¿Vale la pena Microsoft Copilot? Análisis de costos y beneficios para empresas.

Microsoft Copilot tal como lo hemos hablado ya en muchos blogs anteriores, es la apuesta de inteligencia artificial generativa de Microsoft integrada en sus herramientas de productividad, ERP y CRM. Su finalidad, actuar como “copiloto” un asistente digital que apoye a los empleados en sus tareas cotidianas: desde redactar documentos, analizar datos en Excel, resumir correos o reuniones en Teams, hasta automatizar flujos de trabajo.  

En este blog veremos si invertir en Microsoft Copilot vale la pena para empresas de distintos tamaños y en diferentes sectores. Analizaremos de forma general los costos, los beneficios en eficiencia y productividad, y veremos algunos ejemplos de beneficios por rol dentro de la organización. 

Licenciamiento: Microsoft 365 Copilot, para la suite Office/Microsoft 365, se comercializa como un complemento adicional a las suscripciones de Microsoft 365. Microsoft Copilot está disponible para clientes con licencias empresariales y tiene un costo oficial de $30 USD por usuario al mes para Microsoft 365 Copilot​ sin importar el tamaño de la organización o la industria​. 

Tanto si se trata de una pequeña empresa o de una gran multinacional, el costo sería de $30 mensuales por cada usuario con Copilot, sobre el costo de sus licencias base de Microsoft 365. Ahora, es importante saber, que, en la práctica, una empresa puede habilitarlo solo para ciertos roles para controlar el gasto y empezar a utilizarlo con solo las licencias que se necesiten. 

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Sabemos que la inversión puede ser significativa para tu compañía por lo que Microsoft ha decidido lanzar una versión limitada pero gratuita de su IA generativa llamada Microsoft 365 Copilot Chat incluida sin costo adicional para clientes con Microsoft 365.

Microsoft 365 Copilot Chat, te brinda una experiencia de chat seguro con IA (similar a ChatGPT), con toda la protección de tus datos incluida, pero no se integra directamente dentro de las aplicaciones de Microsoft 365 de la misma manera que Copilot. Es decir, funciona como asistente de preguntas y respuestas genéricas al que le puedes adjuntar archivos.

Entender qué beneficios puede aportarnos el uso de la IA de Copilot de acuerdo a los roles empresariales, también puede ayudarnos a entender cómo empezar con la implementación de Microsoft Copilot en tu organización. Veamos algunos ejemplos:  

Ejecutivos y gerentes 

• Los altos ejecutivos y gerentes manejan un gran volumen de información, que deben analizar con detenimiento, para tomar decisiones estratégicas con rapidez. Para los ejecutivos Copilot actúa como un analista y asistente personal virtual, que recopila información relevante y genera borradores, permitiendo que se dedique más tiempo a tareas de alto nivel  y menos a procesar datos o escribir documentos desde cero. 

Y, ¿cómo les ayuda Copilot? Veamos algunos ejemplos:  

• Preparar informes y presentaciones:  Podrás pedir, por ejemplo, un resumen de los principales resultados financieros del último trimestre a partir de los documentos. Aquí obtendrás en minutos un informe resumido listo para pulir, es decir, en vez de invertir horas en recopilar información de diferentes reportes, Copilot extrae los puntos clave de correos, hojas de cálculo y textos relacionados, esto acelera la preparación de presentaciones para juntas directivas o reuniones de equipo.
• Monitoreo y decisiones informadas: Un gerente de operaciones puede utilizar Copilot para obtener respuestas rápidas, por ejemplo: “¿Qué problemas principales se mencionaron en los reportes de proyectos esta semana?” y el asistente recopila las tendencias o ries gos recurrentes mencionados en los documentos del equipo. Esta síntesis inmediata permite al gerente detectar áreas que requieren atención sin leer cada informe en detalle.
• Comunicación eficaz: Para ejecutivos con agendas ocupadas, Copilot ayuda a redactar comunicaciones importantes. Puedes proponer el borrador de un correo corporativo anunciando una nueva política, asegurando un tono correcto y cubriendo todos los puntos, para que luego el ejecutivo simplemente lo revise.  

