La importancia de tener actualizados los sistemas ERP

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son una herramienta vital para las empresas de hoy en día, ya que permiten gestionar y automatizar una amplia variedad de procesos empresariales, desde la contabilidad, la gestión de inventarios, la planificación de recursos, la gestión de proyectos o la gestión de relaciones con los clientes. Sin embargo, para obtener el máximo beneficio de estos sistemas, es esencial mantenerlos al día. Y no es por una cuestión de “estar a la última” sino por motivos mucho más prosaicos:

Uno de los más evidentes sería la seguridad, teniendo en cuenta la gran cantidad de datos confidenciales - como información financiera, de diseño de producto o de clientes – que se maneja. Los fabricantes de software suelen liberar regularmente “parches” de seguridad con los que se protegen de brechas y posibles ataques. Teniendo en cuenta el fenómeno creciente de “secuestro de cuentas” por hackers maliciosos, resulta evidente que la ciberseguridad no es un tema menor ni mucho menos. Por tanto, ojo al parche. Tengamos siempre instalados los más recientes.

Otro aspecto no menos evidente es disfrutar de nuevas funcionalidades tan pronto como estén disponibles. Las actualizaciones proporcionan regularmente mejoras y nuevas funciones, lo que puede ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad en áreas clave como la contabilidad, la gestión de inventarios y la gestión de proyectos. Hemos visto recientemente como, por ejemplo, los ERP en la nube de Microsoft Dynamics 365 incorporaban funciones de marketing, de ecommerce o habilitaban toda la Power Platform de inteligencia de negocio y automatización de procesos. No hay duda de que este nivel exhaustivo de funciones integradas abre todo un mundo en cuanto a optimización de procesos e incluso a la creación de nuevos e innovadores modelos de negocio.

Controlar los costes es otro aspecto que puede ser infravalorado, pero actualizar el software ERP puede ser una decisión financiera muy inteligente si contabilizamos los costes de mantener un software obsoleto. Según un estudio reciente de Microsoft, más del 90 por ciento de los participantes dijeron que tratar con una empresa que usa tecnología obsoleta les haría plantearse llevar su negocio a otra parte, por sus implicaciones sobre la seguridad, la privacidad o la productividad. Un sistema al día ofrecerá mayor agilidad de respuesta, mejor conectividad, menores fallos y -en consecuencia- mayor satisfacción de los clientes.

Pero no acaban aquí los argumentos. Mantener el ERP actualizado es esencial para asegurar la compatibilidad con otros sistemas y aplicaciones que pueda utilizar la empresa. A menudo, el ERP se integra con otras aplicaciones, como software de tesorería o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y es importante asegurar que estas integraciones funcionen de manera coherente y sin problemas. Un excelente ejemplo de mejora del ERP es la arquitectura Common Data incorporada por Microsoft Dynamics en sus versiones más recientes. Todos sabemos el coste en tiempo y dinero de integrar aplicaciones; el Common Data Model simplifica este proceso al proporcionar un lenguaje de datos compartido para que lo usen las aplicaciones tramsaccionales y analíticas. El sistema de metadatos Common Data Model hace posible que los datos y su significado se compartan entre aplicaciones y procesos empresariales como Microsoft PowerApps, Power BI, Dynamics365 y Azure.

Por último, aunque no menos importante, la puesta al día del ERP es esencial para asegurar la conformidad con normativas y estándares. Muchos sectores están sujetos a regulaciones y estándares específicos, como las normativas de cumplimiento financiero o de protección de datos, y es importante asegurar que los sistemas ERP cumplen con ellas.

En conclusión, La importancia de tener actualizados los sistemas ERP es esencial para asegurar la seguridad, la eficiencia, la productividad, la compatibilidad, la conformidad y el crecimiento de la empresa. Los sistemas ERP juegan un papel vital en la gestión y automatización de procesos empresariales clave, y es importante asegurar que estos sistemas estén funcionando de manera óptima para obtener el máximo beneficio. Es recomendable que las empresas establezcan un plan de mantenimiento regular para sus sistemas ERP y asegurar que se realicen actualizaciones y parches de manera oportuna.

La jugada maestra es, en cuanto a mantenerse al día, pasar a un modelo de software como servicio en la nube. Gracias a los programas de Hardware-como-Servicio (HaaS) y Software-como-Service (SaaS), las empresas pueden mantener al día fácilmente su tecnología sin una gran inversión inicial. Bajo un contrato típico de HaaS o SaaS, un proveedor de servicios administrados (MSP) de TI proporciona, instala y mantiene la infraestructura de TI para una empresa por una tarifa mensual asequible.

Aún mejor, la tecnología ya no se considera un gasto de capital a la hora de pagar impuestos. En cambio, se convierte en un gasto operativo y, en muchos casos, resulta en una deducción de impuestos anual del 100 %. Con los programas HaaS y SaaS implementados, el MSP mantiene los servidores, las computadoras de escritorio, las computadoras portátiles y las licencias de software de una empresa. En un mundo donde la tecnología evoluciona a un ritmo cada vez más rápido, estos programas no solo son una opción atractiva; son con mucho la más atractiva.

Si quiere conocer más en profundidad esta opción, COSMO CONSULT puede aconsejarle en cómo hacerlo y cómo aprovechar las ofertas de Microsoft para dar el salto a la nube.