Por qué migrar de Dynamics AX a Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management

Aprovechar la enorme cantidad de tecnologías emergentes que ya están disponibles no es algo trivial para una empresa. Disponer de más datos y una mejor visión de las operaciones, con menos costes, más seguridad, procesos automatizados, por enumerar algunas ventajas, no son aspectos banales. Y en su mayoría son inherentes a usar una solución de gestión actualizada, por lo si se cuenta con un sistema ya anticuado como Dynamics AX 2012, hay que plantearse cuanto antes la transición a los uno de los nuevos ERP, Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Además, en octubre de 2023, Microsoft dejo de dar soporte de SQL Server, Windows, etc., para AX 2012, lo que implica cero nuevas funciones o actualizaciones de AX. No es para tomárselo a la ligera, riesgo grave.

En COSMO CONSULT somos especialistas en el despliegue, actualización y soporte tanto de Dynamics AX 2012 como Dynamics 365 Business Central o Dynamics 365 Finance y Supply Chain Management (F&SCM). Conocemos bien las ventajas de la última versión de Dynamics 365 y hemos ayudado a muchas empresas en la migración utilizando Data Integration para Dynamics, nuestra solución propia.

Así que, si usas AX 2012 y dudas en cambiar a Dynamics 365, podemos facilitarte el proceso. Veamos qué retos supone AX 2012 y los beneficios de pasar a D365 F&SCM.

Infraestructuras. En AX 2012, el entorno de backend es muy complejo e involucra numerosos servidores que el equipo de TI debe gestionar, además de VPN y firewalls para la seguridad. Si tu organización cuenta con diferentes ubicaciones, se vuelve aún más difícil de supervisar al estar en modo local. Además, esto presenta desafíos para facilitar un entorno de trabajo remoto para tus equipos.

Dado que D365 F&SCM está en la nube, la infraestructura es menos complicada de gestionar, y se ahorra en costos de servidor, tiempo y recursos para mantener un sistema en local. Escalar es más fácil; todo lo que necesitas son licencias adicionales. Además, tus empleados también pueden conectarse desde cualquier lugar.

Seguridad. Con AX, las empresas han de alojar su hardware y software en su propio entorno y gestionar la seguridad por su cuenta, un coste no pequeño. En caso de desastre natural, como un incendio, puede ser difícil reparar los daños. Y para evitar el ransomware y los ciberataques al sistema ERP, hay que hacer inversiones para mantenerse seguras. Microsoft Dynamics 365 F&SCM, sin embargo, ha sido construido en Microsoft Azure y usa lo último en tecnologías de seguridad. Además, en caso de pérdida de datos, D365 F&SCM ofrece recuperación ante desastres, y recuperación de datos de Azure en tiempo casi real.

Actualizaciones. En AX 2012, como sistema en local, era responsabilidad del cliente descargar manualmente las últimas versiones de Microsoft y mantener sus sistemas actualizados. Esto requería habilidades especiales y las actualizaciones eran largas y costosas, ya que se debía actualizar cada sistema por separado.

Como D365 F&SCM es un modelo de software como servicio, se actualiza automáticamente. Incluso permite probar las novedades antes de actualizar.

D365 ofrece máxima integración; permite intercambiar datos con otras aplicaciones nativas como D365 Sales (CRM), Field Service y otras, los servicios de API de Azure te ayudan a conectarte con servicios web y APIs. Además, D365 F&SCM ofrece integraciones con Office y Excel instantáneas.

Migrar a D365 F&SCM es, sin duda, un proyecto importante. Pero sus beneficios superan ampliamente los costes de seguir utilizando AX 2012. Microsoft encargó el estudio Total Economic Impact™ (TEI) a Forrester el año pasado. A continuación, resumimos algunos de los beneficios mencionados en el informe.

Estandarización de procesos

Según el informe, los que usaban ERPs “legados” en modo local dedicaban una gran cantidad de recursos, tiempo y esfuerzo en crear informes financieros que ya no eran relevantes en el momento en que llegaban. La estandarización a través de equipos y regiones era difícil. Al utilizar Dynamics 365 Finance, las organizaciones pudieron estandarizar los procesos financieros a través de entidades legales y usar los datos para la toma de decisiones, con menor uso de personal externo.

Según el informe, Dynamics 365 Finance también mejoró en gran medida el tiempo y el esfuerzo dedicado a las tareas de cierre. El proceso, que anteriormente tomaba más de 20 días usando sistemas legados, se simplificó a casi seis días con D365. Como consecuencia, los procesos y la experiencia para el personal financiero de la organización mejoraron significativamente.

Productividad Mejorada

La facilidad de uso y la reducción en los procesos manuales resultaron en un aumento de la productividad y optimización de recursos. La funcionalidad de gestión de gastos de Dynamics 365 Finance agilizó las solicitudes del personal en los puntos de venta al detalle, eliminando la necesidad de escaneo manual y carga de documentos. Además, el ERP ofrece espacios de trabajo basados en roles y paneles de control personalizados.