Profesionales de TI (incluyendo desarrolladores) 

Para profesionales de TI, Copilot significa velocidad y confiabilidad, permite codificar más rápido, automatizar tareas operativas y contar con un asistente que sugiere soluciones basadas en vasto conocimiento, lo que eleva la productividad del departamento tecnológico y permite enfocarse en proyectos innovadores en vez de solo mantenimiento rutinario. 

Algunos ejemplos: 

• Desarrollo de software acelerado: En el caso de desarrolladores, GitHub Copilot (una implementación de Copilot especializada en programación) los desarrolladores pueden completar tareas con mayor rapidez usando Copilot como ayuda para autocompletar y generación de código​. 

Adicionalmente, Copilot ayuda a reducir el tiempo de depuración al producir código más consistente y señalar posibles errores, resultando en menos iteraciones de prueba y corrección  

• Automatización de tareas de TI y scripts: Copilot puede generar borradores de scripts de PowerShell, SQL u otros lenguajes a partir de descripciones en lenguaje natural. Por ejemplo, un administrador de sistemas podría decir: “Copilot, genera un script para listar los usuarios inactivos en Active Directory y desactivarlos si llevan 60 días sin iniciar sesión”, esto elimina la creación de scripts frecuentemente, optimizando el tiempo de creación.
• Documentación y soporte más eficientes: En TI también es clave la documentación. Copilot puede ayudar a redactar documentación técnica: por ejemplo, describir el funcionamiento de una nueva API. De esta forma, se asegura que el conocimiento se transfiera más fácilmente, reduciendo la carga a los ingenieros.  

Para equipos de soporte técnico o helpdesk, Copilot podría sugerir soluciones de base de conocimientos para incidentes reportados, o incluso elaborar la respuesta al usuario con los pasos a seguir para resolver un problema común.  

Analistas financieros 

El rol de analista financiero se beneficia de Copilot al simplificar tareas y asegurar los datos con exactitud en cálculos y reportes, esto significa que se invierte menos tiempo en tareas operativas como conciliaciones o formateo de reportes, y más tiempo interpretando la información. Veamos algunos ejemplos: 

• Reconciliación de datos y detección de anomalías: Una gran parte del trabajo financiero consiste en conciliar números de diferentes sistemas. Copilot puede ayudar a automatizar la conciliación de datos, revisando transacciones en varios sistemas para encontrar discrepancias o valores no coincidentes​ 

Asimismo, la IA puede realizar detección proactiva de anomalías, alertando si detecta tendencias inusuales (gastos atípicos, entre otros). Esto acelera cierres contables y auditorías, permitiendo que el equipo financiero pase menos tiempo cuadrando números y más tiempo analizando. 

• Análisis y reportes financieros más rápidos: Gracias la integración de Copilot en Excel es posible generar resúmenes de desempeño financiero. Por ejemplo, puedes pedirle: “Explícale a un ejecutivo las causas del cambio en margen bruto este trimestre” y Copilot examinará los datos de costos e ingresos para producir un párrafo explicativo, luego, podrás ajustar finamente ese texto, pero ya partes de un análisis preparado. Esto es invaluable en sectores financieros y de servicios, donde cada mes se deben presentar reportes detallados 
• Planificación, presupuestos y forecasting: Otra área donde el personal financiero invierte mucho esfuerzo es en la proyección de escenarios futuros (forecasting) y elaboración de presupuestos anuales. Copilot puede simplificar la creación de modelos en Excel: con un prompt como “Proyecta el flujo de caja para los próximos 12 meses asumiendo un crecimiento constante del 5% en ventas y ajuste de inflación del 3% en costos”, Copilot puede generar el modelo inicial o completar las fórmulas necesarias. También puede presentar distintos escenarios hipotéticos rápidamente, cambiando supuestos bajo indicaciones en lenguaje natural. En empresas de finanzas y seguros, donde pequeños cambios porcentuales tienen gran impacto, esta capacidad de análisis rápido da ventaja para reaccionar a condiciones cambiantes del mercado. 

