Durante mucho tiempo, la empresa utilizó un software programado internamente, basado en la base de datos de Microsoft Access. "A excepción de la contabilidad financiera, de la cual se encargaban los gestores, la gestión de clientes y de mercancías, así como de las cajas registradoras ya formaban parte del sistema", recuerda Moritz Kottenhagen, Director de Finanzas de Wein & Vinos. Después de que la empresa comercializadora de vinos Hawesko adquiriera la mayoría de las acciones, la empresa decidió consolidar sus sistemas de TI. Sin embargo, la rápida implementación del software demostró no ser viable en el largo plazo. "Todavía faltaba la contabilidad financiera y, sobre todo, la solución era demasiado rígida. Esto suponía una clara desventaja en un sector tan dinámico como es el comercio electrónico," afirma Kottenhagen.

Este comerciante de vinos decidió hacer una nueva convocatoria de licitaciones para el proyecto de ERP. La empresa buscó en ferias y en Internet un sistema ERP flexible con prestaciones para el comercio electrónico, como un back-end para la tienda web Magento que utilizaba en ese momento. Tras un exhaustivo proceso de selección de software, Wein & Vinos se decidió por Microsoft Dynamics NAV. "Dynamics NAV es un sistema ERP muy flexible. Las adaptaciones y conexiones a aplicaciones asociadas puede realizarse de forma sencilla y económica", explica el director de TI. El contrato fue adjudicado al grupo Cosmo Consult. Con 34 ubicaciones en 12 países, este proveedor de software es uno de los mayores partners de Microsoft Dynamics. "La proximidad geográfica y la metodología del proyecto fueron aspectos decisivos", destaca Kottenhagen. Por otra parte, Cosmo Consult presentó numerosas referencias a conocidas tiendas online con muestras de instalaciones para comercio electrónico. Otra ventaja fue la solución sectorial E‑commerce, que aporta funciones importantes a Wein & Vinos. Entre estas se incluyen, en particular, la interfaz con el sistema de tienda web, mediante la cual se sincronizan continuamente los datos de pedidos y de clientes.

El equipo del proyecto utilizó el modelo de implementación SCRUM. Uno de los aspectos fundamentales de la metodología de proyectos ágil es la estrecha cooperación entre los usuarios clave y los consultores de Cosmo Consult. Para este fin, el plan íntegro del proyecto se dividió en diferentes paquetes de trabajo —los llamados "sprints"—-que se llevaron a cabo sucesivamente durante un período predeterminado. Los consultores de Cosmo Consult aprendieron el gran número de particularidades del comercio del vino y rápidamente presentaron las soluciones adecuadas. "De este modo se evitó tener que diseñar soluciones impracticables, que al final no cumplían los requisitos del mundo real. Todos los "sprints" se llevaron a cabo directamente en nuestras instalaciones," explica Kottenhagen.

En lo que respecta a la logística se realizaron algunos cambios en el software y en los procesos: anteriormente, los empleados primero tomaban la mercancía pedida y la colocaban en un carro de recogida. Basándose en una lista de picking se preparaban varios pedidos en paralelo y, a continuación, se ordenaban en embalajes de transporte en el lugar de despacho. Actualmente este paso ya no es necesario. En lugar de papel se utilizan tabletas, que automáticamente orientan a los empleados hasta la siguiente posición. Una lectura rápida del código de barras en la ubicación de almacenamiento es todo lo que se necesita para marcar un elemento como eliminado. Al mismo tiempo, Dynamics NAV sincroniza los datos del stock con los requisitos de picking. Esto reduce significativamente el riesgo de errores. Una vez se han seleccionado las mercancías, se puede hacer un seguimiento de las mismas inmediatamente en el sistema. El picking se efectúa en función de los pedidos y las mercancías se colocan directamente en los respectivos embalajes de envío. Todo el proceso es, por tanto, más eficiente y más fiable.