Procesos Automatizados

Según el estudio, la organización pudo "automatizar completamente sus procesos de adquisición, facturación a clientes mayoristas y pagos de clientes". Usar el ERP en local requería una cantidad significativa de trabajo manual, lo que llevaba a retrasos y experiencias negativas para el cliente, todos los cuales se resolvieron con la implementación de D365.

Infraestructuras Más Simples

Todas las organizaciones entrevistadas para el estudio pasaron de ERPs locales a Dynamics 365 en la nube. Dynamics 365 Finance ofreció una solución más fácil de mantener con una funcionalidad superior y menos personalizaciones, ahorrando a las organizaciones un tiempo valioso. Esto redujo la dependencia del personal de TI y les permitió concentrarse en otras tareas como la gobernanza de datos.

Menores Costes

Con sistemas legados, las organizaciones tenían que mantener su propia infraestructura, dedicar recursos adicionales para gestionar el sistema ERP y los costes de las personalizaciones. Con D365 F&SCM, estos gastos se redujeron drásticamente.

Datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones

La información financiera actualizada de D365 apoya la toma de decisiones estratégicas para incrementar ingresos y optimizar informes. Además, las organizaciones tienen una visión más precisa de sus canales, lo que les permite anticipar las necesidades de sus clientes más importantes y planificar adecuadamente

Mejora del cumplimiento

D365 ofrece procesos de cumplimiento regulatorio más simples y esto ha ahorrado mucho tiempo y gastos, especialmente al expandirse a diferentes áreas que pueden tener diferentes directrices de cumplimiento.

Veamos algunos de los beneficios adicionales de migrar a D365 F&SCM.

• Mejora de la experiencia del usuario: El ERP ofrece una interfaz amigable y una navegación más fácil, lo que proporciona una mejor experiencia al cliente.
• Aprovechar las tecnologías de Microsoft: Usando D365, puedes aprovechar las nuevas tecnologías como Power Apps, Power Automate, Office 365 y servicios de Azure con un desarrollo mínimo.
• Actualizaciones y personalizaciones: Las actualizaciones se aplican fácilmente con un impacto mínimo con el  enfoque 'Evergreen' de Microsoft. Las personalizaciones se implementan como extensiones de la funcionalidad central, reduciendo así el impacto en la funcionalidad principal.
• Reducción de costos y esfuerzo de infraestructura: El entorno de producción y todos los demás entornos, incluidos pruebas, preparación y desarrollo, están alojados en la nube y son gestionados por Microsoft.
• Mejora de la seguridad: Microsoft está invirtiendo 1 mil millones en seguridad de Azure y aprovechando las últimas tecnologías y experiencia. Es difícil competir con eso.
• Funcionalidad específica del sector: D365 F&SCM ofrece funcionalidad sectorial de forma predeterminada. Por ejemplo, la solución admite la gestión del ciclo de vida del producto para la industria manufacturera, la gestión de inventarios para la industria minorista, la gestión de almacenes para la industria logística y muchas otras.
• Capacidades de IA y aprendizaje automático: Microsoft ha estado explorando las posibilidades con Microsoft Copilot para IA y aprendizaje automático y continúa mejorando funcionalidades usando estas tecnologías avanzadas. Algunas de las funcionalidades basadas en IA y aprendizaje automático que Microsoft ofrece son insights inteligentes basados en datos históricos, pronósticos de demanda basados en historial de ventas, tendencias y otra información disponible, mantenimiento predictivo para equipos y maquinaria.
• Integración y automatización de IoT: La integración y automatización de IoT pueden ayudar a optimizar las operaciones, optimizar procesos, mejorar la gestión de activos y ayudarte a tomar mejores decisiones. Un ejemplo sería integrar dispositivos IoT como sensores con Dynamics 365 F&SCM para rastrear bienes en la cadena de suministro. Lo mismo se puede hacer con equipos y eso puede ayudarte a entender la necesidad de mantenimiento de equipos. Hay varios otros dispositivos IoT como escáneres de código de barras y lectores RFID que se pueden usar para mejorar las operaciones y la toma de decisiones mientras se rastrean bienes.

Para facilitar las migraciones, Microsoft ha creado un programa de migración a Dynamics 365 que ofrece acceso a un equipo dedicado de asesores de migración, evaluaciones de migración, ofertas de precios, herramientas y soporte de migración para clientes de Dynamics AX y Dynamics CRM. El programa es ofrecido en exclusiva por Partners con la competencia Gold -como COSMO CONSULT- o SIlver en Cloud Business Aplications. COSMO CONSULT ha consolidado sus metodologías, herramientas y aplicaciones en su programa Move2Saas, que se inicia con una asesoría Cloud que define los objetivos y recorrido de la migración y asegura su éxito. En COSMO CONSULT le asesoramos y guiamos en todo el proceso.