Personal de ventas y atención al cliente 

En las áreas de ventas y servicio al cliente, la rapidez y personalización son claves, Microsoft Copilot impulsa las respuestas rápidas y de calidad en cada interacción con el cliente. Desde un vendedor redactando una propuesta hasta un agente de soporte respondiendo a una consulta, la IA puede impulsar eficiencia y consistencia, veamos algunos ejemplos: 

• Redacción de correos y propuestas comerciales:. Con Copilot integrado en Outlook con Sales Copilot), podrás generar un borrador de email personalizado en segundos, basado en datos del CRM y conversaciones previas​ 

Por ejemplo, solo pidiéndole a Copilot que redacte un correo de seguimiento, agradeciendo la reunión, resumiendo sus requisitos y proponiendo próximos pasos para la solución X”. Copilot compone el correo incluyendo detalles clave (p. ej., presupuesto discutido, fecha tentativa para la demo) extrayendo esa información de las notas de la reunión o del CRM. El vendedor solo revisa y envía, ahorrándose quizás 20-30 minutos de escritura. Esta agilidad permite dar respuestas más rápidas al cliente 

Registro automático de información en CRM: También podrás optimizar tiempo de actualización del CRM con las interacciones de clientes (emails, llamadas, reuniones). Copilot puede resumir emails y exportar los datos importantes al CRM en segundos​. 

• Atención al cliente más ágil y precisa:, Copilot puede integrarse con herramientas de helpdesk o correo para asistir en las respuestas. Un agente puede realizar consultas a Copilot dentro de Teams y Copilot, teniendo acceso a la base de conocimiento y las políticas de la empresa, genera una respuesta explicando la situación y las acciones tomadas. Asimismo, Copilot puede sugerir la mejor solución a un problema técnico que reporta un cliente. Esto aumenta la tasa de resolución en el primer contacto y reduce la necesidad de más pasos.   

• Capacitación y soporte a nuevos vendedores/agentes: Copilot puede servir como un “mentor virtual” para nuevas incorporaciones. Si un agente novato tiene dudas sobre cómo manejar cierta solicitud inusual, puede preguntarle a Copilot y obtener guía al instante, en lugar de tener que buscar a un supervisor. Copilot puede buscar en la documentación interna y brindar la respuesta, acelerando el aprendizaje. Esto es especialmente útil en sectores como el de distribución y el de retail, donde hay alta rotación de personal de tienda o de atención y es crucial que todos comuniquen consistentemente las políticas a los clientes.  

   

Ingenieros y operarios en manufactura 

En la industria manufacturera (y operaciones industriales en general), gran parte del personal trabaja todo el día en plantas, fábricas o talleres donde los datos operativos y el conocimiento técnico son clave. Microsoft Copilot entonces, se traduce en menos paros, mejor calidad y más conocimiento accesible. Los ingenieros toman decisiones basadas en datos en tiempo real, los operarios resuelven dudas al instante y se anticipan problemas, y la organización en general logra procesos más estables, veamos algunos ejemplos:  

• Mantenimiento predictivo y reducción de downtime: Copilot puede analizar información de aplicaciones industriales y de mantenimiento para predecir y prevenir fallas de equipos, gestionando además niveles de inventario de refacciones y necesidades de capacitación​ 

Esto significa que un operario con Copilot podría recibir avisos proactivos de notificación para realizar la revisión y ajustar en el momento fallos, para evitar rechazos de calidad y reducir el tiempo de inactividad. 

• Solución rápida de problemas en planta: Copilot puede servir como un asistente de diagnóstico, gracias a su adopción, podrás identificar rápidamente problemas de calidad analizando registros de producción, encontrar casos similares y sus resoluciones. 

Así, un problema que quizás tardaría horas en resolverse puede acortarse sustancialmente con Copilot brindando información contextual en segundos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que reduce costos o reprocesos. 

• Optimización de la cadena de suministro: En sectores de manufactura y distribución, podrás usar Copilot para mejorar decisiones sobre proveedores, materiales y stock. Microsoft Copilot puede ayudarte a generar criterios de evaluación para nuevos materiales y proveedores, a revisar contratos para obtener los tratos más efectivos y a evaluar el desempeño de proveedores con análisis de IA. De la misma forma, Copilot puede proyectar niveles óptimos de inventario con base en ventas históricas y tiempos de entrega, ayudando a encontrar el balance entre exceso de inventario y falta de stock. 

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