En el aspecto de atención al cliente también se observan mejoras: Antes, los empleados se organizaban su propio trabajo diario mediante de listas de tareas, calendarios, tablas de Excel y mensajes de correo electrónico. Ahora un sistema centralizado de tickets ofrece un método más estructurado. Esto garantiza que no se deja sin atender ninguna tarea y que las consultas de los clientes —como pueden ser las reclamaciones— son respondidas con prontitud.

Después de la formación básica durante la fase de introducción se empezó a trabajar con Dynamics NAV en modo real. "Durante todo un mes, los especialistas de Cosmo Consult nos ayudaron con la migración. Eso exigió un gran esfuerzo, pero que valió la pena. Cambiar de software es una situación parecida a la de un niño que está aprendiendo a caminar: uno debe vigilar constantemente que no se caiga. Especialmente en los primeros días necesitamos mucha ayuda, que no podríamos haber conseguido sin apoyo externo. Más adelante pudimos reducir gradualmente la cantidad de servicio requerido", recuerda el Director de Finanzas. Junto con su partner de software, pudieron detectar y corregir errores puntualmente. De este modo fue posible evitar deficiencias significativas en los procesos empresariales. Esto y la participación activa de los empleados en el marco de la metodología Scrum del proyecto conllevó una elevada aceptación por parte de los usuarios. "Las especiales características de la metodología exigieron un alto grado de compromiso por parte de nuestros empleados. No obstante, los empleados consideraron que el proyecto se llevó a cabo de forma profesional y agradable", destaca Moritz Kottenhagen.

Con el nuevo sistema ERP, el equipo del proyecto pudo optimizar procesos centrales en todas las áreas de la empresa. "Gracias a las mejoras en el picking ahora podemos hacer frente a un número significativamente mayor de pedidos con el personal existente", dice el director de TI. Otra ventaja es el "tránsito de mercancías". Esta función indica a los empleados de ventas las existencias de mercancías que no se encuentran todavía en el almacén, pero que están en tránsito. "La función informa al departamento de ventas de forma transparente y fiable sobre la entrada futura de productos. De este modo podemos vender mercancías por adelantado sin esperar a tenerlas en stock. Con el software antiguo se podría haber logrado algo así por medio de soluciones alternativas, aunque sin la suficiente documentación. La función "tránsito de mercancías" garantiza nuestra capacidad para reaccionar ante situaciones donde hay grandes exigencias logísticas", agrega Moritz Kottenhagen. La fácil integración de aplicaciones relacionadas aporta un eficiencia adicional: De esta forma, los empleados pueden comprobar la solvencia de los clientes en línea como parte de la tramitación de los pedidos o presentar los datos del envío a los socios logísticos. Además, gracias a la mejora de la calidad de los datos, es posible centrar las campañas de marketing en grupos de clientes específicos. Por ejemplo, se puede ofrecer un nuevo vino a los clientes que han preferido vinos similares en el pasado.

Actualmente toda la empresa funciona con una sola solución de software. Asimismo, existe, por tanto, una única fuente de datos. Esto es especialmente ventajoso para los aspectos comerciales: De este modo es posible llevar la contabilidad financiera internamente, sin necesidad de añadir personal. Por otra parte, se pueden consultar las cifras de negocio de todas las áreas de la empresa en cualquier momento. Estas incluyen, por ejemplo, la evolución de las ventas para segmentos de productos individuales o comparaciones entre períodos. "En términos de generación de informes, Dynamics NAV es muy versátil. A raíz de ello, no sólo tenemos la libertad necesaria para crear informes individuales, también podemos hacerlo sin la ayuda del departamento de TI", afirma Kottenhagen. El aumento de transparencia es utilizado por Wein & Vinos especialmente en la gestión de campañas. En estos casos el esfuerzo y el éxito son mucho más fáciles de comparar. No obstante, según el jefe de finanzas, esto es sólo el comienzo: "Actualmente solamente utilizamos entre 20% y un 30% de la funcionalidad, aunque estamos intensificando el uso día a día".